醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及解決對(duì)策探討

文/廣東省梅州市嘉應(yīng)學(xué)院醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 鄒璐斐

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及解決對(duì)策探討

文/廣東省梅州市嘉應(yīng)學(xué)院醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 鄒璐斐

目前階段，醫(yī)院的檔案管理還存在不少的問(wèn)題，其主要缺陷在于沒(méi)有一個(gè)完整的體系。本文通過(guò)分析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)反映出加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，最后，再針對(duì)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在問(wèn)題給出相對(duì)應(yīng)的解決方法。

醫(yī)院；檔案管理；解決方法

如今是信息化的社會(huì)，不僅在外界交流上要注重信息化的形式，在企業(yè)管理過(guò)程中，企業(yè)的檔案信息也需要保管妥善，而醫(yī)院中的檔案管理信息顯得尤為重要，改善傳統(tǒng)的檔案管理方案，對(duì)醫(yī)院的資源建設(shè)有著很大的意義，同時(shí)這種管理模式也可以運(yùn)用到醫(yī)院的其他建設(shè)過(guò)程中，符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究的重要基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

醫(yī)院在各部門的規(guī)劃上還算比較清晰，但是有少數(shù)醫(yī)院并沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理制度，因此在制度不健全的情況下，實(shí)際實(shí)行檔案管理會(huì)增加不少的困難性。不僅在管理制度上如此，檔案管理部門的劃分也顯得模糊不清，很多醫(yī)院?jiǎn)T工不知道檔案管理的工作是否與自己有關(guān)，這一概念得不到充分的劃分，很有可能導(dǎo)致本該參與檔案管理工作的人員疏忽這項(xiàng)職能，因此在檔案管理上還需要醫(yī)院管理層對(duì)各部門的職能工作進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。還有部分醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)《檔案法》的理解不夠透徹，在他們的思想觀念中，檔案管理這一項(xiàng)工作的進(jìn)行并不是那么重要，他們對(duì)醫(yī)院信息的保管制度還不夠了解，最后造成的是檔案管理沒(méi)有人去重視。有部分醫(yī)院涉及多個(gè)部門對(duì)檔案管理的執(zhí)行，這種做法是不妥的，多個(gè)部門的管理很有可能導(dǎo)致各科室的分散性，沒(méi)有統(tǒng)一綜合的管理性是不能夠把一項(xiàng)工作做好的。同時(shí)分配檔案管理的工作人員專業(yè)性水平不夠，沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的管理理念，在實(shí)際管理中缺少規(guī)律性，對(duì)以后需要的時(shí)候查閱醫(yī)院檔案帶來(lái)了不便，醫(yī)院對(duì)這一塊人員的培養(yǎng)也不夠重視，它們更愿意投入更多的資金到醫(yī)療人才的培養(yǎng)中。最后，如今醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題是硬件設(shè)備的投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，在對(duì)檔案室的配置上各種壓縮，另外檔案室里的設(shè)備常年沒(méi)有得到更新，這樣是不利于檔案的收集和利用的。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的方法

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺(jué)性。首先是加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，由于《檔案法》中明確地說(shuō)明了檔案管理過(guò)程中應(yīng)該執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)《檔案法》其實(shí)也就是提高依法歸檔的自覺(jué)性，然后更加科學(xué)地安排人員進(jìn)行檔案的管理，同時(shí)管理經(jīng)費(fèi)問(wèn)題法則也有提出經(jīng)費(fèi)的分配運(yùn)用關(guān)系。在醫(yī)院里安排一定的時(shí)間宣傳《檔案法》，有利于讓醫(yī)院管理層和普通員工都可以認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在日后的工作過(guò)程中，每個(gè)人都能夠用心地去做好這一項(xiàng)工作。

（二）集中統(tǒng)一管理，不能分散管理。上一章也有提到檔案的管理過(guò)程中不便過(guò)于分散，當(dāng)沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)定哪一個(gè)部門或者安排哪一個(gè)職員進(jìn)行檔案管理工作，那最后的結(jié)果很有可能沒(méi)有一個(gè)人在具體負(fù)責(zé)這項(xiàng)事務(wù)。統(tǒng)一管理的模式能大大提高檔案管理的效率性，同時(shí)這種標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式也能夠讓執(zhí)行這一項(xiàng)事務(wù)的工作人員在潛意識(shí)上能有一個(gè)歸屬感。

（三）建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。制定一套科學(xué)的檔案管理體系對(duì)檔案管理的有序進(jìn)行有著重要的意義，這一項(xiàng)工作的執(zhí)行者是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，在制定體系的過(guò)程中，可以充分參照《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》，在統(tǒng)一管理各參與管理部門的同時(shí)也可以科學(xué)地制定一套考核標(biāo)準(zhǔn)，制度的約束往往能有很好的效果。最后科學(xué)的檔案管理體系還能夠?qū)n案管理工作的有序性帶到醫(yī)療工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理和醫(yī)療的共同進(jìn)步。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)日常檔案管理效果影響很大，只有在具備一定的管理知識(shí)后科學(xué)地加以運(yùn)用才能夠很好地實(shí)現(xiàn)這一項(xiàng)職能。因此醫(yī)院需要做的就是加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，而培訓(xùn)的進(jìn)行主要由兩部分組成：一項(xiàng)是醫(yī)院通過(guò)開展管理課程的模式對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)，在灌輸一定的管理知識(shí)后便于系統(tǒng)的管理歸納。第二項(xiàng)是在檔案管理的工作過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的最好方式，在實(shí)際檔案中根據(jù)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納總結(jié)，其效果性是非常顯著的。

（五）加大設(shè)備投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。引入現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)醫(yī)院檔案管理的效率增強(qiáng)是有明顯效果的，效果的體現(xiàn)方面主要有兩點(diǎn)：第一是先進(jìn)的設(shè)備可以對(duì)檔案室有很好的保護(hù)作用，例如對(duì)檔案書籍除濕、空調(diào)設(shè)備、滅火設(shè)備都是對(duì)檔案室的信息安全作出了保障性作用。另外一方面是計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，在信息化的檔案設(shè)備管理后能夠更好地統(tǒng)計(jì)出每個(gè)檔案的信息，在日后查閱檔案也會(huì)更加方便。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用，在加強(qiáng)系統(tǒng)化的檔案管理之前必須要制定一個(gè)有效的方針，而一個(gè)科學(xué)化的管理模式更是檔案信息的保障來(lái)源。雖然醫(yī)院檔案信息管理過(guò)程中還存在很多不足，但是只要醫(yī)院管理層重視起來(lái)，每個(gè)職員積極參與，那這一項(xiàng)工作必然會(huì)變得輕松而有效。

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