淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

文/山西西山熱電有限責(zé)任公司 楊海娥

淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

文/山西西山熱電有限責(zé)任公司 楊海娥

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善，電網(wǎng)建設(shè)的覆蓋面積越來(lái)越大，電力是國(guó)家發(fā)展的推動(dòng)力和基礎(chǔ)能源。因此，電力企業(yè)在我國(guó)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中發(fā)揮著非常重要的作用。本文對(duì)電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行分析，以期為我國(guó)電力企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

電力企業(yè)；檔案管理；與時(shí)俱進(jìn)

電力企業(yè)檔案管理工作不僅僅是對(duì)電力企業(yè)歷史發(fā)展情況進(jìn)行保存，而且需要通過(guò)檔案管理中的管理策略和重要內(nèi)容對(duì)電力企業(yè)技術(shù)和營(yíng)銷手段進(jìn)行提升，使電力企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文對(duì)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、重要性進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，并提出電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的相關(guān)策略。

一、電力企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段大部分電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作還是存在一定問(wèn)題，導(dǎo)致電力企業(yè)的發(fā)展受到一定阻礙。電力企業(yè)在檔案管理工作中主要存在以下問(wèn)題：第一，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理工作也形成信息化管理，但是有些電力企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到信息化檔案管理的重要性。同時(shí)電力企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行整理過(guò)程中，沒(méi)有為檔案管理工作提供充足的資金，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作不能得到提升。沒(méi)有充足的檔案管理資金，導(dǎo)致電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作設(shè)施不健全，最終沒(méi)有發(fā)揮檔案管理工作重要的作用，使電力企業(yè)正常所需檔案查閱效率降低，也會(huì)提高檔案丟失的概率。第二，電力企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理人員甚至不具備專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有一定的工作積極性，導(dǎo)致工作散漫、責(zé)任心較低，而這也會(huì)對(duì)檔案管理管理工作帶來(lái)一定的問(wèn)題，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作不能及時(shí)地整編。因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)信息化檔案管理需要工作人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，所以電力企業(yè)應(yīng)該積極培養(yǎng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作能力，但是實(shí)際情況卻是電力企業(yè)檔案管理工作人員還是使用傳統(tǒng)的管理方式，并不具備計(jì)算機(jī)操作能力。

二、電力企業(yè)檔案管理的重要性

檔案管理工作是從2006年推廣并實(shí)施規(guī)范化管理，利用科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使得實(shí)物檔案和電子信息檔案相互統(tǒng)一，從而有效提高電力企業(yè)的檔案管理工作的績(jī)效。現(xiàn)階段電力企業(yè)中榮譽(yù)、聲像、財(cái)務(wù)、科技、文書等幾種檔案已實(shí)現(xiàn)全面規(guī)范化管理，同時(shí)我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人們生活所用電需求較多，使電網(wǎng)建設(shè)覆蓋面積越來(lái)越大，促使電力企業(yè)檔案管理工作量逐漸增多，電力企業(yè)檔案庫(kù)覆蓋面積越來(lái)越大。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作可以保證電力企業(yè)重要信息的安全，有效防止電力企業(yè)出現(xiàn)較大的損失，同時(shí)電力企業(yè)檔案也是對(duì)企業(yè)員工成長(zhǎng)和自身發(fā)展經(jīng)歷進(jìn)行記錄，電力企業(yè)可以通過(guò)檔案中重要的信息對(duì)營(yíng)銷手段和管理技能進(jìn)行提升，從而使電力企業(yè)可以穩(wěn)定、快速地發(fā)展。客觀而言，電力企業(yè)做好檔案管理工作可以為企業(yè)建立一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將企業(yè)所有員工和企業(yè)歷史在數(shù)據(jù)庫(kù)中全面呈現(xiàn)，同時(shí)這也是電力企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，只有電力企業(yè)做好檔案管理工作，才能在源頭上提高電力企業(yè)的工作效率，使企業(yè)文化可以得到更好地傳播，保證電力企業(yè)信息的安全性。電力企業(yè)的檔案，就像古代歷史，企業(yè)可以通過(guò)回望歷史，對(duì)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)方式進(jìn)行不斷分析、反思，從而使其可以推動(dòng)電力企業(yè)不斷發(fā)展，使電力企業(yè)人員可以找到歸屬感。

