對基層醫療衛生單位檔案管理工作的思考

文/佛山市南海區第二人民醫院 梁肖虹

對基層醫療衛生單位檔案管理工作的思考

文/佛山市南海區第二人民醫院 梁肖虹

基層醫療單位雖然在規模上較上級單位偏小，但是其完善的檔案管理工作同樣對單位的正常運營以及系統管理起著直接的影響。本文結合實際的工作經驗，對當前基層醫療衛生單位檔案管理工作進行思考，挖掘其現存的主要問題，并探究相關的完善舉措，為基層醫療衛生單位檔案管理工作的進一步優化提供直接參考。

基層醫療衛生單位；檔案管理工作；對策研究

檔案管理工作是保障單位信息存儲、處理、應用的基本工作，為單位系統管理工作的開展提供直接的信息參考，保障管理工作的有效性。基層醫療單位較上級單位，雖然規模偏小，業務量偏少，但是其直接面對社區或者村鎮居民的健康生活，對居民日常出現的健康問題負責，因此基層醫療單位的系統管理同樣至關重要，而這其中離不開檔案管理所提供的系統信息。當前，由于工作定位、崗位力量、信息化等問題，基層醫療衛生單位檔案管理工作仍然存在不盡人意的地方，如何結合醫療衛生單位的實際情況，有針對性地挖掘解決問題的相關舉措，對于完善基層醫療衛生單位檔案管理工作有著直接的影響。

一、基層醫療衛生單位檔案管理工作現存的問題

結合實際的工作經驗，文章在本節首先對基層醫療衛生單位檔案管理中存在的主要問題進行梳理，以期從實際的工作視角探究當前基層醫療單位檔案管理工作的不足點，為挖掘進一步完善檔案管理工作的相關舉措提供直接參考。

（一）工作定位不準確，檔案管理工作被邊緣化。基層醫療單位主要面對社區或者村鎮居民的基本健康問題，為居民提供日常健康保障，與其他醫療單位相同，醫療服務作為主要工作，受到高度的重視，但是基層單位的規模、醫務人員數量明顯低于上級單位，因此在基層單位，其他相關的管理工作尤其是檔案管理工作很難受到高度的重視。醫療單位檔案管理工作涉及醫務人員人事信息、財務信息、醫療信息以及單位發展信息等多方面的內容，作為一個完整的單位，如果缺乏系統的檔案管理工作，信息的缺乏很難為單位的高效率管理工作提供直接或者間接的參考。當前基層單位由于對檔案管理工作定位不準確，檔案管理工作逐步被邊緣化，醫療衛生單位管理工作的效率同樣也受到影響。

（二）工作力量不充足，檔案管理人員急需補充。當前，基層醫療衛生單位由于實際條件等因素，從業人員相對緊缺，醫務人員、管理人員的補充一直是基層醫療衛生單位的重點關注的內容。而由于檔案管理工作定位的差異，檔案管理人才隊伍的建設工作更為滯后，不少醫療單位僅僅依靠一個崗位來完成醫院的檔案管理工作。在這種情況下，一個完整的基層醫療衛生單位檔案管理工作力量出現明顯不足，檔案管理工作的規范化開展無法得到保障，檔案管理技術水平的提升也很難獲得推動。這種問題的出現同樣會對檔案管理的效果造成直接的阻礙，繼而影響醫療衛生單位整體的管理效率。

（三）工作方法不可行，信息化水平亟待提升。信息技術基本覆蓋個各個領域的各項工作，醫療衛生事業引入信息技術，實現信息化以來，醫療服務的效率不斷地提升，服務質量也得到了進一步的改善。而在這一過程中，基層醫療單位檔案管理工作的信息化水平并沒有得到同步的提升，檔案管理信息技術無法與上級單位相媲美，繼而無法實現單位信息的有效對接與傳輸。當前，在部分基層醫療衛生單位，尚存在僅僅為檔案室配備一臺工作電腦用于打印基本材料信息的現象，基本的檔案信息庫、檔案信息索引等都沒有有效地建立起來。在這種情況下，基層醫療衛生單位檔案管理工作的方法不可行，信息化建設嚴重滯后，使得檔案處理、調閱的效率明顯滯后，為醫療衛生單位管理工作的開展帶來了阻礙，因此信息化水平亟待提升。

