淺議不動產登記檔案整合管理

文/南華大學經濟管理學院 劉瑩

淺議不動產登記檔案整合管理

文/南華大學經濟管理學院 劉瑩

隨著國務院常務委員會在2013年決定對不動產登記工作的具體工作職責進行整合，建立起統一的不動產登記制度開始，我國各級政府部門和相關工作人員在不動產登記工作中具體的工作職責就得到了充分的明確。而登記檔案作為能夠影響不動產登記整合工作水平和效率的關鍵因素，對該檔案的整合管理措施進行研究對推動不動產登記制度的落實和發展具有重要作用。因此，本文以不動產登記為立足點，通過對檔案整合必要性的分析，就其具體的檔案整合管理措施進行研究。

不動產；登記檔案；整合管理

現階段，我國對不動產登記職責進行統一整合的工作已經基本完成，統一不動產登記制度這一管理方案已經逐漸開始在我國全面施行。這樣一來，不僅能夠有效整合不動產登記的工作職責，建立起權責統一的管理制度，還能夠提升不動產登記的管理效率，使不動產登記體系能夠得到有效的法律保障。而作為登記不動產信息過程中產生的重要檔案資料，對整合管理登記檔案的具體措施進行研究，對于進一步完善不動產登記管理職責和內容具有極高的現實意義。

一、不動產登記檔案管理存在的問題

長時間以來，由于不動產登記義務分散在國土局、房管局、農業、林業、海洋等多個行政部門，導致不動產登記檔案管理出現諸多問題。例如：檔案歸檔存在差異性、檔案管理制度各異、檔案管理系統不同等，這足以說明檔案管理工作缺乏規范性及平衡性。從當下情勢看，國土局和房管局對于不動產檔案管理相對嚴格，信息化管理水平逐步達到要求，然而林業、海洋、農業等行政主管部門，針對不動產檔案管理仍然不夠完善，亟須加強規范化管理。這一系列因素對不動產檔案統一管理改革具有一定的影響，同時不利于不動產登記檔案的有機整合管理。目前，不動產登記檔案從以往的分散登記轉化至統一登記的管理方式，這一改革涉及面廣泛，影響細致而深遠，使得多個不同層面要進行革新。在不動產檔案整合管理過程中，實行統一登記管理制度，首先要明確已經分散在不同行政主管單位中的不動產登記檔案，存放在哪個管理部門，這些部門如何對不動產登記檔案進行管理？是否可以為統一登記管理制度的實施提供基礎性業務保證？當然，如今不動產登記檔案管理依然存在一些問題。一是機構合并難度大。在以往的分散登記中，多個行政部門已經針對不動產登記檔案管理環節投入了相應的物力人力，來進行規范化的管理，并且已經小有規模。當前政府尚未頒發硬性的章程，要求結合當地情況進行不動產登記檔案統一管理。所以說，諸多部門還是希望保留原本職能，使得機構合并難度較大，在不動產登記檔案管理方面各抒己見。二是業務難以整合。由于不動產檔案分類復雜性，在進行業務銜接上難以一蹴而就。三是檔案數量大，具有整合難度。分散在不同部門的不動產檔案信息海量化，不利于信息資源的統籌整合。

二、不動產登記檔案整合管理的措施

（一）制定整合目標，明確管理職責。依據不動產登記制度相關工作內容，對于不動產登記檔案管理劃分為三個實施流程。一是理順關系。深入了解分散檔案的狀況，對檔案自己進行處理，為不動產檔案整合管理做好準備。二是管理現有的檔案。這就要求工作人員對已有的檔案進行管理，將電子檔案規范化，并且構建電子檔案數據庫，進而移交檔案，逐漸實現統一管理的目標。三是對不動產檔案進行全面性及規范性管理。以信息化管理手段為主，結合傳統的管理方式，切實有效地服務于社會。另外，在落實管理職責方面。首先，要在整合階段，主要將分散在不同部門的檔案資源信息作為依托，有效利用局域網來實現不動產檔案資源的共享，進而消除“信息孤島”，為統一登記管理轉化創信息管理平臺。其次，在進行檔案整合管理階段，可以構建“以國土局為主、以房管局為輔”的模式，將海業、農業以及林業行政部門的不動產檔案逐漸移交到國土局。特別是農村土地承包經營權，在歸納到不動產登記檔案管理之后，應依照相關規范來完善檔案，在歷經過渡期之后，應將檔案逐步移交到國土局，達到集中統一管理的效果。再次，對不動產檔案管理期實行全面性的管理。這就要求創建集中統一管理的不動產檔案管理系統，服務于未來不動產檔案統一登記管理。

（二）創建業務標準，完善風險防范制度。在創建業務標準環節，一定要堅持高標準嚴要求的原則，嚴抓檔案整合的質量關，制作統一登記的標準文件，形成統一規范的不動產檔案，有助于檔案信息化管理。再者，針對已有多類檔案資料，依照本來的格式進行歸檔；對于新辦理的檔案，要以新標準進行歸檔，還可以將紙質檔案轉變成電子檔案，這時應對電子檔案進行規范性整合管理，并且將其歸納到管理數據庫；在健全風險防范制度環境，應當以不動產登記信息平臺為出發點，從而構建不動產登記檔案整合管理體系，進一步實現統一歸檔、監督、管理、查找以及服務的重要目標，同時應高度重視網絡風險防范業務，運用科學性、嚴謹性的保密技術，為不動產統一登記檔案管理打下堅實的技術支持。

（三）提高服務能力，做好協調工作。在不動產信息公開查詢方面，可以采取兩步走的策略。一是在不動產檔案整合管理初期，可以側重于窗口查詢服務，將網絡查詢作為輔助服務，針對不動產檔案登記信息進行統一聯網，應適當暫緩實施。在不動產檔案整合過渡階段，可以在不同登記部門構建內網，憑借不同機構的已有的信息化程度，致使內網有關檔案信息資源得到共享。還有，面對不動產統一登記業務難度大，我們可以通過制定具體整合方案，來對業務流程進行理順，從而制定不動產檔案移交程序，并且制定規范的工作制度，對檔案交接工作進行細化，使得不動產登記檔案整合管理工作順利移交。除此之外，還可以創建協調配合制度，充分調動不同部門工作的積極主動性，嚴格依照制定的不動產登記檔案業務銜接方式，來完成整合之后的檔案信息資料移交，使得分散在不同行政機構的不動產檔案，能全部歸納到規范化的管理模式中，進一步為構建健全的不動產登記管理體制作出貢獻。

三、結束語

總而言之，在我國有關不動產登記相關政策體系的建設與落實，具體登記檔案資料的增加，使得對不動產的登記檔案資料進行整合管理已經變得十分必要。因此，要想有效改善我國不動產登記管理存在的問題，細致分析對登記檔案進行整合管理在不動產登記工作中的有效作用，結合我國法律體制建設情況和社會發展現狀制定出有效的整合管理措施勢在必行。

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