試論大數據時代背景下的人事檔案規范化管理

文/泉州市規劃勘測研究院 吳端玲

試論大數據時代背景下的人事檔案規范化管理

文/泉州市規劃勘測研究院 吳端玲

隨著市場經濟的快速發展，科學等技術得到了快速的發展。21世紀，我們迎來了大數據時代，信息技術的應用使得處理以及其他相關工作都變得便捷化。而人事檔案管理工作是一項數據信息繁多、內容復雜的工作，傳統的人事檔案管理工作大都依靠人工去整理、歸檔和保管，當下，隨著人事檔案信息量的逐漸增多，傳統的人工方式已經不能滿足當前的工作需要。

大數據時代；人事檔案管理；發展對策

在當前大數據的時代，在便捷人們生活和工作的同時也給人們帶來新的發展機遇。大數據的處理模式給新時期人事檔案管理工作的優化提供了全新的發展路徑。但是在我國，大數據處理模式在人事檔案管理中的應用還具有明顯的滯后性。運用新時期的發展元素改革人事檔案管理方式是未來規范人事檔案管理工作的必要途徑。只有科學運用大數據時代的技術水平，才能從根本上提高人事檔案管理工作的效率，優化人事檔案管理工作流程。本文以此為研究背景，針對傳統人事檔案管理工作中存在的諸多問題，并結合當前的大數據信息處理理念，對人事檔案的進一步規范化管理提出科學的發展對策。

一、傳統人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏重視。在當前人事制度改革的過程中，人才的流動與應用給人事檔案管理工作帶來很大的難度，傳統的人事管理制度并沒有給予人事檔案管理工作應有的重視。這種疏于管理的問題延續多年，在一定程度上制約了人事檔案管理工作的發展，而很多領導在任期間也沒有將檔案管理工作納入日程，認為檔案管理工作無足輕重。相關的人事檔案管理工作也忽視了人事檔案管理的重要性，導致在檔案整理、分類以及保管等工作也缺乏一定的規范性。這些情況都降低了人事檔案管理工作的效率。

（二）人事檔案管理手段單一落后。就傳統的人事檔案管理工作而言，很多企事業單位在人事檔案歸檔和管理過程中，大都保持人力手工整理和歸檔的方式，人員信息也需要進行自主錄入。保管的方式還是依靠紙質存放的方式為主，沒有合理應用當前的信息技術和科學技術手段。相對國外發達國家來說，我國的人事檔案管理手段相對單一和落后。這大大降低了人事檔案管理工作的發展效率，繁瑣了人事檔案處理流程。

（三）管理人員的綜合素質不高。傳統的檔案管理重視度不高，為其安排的檔案管理人員多數是沒有人事檔案的專業素質和管理經驗，很多檔案管理工作人員年齡偏大，對數據化管理工具和方式不甚了解，仍然采用傳統手工記賬的方式進行檔案管理，甚至很多企業采用兼職的方式進行人事檔案管理。縱觀我國整體人事檔案管理行業，具有專業化、高素質的管理人員很少。除此之外，在人事檔案管理方面，人事檔案管理人員工作的積極性也普遍不高。對于當下人事檔案的管理缺乏創新和優化意識。管理方式和管理理念也比較古板。

二、大數據發展背景下人事檔案規范化管理的對策

（一）加強對人事檔案管理數據化工作的重視。新時期，企事業單位的人員流動速度越來越快，人力成本也越來越高，在對人員進行高水平管理過程中也要積極提高對當前人事檔案管理的重視。做到人事檔案高效化科學化發展。具體要積極轉變領導人員和相關工作人員的工作態度，轉變工作人員的管理意識。加強對檔案管理的重視。與此同時，要積極學習和引用先進的數據化管理模式，首先可以通過建立數據庫的方式將檔案進行數據化管理，并在此基礎上可以通過檔案影像化的方法實現檔案無紙管理，這就有效地提升了檔案管理效率和管理水平，真正實現人事檔案數據化管理。

（二）優化人事檔案管理工作手段和流程。在當前大數據時代的發展背景下，各種信息技術和多媒體技術的快速發展，為人事檔案管理工作的優化提供了技術手段。當前的人事檔案管理工作要積極引入相關多媒體設備和信息技術。同時工作人員也要積極對于人員信息的錄入和保管進行信息化處理，運用計算機進行云服務輸入和保存，不僅大大提高了人事檔案管理工作的效率，同時也保證了人事檔案的安全性和穩定性。

（三）提高管理人員的綜合素質。人事檔案管理人員是提高檔案管理工作的關鍵因素，在大數據時代發展背景下，人事檔案管理人員也要積極提高自身的綜合素質，汲取大數據時代的優秀處理模式和檔案管理方法。同時，企事業單位也要加強對高素質專業化管理人員的培養。為管理人員提供技術培訓和學習的機會，幫助他們掌握新時期最先進的檔案管理理念。只有站在時代發展的角度，拓展人事檔案管理人員的思維和視角，才會更好地促進案管理水平的提升。

三、總結

綜上所述，人事檔案管理是企事業單位運營和發展的重要環節，大數據時代的到來為人事檔案管理水平的提升提供了優化的空間和技術手段。只有積極引進先進的數據處理技術和信息技術，培養專業化的人事檔案管理隊伍，才會促進人事檔案管理的進一步創新。

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