二、完善基層醫療衛生單位檔案管理工作的相關舉措

結合前期的探究可以看出，當前，基層醫療衛生單位檔案管理工作仍然存在著檔案管理工作被邊緣化、檔案管理人員急需補充、信息化水平亟待提升等問題，檔案管理工作的進一步完善需要從這幾個方面著手：

（一）完善檔案管理科室的建設工作，保障檔案管理工作的開展。基層醫療衛生單位雖然不具有極大的規模與業務量，但是作為一個完整的單位，其同樣面對復雜的信息，對于檔案的處理同樣需要規范開展，以保障單位系統管理工作的高效率展開。因此在當前開展基層醫療衛生單位管理工作的同時，要積極地完善檔案管理科室的建設工作，從崗位的設定、規章制度的完善、崗位人員的配備、工作的考核等多個方面，完善檔案管理工作，以準確的工作定位保障檔案管理工作的高效率開展。

（二）提升隊伍的專業背景，提升基層單位檔案管理的規范性。檔案管理工作有別于一般的信息處理工作，其需要明確的操作規范與工作流程，對于檔案存儲、編檔、交接、閱檔等都有明確的規定。當前由于基層醫療衛生單位檔案管理工作定位的偏差以及工作隊伍力量的不足，很多檔案管理工作沒有規范地開展起來，因此在無法大幅提升檔案管理隊伍規模的前提下，基層醫療衛生單位應當從專業背景、工作效率等方面著手，積極引入具備檔案管理專業背景或者工作經驗的人員，充實隊伍的專業背景，再結合醫療衛生單位的實際情況，通過短期的磨合，逐步完善整個檔案管理工作。因此，需要以隊伍的專業性提升基層單位檔案管理工作的規范性與效率，以檔案管理工作效率的提升為基層醫療衛生單位管理工作提供更為精準的信息服務，保障單位管理工作的實際效果。

（三）與上級單位對接，提升檔案管理信息化水平。信息化建設是檔案管理工作的常態化趨勢，當前，上級單位檔案管理信息化建設工作已經得到完善，但基層單位檔案管理信息化建設仍然明顯滯后，部分情況下，辦公設備形同虛設。在有限的條件下，要想實現基層醫療衛生單位檔案管理工作的信息化，首先應當與上級單位做好對接，了解上級單位信息化建設的主要內容、所使用的基本工具與軟件、檔案電子化處理的水平與程度，繼而在現有的條件下，嘗試通過基本的辦公軟件來實現數據的初步檢索，提升檔案查詢的效率。在此基礎上，結合單位的支持，基層醫療衛生檔案管理單位同樣要結合自身的實際情況，引入相關的檔案管理軟件，建立小型的檔案數據庫，并借助專業隊伍人員的操作，完成檔案的電子化處理，保障檔案調閱、記錄的便捷性。以此，在有限的條件下，通過對檔案處理技術與設備的逐步完善，來提升檔案管理的信息化水平。

三、結束語

本文結合實際的工作經驗，對當前基層醫療衛生單位檔案管理工作進行思考，挖掘其現存的主要問題，并探究相關的完善舉措。現階段，基層醫療衛生單位檔案管理工作仍然存在著檔案管理工作被邊緣化、檔案管理人員急需補充、信息化水平亟待提升等問題。基層醫療衛生單位一方面應當積極完善檔案管理科室的建設工作，同時提升隊伍的專業背景，提升基層單位檔案管理的規范性。另一方面要與上級單位對接，積極提升檔案管理信息化水平。從而從工作實際與技術兩個方面來完善單位的檔案管理工作，為整個基層醫療衛生單位管理工作效率的提升提供直接保障。

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