淺談辦公自動化與文書檔案管理

文/重慶市酉陽自治縣自然災害預警預防管理辦公室 石若漫

淺談辦公自動化與文書檔案管理

文/重慶市酉陽自治縣自然災害預警預防管理辦公室 石若漫

隨著社會的不斷進步，文書檔案管理逐漸走向了辦公自動化。辦公自動化在文書檔案管理中帶來了很多好處，提升了工作人員的辦公效率，提升了文件的傳遞速度，增強了電于文件保存的穩定性，解決了文書檔案存儲空間有限的問題。為了更好地推進辦公自動化的發展，必須采取一些措施，促進文書檔案管理水平的提升。

辦公自動化；文書檔案管理；應用；優點；問題

隨著社會的不斷進步，文書檔案管理工作的作用越來越重要。在文書檔案管理中需要運用自動化相關技術，自動化辦公技術的運用，對促進檔案管理工作的發展有重大的作用，對于一些重大問題的處理有著重要的意義。

一、推進辦公自動化帶來的好處

（一）提升工作人員的工作效率。隨著計算機的不斷運用，帶動了辦公自動化的發展，辦公自動化建立在計算機的普遍運用的基礎之上，計算機擁有強大的記憶能力和儲存空間，從而能夠更好地對文書檔案進行科學化管理。在以往的文書檔案管理工作中，需要人工對每一份檔案進行收集，而且需要把這些紙質的檔案定期進行歸類整理，所需要的人力是很大的，而且隨著時間增長，文書檔案的儲存上也會出現一些問題，所以對文書檔案進行自動化管理是非常有必要的，辦公自動化的運用，可以實現無紙化的信息數據管理，這樣一來就可以在最大程度上提升工作人員的工作效率。

（二）提高了文件傳遞的速度。在日常公文辦公中，可能會發生文件丟失的現象，而且在文件的傳遞手段上主要是通過郵寄，在傳送時間上比較長，這樣一來就可能造成文件的丟失，從而給文案管理工作帶來了一些問題，通過運用計算機的辦公自動化技術，可以直接通過計算機網絡進行文件的傳遞工作，這樣一來就可以在很大程度上縮短文件的傳遞時間。

（三）電子文件保存的穩定性更強。在傳統的文書檔案管理中，一般都采用紙張形式，而對于紙張的耐久性來說，主要是取決于纖維素的性能，如果紙張的纖維素發生了一些變化，可能會在文書檔案管理工作中造成不可挽回的損失。而對于電子文件來說，和紙張檔案載體想對比，電子文件材料更穩定，隨著電子技術的不斷發展，我們可以根據需求選定不同的電子載體，這些電子載體受到外部環境的影響較少，相對紙質載體來說更加穩定。

（四）解決了文書檔案存儲空間有限的問題。在文書檔案管理工作中有一個難題，就是文書檔案的儲存空間問題，因為在傳統的文書檔案管理工作中都是以紙質形式進行保存的，所以需要的儲存空間比較大，而通過辦公自動化可以在最大程度上解決儲存空間的問題，因為紙質檔案可以轉化成電子形式，計算機上有非常大的儲存空間，這樣一來就可以大量地進行文書檔案的管理，可以為工作人員進行相關信息查詢提供方便。

二、推進文書檔案管理辦公自動化的有效措施

（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。隨著社會的不斷進步，文書檔案管理工作自動化運用越來越重要，對于文書檔案管理的自動化來說，主要依靠的是計算機等設備，所以隨著文書檔案的不斷發展，加強硬件設備的建設對于促進文書檔案自動化發展有著重要作用。另外只有在硬件建設上進行加強，改善硬件文書管理環境，才能夠最大程度促進工作人員積極性，從而更好地運用文書檔案自動化管理，促使文書檔案管理工作水平不斷提升。

（二）合理布局系統自動化內網與外網。對于文書檔案自動化管理來說，保障文書檔案信息的安全是非常重要的一部分，具體可以從兩個方面來實現網絡安全：首選可以設置路由器，通過設計路由器將被屏蔽的IP地址與服務等進行過濾，只選擇可以進入的地址進入文書檔案辦公自動化系統，這對于文書檔案自動化管理來說是非常重要的一部分。另外可以發揮防火墻的作用，實現隔離保護，通過防火墻的應用，可以在最大程度上提升文書檔案信息的保密性。

（三）對文書管理工作人員進行相關培訓。在文書檔案管理工作中，辦公自動化的運用越來越普遍，但是有一部分文書檔案管理人員對于文書檔案自動化系統軟件運用上還有一些困難，針對文書檔案管理系統軟件使用的問題，可以對文書檔案管理人員進行相關培訓，通過培訓可以快速掌握這種文書檔案自動化系統的運用方式。

三、總結

隨著社會的不斷進步，傳統的文書檔案管理方式已經不能適應時代發展，將會被淘汰，其中計算機普及對文書檔案自動化提出了更高的要求，文書檔案管理工作人員，必須接受更為先進的管理觀念，掌握現代信息化的管理手段，只有這樣，才能夠實現文書檔案管理的信息化、現代化，才能滿足時代的需要。

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