基于辦公自動化分析醫院檔案管理工作的改革途徑

文/唐山市婦幼保健院 郭蕊

基于辦公自動化分析醫院檔案管理工作的改革途徑

文/唐山市婦幼保健院 郭蕊

本文通過對醫院檔案管理工作的現狀進行分析，總結出在醫院檔案管理工作中存在著管理理念落后、管理方法傳統，管理制度不健全、缺乏管理人員，工作效率低等問題，進而提出了醫院檔案管理工作的改革途徑，從培養管理人員、建立辦公自動化、提升工作效率等方面開展論述，旨在提升醫院檔案管理工作的工作效率，推動醫院檔案管理工作的改革進程。

辦公自動化；醫院檔案管理工作；改革途徑

一、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）管理理念落后，管理方法傳統。醫院檔案管理工作是醫院日常工作中的重要組成部分。隨著互聯網時代的來臨，利用信息技術形成的辦公自動化技術，也逐漸應用到醫院日常管理工作之中，促進醫院對自身管理工作進行了改革，但醫院在對管理工作進行改革的過程中，并不是一帆風順的。醫院首先對檔案管理工作進行了相應的改革，在改革中發現醫院檔案管理中存在著一些問題，影響醫院檔案管理工作的開展：其一，管理理念的落后，影響檔案管理工作的進行。管理人員管理理念的落后，在對檔案進行管理時，管理人員并不認同辦公自動化對自身工作的幫助，仍舊用以前的檔案管理方法進行工作，導致檔案管理效果差。其二，一部分醫院在開展檔案管理工作時，仍采取傳統的檔案管理工作模式，這讓檔案管理工作在開展過程中，仍采取傳統的紙質記錄方式，這樣不利于檔案的保存，并且不易對醫院檔案進行查找，影響醫院日常工作的開展。

（二）管理制度不健全，缺乏管理人員。醫院檔案管理工作在開展過程中，其管理制度的不健全影響醫院檔案管理工作的開展。管理制度的不健全體現在兩個方面：其一，醫院對檔案管理方面。醫院在對檔案進行管理時，并沒有對科室內的檔案進行科學化的分類，檔案在進行查閱時，極易出現錯誤。其二，醫院檔案管理工作在開展的過程中，由于沒有明確的制度指導，致使部分員工的工作內容重疊，降低了工作效率。隨著醫院辦公自動化管理的發展，一部分員工并不能掌握辦公自動化的使用方法，醫院也并不重視對管理工作人員的培訓，導致答案管理工作無法順利開展。

（三）自動化缺少，管理效率較低。在醫院管理工作的開展過程中，利用信息化技術構建醫院管理系統，但其并沒有為醫院檔案管理工作構建辦公自動化系統，導致在進行檔案查找、檢查等工作時，無法及時向檔案管理部門傳遞信息，影響醫院管理工作的開展。同時醫院檔案管理工作在開展過程中，由于并沒有利用自動化系統幫助自身進行管理，使得檔案管理工作的效率并不高。

二、醫院檔案管理工作的改革途徑

（一）創新管理理念，改變管理模式。醫院檔案管理工作在開展過程中首先應轉變自身的管理理念。在對管理理念進行創新的過程中，應結合醫院的實際情況，創新自身的管理理念。在檔案管理工作中應用辦公自動化管理模式，減少對紙質檔案的使用，并在這一過程中，利用辦公自動化系統構建云端數據庫，對檔案進行保存，簡化了工作流程，促進效率的提升。在改變管理模式時，應結合醫院的實際經營情況與醫療情況，對檔案管理方法進行轉變，提升其工作效率。

（二）健全管理制度，培養管理人員。醫院檔案管理在形成辦公自動化管理模式后，應健全管理制度，對檔案管理流程與檔案管理方式進行規范，工作人員按照流程工作，提升自身的工作效率。并且其管理制度在制定時，應合理規劃檔案管理工作人員的工作范圍與工作職責，減少工作人員的工作重疊部分。增強檔案管理工作人員的責任心，醫院制定工作責任制，改正員工的工作心態。并且組織辦公自動化培訓，提升員工的操作水平，讓工作人員可以熟練掌握辦公自動化系統，進而提升自身工作效率。檔案管理工作人員在工作過程中，也應充分發揮自身的主觀能動性，利用互聯網等信息渠道，豐富自身知識，提高自身的信息技術操作水平，從而促進檔案管理工作的開展。

（三）建立辦公自動化，提升工作效率。在建立辦公自動化系統時，還應充分利用信息技術，對相應的檔案進行分類、整理、歸檔等處理。建立相應的查閱系統，利用查閱系統對醫院檔案進行查閱，提升了檔案管理工作的工作效率。同時在建立醫院檔案管理辦公自動化系統時，應把辦公自動化系統與醫院管理系統相互連接，降低醫院檔案信息的延時性，促進醫院管理工作的發展。檔案管理自動化的形成，可以對檔案進行統一管理，提升管理工作質量。

三、總結

總之，醫院檔案管理工作是醫院管理工作中的重要一項。把辦公自動化應用到醫院檔案管理工作中，轉變了傳統的管理理念，通過結合醫院的實際情況，為員工制定切實可行的管理制度。同時醫院加強展開對員工的培訓工作，讓員工熟練應用自動化系統，進行檔案管理，提升了員工的工作質量，解放了傳統的人力管理，降低了員工的重復工作，提升了工作效率，進而促進了醫院的發展。

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