三、電力企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的措施

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)電力企業(yè)檔案管理有了更高的要求，因此，電力企業(yè)應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展，使電力企業(yè)檔案管理工作可以與時(shí)俱進(jìn)，主要措施有以下幾點(diǎn)：首先，電力企業(yè)應(yīng)該從檔案管理工作人員的思想上著手。提高電力企業(yè)管理工作人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，提高電力企業(yè)高層管理人員對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作的重視程度，從而可以為電力企業(yè)檔案管理工作提供充足的資金和精力。電力企業(yè)一方面要對(duì)檔案管理工作人員落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化管理政策、統(tǒng)一管理、將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而創(chuàng)建電力企業(yè)檔案管理工作的崗位責(zé)任制度。電力企業(yè)將檔案管理工作具體任務(wù)目標(biāo)細(xì)化到各個(gè)部分中的職責(zé)工作范疇內(nèi)，并將細(xì)化的責(zé)任要求進(jìn)行定期的驗(yàn)收、考核，將實(shí)際考核及驗(yàn)收的結(jié)果評(píng)定成各個(gè)部分責(zé)任績(jī)效考核的重要目標(biāo)，從而降低電力企業(yè)檔案管理人員在日常工作中出現(xiàn)差錯(cuò)的情況，最終使電力檔案管理工作責(zé)任制推廣并全面落實(shí)，將責(zé)任落實(shí)到部門中的每個(gè)人，使檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門工作協(xié)作的狀態(tài)。另一方面，電力企業(yè)應(yīng)該向上級(jí)管理層領(lǐng)導(dǎo)提出檔案管理硬件設(shè)施投入的申請(qǐng)，對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)，從而保證硬件設(shè)施充足，使電力管理工作可以規(guī)范到位。由此可見(jiàn)，電力企業(yè)管理人員應(yīng)該為檔案管理工作提供充足的資金支持，從而將檔案管理工作所需防磁柜、恒溫、防火、打印機(jī)、電腦、密集架等設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一購(gòu)置。其次，電力企業(yè)對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理。第一，電力企業(yè)中檔案管理人員應(yīng)該將檔案管理工作轉(zhuǎn)變成主動(dòng)性、開(kāi)拓性、參謀性等工作方式，使電力企業(yè)檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)性。還可以借鑒其他電力企業(yè)單位檔案工作人員的經(jīng)驗(yàn)，并定期對(duì)檔案工作人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)。第二，電力企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。電力企業(yè)為了保證檔案原始數(shù)據(jù)，應(yīng)該對(duì)檔案和文件進(jìn)行全面收集，從而對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和分類，提升電力企業(yè)檔案和文件的保密性。電力企業(yè)在檔案管理各個(gè)部門之間移交的檔案、文件進(jìn)行核對(duì)清點(diǎn)并填寫相關(guān)表格，使文件移交的手續(xù)做到嚴(yán)格管理。對(duì)于移交的資料和文件進(jìn)行分類編號(hào)，如果出現(xiàn)檔案復(fù)制和借閱，應(yīng)該填寫相關(guān)表格，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才可以對(duì)其他人員進(jìn)行借閱及復(fù)制，借閱時(shí)應(yīng)該保證檔案及文件的完整性，避免檔案及文件出現(xiàn)破損的情況。電力企業(yè)對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員安全防范意識(shí)，使檔案管理人員可以做好相關(guān)保管工作，真正落實(shí)電力企業(yè)檔案庫(kù)房管理制度，保證檔案庫(kù)房的安全性、堅(jiān)固性，對(duì)檔案庫(kù)房的門窗進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，并做好防塵、防潮、防盜的措施，并定期對(duì)檔案保管情況和檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好記錄，對(duì)檔案庫(kù)資料進(jìn)行消毒、除塵，對(duì)庫(kù)房衛(wèi)生進(jìn)行定期清理，對(duì)檔案庫(kù)房的安全進(jìn)行檢查，根據(jù)檔案設(shè)備具體的操作規(guī)范進(jìn)行操作，實(shí)際對(duì)所需設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的完整性。對(duì)電力企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的檔案歸檔，并對(duì)企業(yè)檔案材料進(jìn)行整理編寫，從而實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值。

四、總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能符合現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的需求，因此，電力企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展，并結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際情況和需求，不斷對(duì)其進(jìn)行探索，最終找到最佳電力企業(yè)檔案管理的思路和方式，使電力企業(yè)檔案管理可以與時(shí)俱進(jìn)。

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