公文規范化管理的研究與探討

李晶

[摘 要]公文實質上就是一種管理工具，具有實用性、真實性、權威性、交流性、時限性以及規范性等特征，在醫院日常管理中發揮著極其重要的作用，醫院做好公文管理工作能夠更好地為社會服務。基于此，本文首先分析了當前醫院公文管理中存在的問題以及造成這些問題的原因，進而就如何提升公文管理的規范性提出了幾點看法，以期能夠更好地為社會服務。

[關鍵詞]公文管理；規范化；醫院

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.122

[中圖分類號]C931.46 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

公文指的是在醫院管理活動中形成的，按照規范格式制定的，具有一定約束力，起到信息傳遞、記錄的作用，并具有一定歸檔價值的載體文件。公文管理則是公文從形成、運轉、辦理、存貯到歸檔或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創制、加工、保管，使其逐步趨于完善并獲得功效的行為或過程。公文管理是醫院日常管理中不可或缺的工作內容，醫院通過規范公文管理，對進一步加強辦公室管理職能、提高其辦事效率、強化員工職業素養具有重要的意義。

1 公文管理規范化程度低的原因

1.1 對公文管理工作不夠重視

醫院要想做好公文規范化管理并非易事。一方面，由于醫院工作以醫療為中心，長期以來，作為基層單位在文件管理方面偏重于病案管理，導致醫院對公文管理工作不夠重視；另一方面，由于公文管理工作無法為醫院帶來直接的經濟效益，所以很多醫院不夠重視公文管理工作，沒有充分認識到其重要性，導致公文管理的資金投入不足、設備陳舊落后、工作人員的積極性不高等問題。

1.2 公文管理設備陳舊，信息化程度不高

這方面問題主要體現在以下幾點：首先，公文管理設備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流；其次，公文管理系統建設滯后，軟件不完善；再次，存放公文檔案的基礎設施不完善，與公文存貯要求的環境差距較大，不利于保存文字檔案；最后，很多醫院的公文管理依舊采用紙質存檔的方式，沒有使用信息化手段，導致公文很容易出現破損和遺失等問題。

1.3 工作人員素質不高

首先，由于領導不重視公文管理工作，進一步導致公文管理工作人員缺乏工作責任感、工作熱情和工作積極性；其次，大多公文管理人員的文化素質低，很多都是通過托關系、走后門才進入公文管理部門的，基本沒有公文管理經驗，導致公文管理人員的整體素質偏低；最后，公文管理部門也沒有對工作人員進行培訓，導致工作人員很難提升自身的綜合素質。

1.4 缺少必要的安全保護措施

一些醫院的某些公文會涉及一些機密信息，在進行管理時要特別注重對文件內容進行保密，但很多醫院在實際的公文管理工作中卻忽略了這一點，缺少必要的公文安全保護措施。很多醫院的公文系統沒有嚴密的防護系統，導致黑客很容易就能入侵公文系統，導致一些重要的公文資料外泄。

2 提升醫院公文管理規范化的措施

2.1 提升全體工作人員對公文管理的重視程度

公文管理工作是一項基礎工作，涉及醫院工作的方方面面，在醫院發展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時代的到來，公文的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，新的社會發展形勢賦予了公文新的內涵和意義。因此，醫院要提升全體工作人員對公文管理的重視程度。首先，醫院應當從提升領導干部的認識入手，使領導干部充分認識到做好公文管理工作的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，公文管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將公文管理工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到公文的重要性。最后，醫院應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與公文管理有關的知識，使全體工作人員意識到公文管理的重要性。

2.2 及時更新公文管理設備

醫院要及時更新公文管理設備，為公文管理的規范化提供物質保障。首先，醫院要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的公文處理系統；其次，為了保證公文信息的安全，醫院要引進計算機輔助系統；最后，醫院要及時淘汰舊的公文設備。

2.3 建立完善的公文管理制度

由于社會形勢發生了很大的變化，傳統的公文管理工作存在很多不規范的地方，阻礙了公文管理規范化建設進程。為了有效解決這一問題，醫院應當建立完善的公文管理制度，為公文管理的規范化提供制度保障，從而逐漸實現公文管理的規范化、制度化、標準化，進而推動各項工作高效運轉。醫院在進行完善公文管理制度時，要注意以下兩點：首先，醫院要根據自身發展實際制定一些科學合理的公文管理規則，有針對性地開展公文管理工作；其次，醫院在制定公文管理規則時，要充分注意到與其他工作的協調配合，使制定的規則具有較強的靈活性。

2.4 建立一支精英隊伍

醫院要建立起一支公文管理的精英隊伍，為公文管理的規范化提供人才保障。首先，醫院要提升公文管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，從源頭上提升公文管理隊伍的整體素質；其次，醫院要加強對公文管理工作人員的任職教育培訓，經常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學習并借鑒一些好的經驗和做法，不斷提高公文處理人員的思想素質和業務水平；再次，醫院應當積極對公文管理人員進行專業知識考核，確保其專業能力過關；最后，醫院要對一些不能勝任公文管理工作的人員進行及時教育，防患于未然。

2.5 提高公文管理工作的監督力度

醫院應該進一步提高公文管理工作的監督力度，進而提升公文的規范化管理。公文管理本身就是一個具有規范性的工作，尤其是對于這類特殊組織，其工作規范性尤為重要。因此在這種情況下，醫院更應當加強自身的監督職能。隨著公文數量的逐漸增多，醫院要想對科室的每一份公文都進行監督的困難很大。筆者認為醫院監督職能的發揮，應當依靠定期或者是不定期的公文檢查督導工作，重點應放在以下幾個方面：①公文的格式與行文是否符合規定的統一標準；②各科室在發文時是否嚴格依照發文規定；③檔案室在進行公文保管時是否能夠做到保密；④公文的借閱程序是否符合規范等。

2.6 進行公文信息化建設

隨著信息技術的不斷發展，許多地區的醫院公文管理工作已經實現了由原始紙質公文到電子公文的轉變，公文信息化建設也有了新的突破。在這種形勢下，醫院要加快公文信息化建設的步伐。首先，醫院要不斷加大公文信息化管理工作方面的資金投入和基礎設施建設，實現公文管理工作的現代化，這不僅是大勢所趨也是形勢所迫；其次，醫院必須對當前的基礎設備進行全方位檢修，及時淘汰一些陳舊落后的設施，替之以運行平穩、安全高效的新設備，力求為公文管理工作提供優質的環境；最后，為了保障公文內容的安全，醫院有必要建立起專門的公文管理系統，并進行不斷完善與優化。

3 結 語

公文管理規范化程度的高低，既是對工作人員素質和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文管理規范化水平提高了，才能真正為社會服務。但是從目前來看，由于種種因素導致我國公文管理的規范化進程較為緩慢。因此，公文管理人員必須從原因著手，采取一系列具有針對性的措施，做好公文管理工作。

主要參考文獻

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