微信在檔案信息服務中的應用研究

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

微信在檔案信息服務中的應用研究

文/惠州市教育科學研究院 陳彥

微信是最近影響最大、用戶最多的通信工具，它在檔案工作中對檔案信息服務意識、服務需求、服務方式都具有直接的影響。本文闡述了微信的概念，微信在檔案信息服務應用中的基本方式、特點及效能，以及提升微信應用檔案信息服務水平的對策，以期更好地將微信應用于檔案信息服務，打造利用微信的安全平臺。

微信；檔案信息服務；對策

一、微信應用于檔案信息服務的基本方式

騰訊公司在2010年10月研發啟動了微信通信工具，確定了這款新型通信工具的名稱為“微信”。這種手機聊天軟件具有多種客戶所期望具備的功能，包括文字、照片的即時發送、同時進行多人語音以及視頻等等，此外，還能夠提供公眾平臺、建立朋友圈等等。另外，微信還可以進行信息內容的分享，如所見所聞、感想感悟以及生活狀態等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏內的好友分享。

（一）利用微信向公眾提供便攜服務。以天津檔案館為例，天津檔案館微信平臺（訂閱號）于2014年12月4日正式開通。他們的主要做法：一是想辦法快速增加關注者，擴大平臺的影響力。二是做好內容的采編，用豐富多彩的內容吸引并留住讀者。三是發動領導同事以及身邊的親朋好友關注微信朋友圈并鼓勵他們積極轉發、閱讀，提供檔案業務辦事程序指南和天氣預報等服務。總之，檔案館開通微信平臺的目的就是為公眾提供便捷的服務，同時更好地宣傳自己。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化。以微信為途徑進行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣的基礎上，并彰顯其即時、精確的優勢。主要體現兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識、檔案技術常識以及檔案界新的學術成果等。其次，以文字、圖片、語言、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，以圖片形式展示書信原件和老照片，以語音、視頻形式傳播聲像檔案，而接觸到這些真實文字，聲音或影像會更有效提高用戶對檔案的關注度及自身檔案意識。

二、微信應用于檔案信息服務的特點及效能

（一）微信擁有多元化的應用平臺。微信需要有智能手機和網絡做支撐，不能脫離智能手機而運行。微信的手機適用版本非常多，而且更新快，主要有 symbian、android、iphone以及blackberry 和windows phone。數據顯示，我國已有超過90%的用戶為智能網民。利用“微信網頁版”，用戶可通過二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺應用微信，同時智能手機還可以與電腦間進行互動，為信息的傳遞提供了新的途徑。很多人會誤以為微信與QQ是可以相互可替的，但事實上它們并不相同。通過微信，可以把手機通信關系相融合，形成的關系鏈更豐富、更可靠。當QQ離線時，微信卻可以接收QQ信息，因此智能移動端屬性比QQ更強，微信平臺更加簡潔、明晰。比如：CCTV4國寶檔案、歷史塵封檔案、集美檔案等等，都是利用微信平臺，申請注冊自己的公眾賬號，用戶只要點擊“關注”，相應的檔案信息便可馬上得到。

（二）微信改善檔案信息服務模式。1.主動服務。檔案局（館）利用微信在檔案信息資源服務中處于主動地位，通過目標人群的確定和添加好友，主動地向用戶發送問候、公告、快訊等信息，拉近與公眾的距離，樹立親民形象。2.生動服務。檔案局（館）向用戶提供服務時，以往都是采用文字的單一形式，利用的微信傳播功能，通過視頻圖片、語音涂鴉等形式的單一或組合使用，為用戶提供更加生動的檔案信息，極大地提升檔案局（館）的服務質量。3.即時服務。微信消息發送與接收時效性強，可以做到即發即送，即送即達。檔案局（館）通過微信可實現全天候的即時信息反饋，改善檔案信息反饋嚴重滯后、困難的現狀，與檔案局（館）建立密切的聯系。

三、提升微信在檔案信息服務中應用水平的對策

（一）完善微信發布管理體制。在選擇檔案信息的發布形式時，一方面要考慮到自身情況，另一方面要兼顧用戶的實際需求。作為檔案機構與外界交流溝通的信息平臺，信息檔案機構需要安排長期固定的專業人員對所要發布的檔案信息做歸納、查篩，然后向管理部門及時反饋，管理部門對微信發布機制進行優缺點的評判、改進，保證微信在良好的環境下運行。加強微信發布信息的監管體制，對于不良或不真實的微信信息要進行及時的剔除清理。

（二）體現微信發布家鄉情懷。微信已經成為一個很好的宣傳工具和平臺，微信發布體現家鄉記憶、文化、特色。解讀家鄉的歷史文化，城市記憶工程，城市的變遷配上視頻、圖片及簡潔的文字，讓讀者有懷舊的感受。以天津檔案館為例，他們推出《館藏珍品：傳說中的大龍郵票長啥樣？》《曾經的那街、那巷、那里的家》為標題，通過制作微視頻，配以背景音樂和溫馨的照片，給讀者帶來視覺沖擊，吸引了大多數人的回憶和積極閱讀。除此之外體現家鄉的旅游文化，及時推送相關信息，天氣情況，旅游景點，家鄉特產，風味小吃等，宣傳旅游休閑文化。讓公眾號內容既豐富又有實用價值，以便吸引更多的微信讀者。

（三）建立檔案微信服務體系。檔案微信服務要更好地方便民眾、服務社會，可與檔案利用多的單位合作，需要經常查詢的檔案，可用微信推送。例如與某高校合作，可以查詢學籍檔案、畢業生檔案去向和碩、博士論文成果以及教學科研成果等。檔案微信服務還可以普及檔案知識，通過微信發送一些檔案方面的小知識、檔案專業用語及其意義等。還可以提供檔案查詢預約服務，檔案利用人提前將要查詢的內容、時間提交，避免空跑的局面。其次可與其他省、市檔案館的微信平臺鏈接，讓民眾除了了解本地的檔案信息，還可閱讀到其他省、市及至全國各地的檔案信息。

[1]劉家真.電子文件管理理論與實踐[J].科學出版社,2003.

[2]孫洋洋.微信技術應用于檔案信息服務初探[J].中國管理信息化,2013(9).