實現高校電子檔案集中管理模式的構想

王 宇

實現高校電子檔案集中管理模式的構想

王 宇

本文論述了實現高校電子檔案集中管理模式的構想，指出其優勢并且對于其進行可行性分析，希望可以為廣大高校檔案管理工作人員提供參考借鑒。

高校 電子檔案 管理模式 構想

一、前言

隨著我國經濟的發展，信息技術和計算機技術已經在很多領域廣泛的被使用，這給人們的生產以及生活帶來了很大的便利，人們也對于其青睞有加，對于網絡信息技術逐漸產生依賴。廣大高校在不斷擴招的形勢下，對于學生的檔案管理工作越來越重視，做好學生檔案管理工作不僅是對在校學生的負責，對于學校來說也是需要面向校外的重要職責所在。

二、電子檔案集中管理的意義

（一）有利于電子檔案管理規則的統一

檔案的管理工作并不是簡單的工作，而是需要嚴格按照國家宏觀調控手段，命令的發布及傳遞也是根據權利的大小由上一級至下一級明確進行的，因此檔案的管理是一個系統的工作。對于檔案實施集中管理，可以實現檔案的統一保管與利用，能夠保證在管理過程中檔案的數量以及質量不受其他外界因素的影響和損壞。

（二）便于主管部門的管理與監督

對電子檔案實施集中管理，可以便于檔案檔案管理部門進行對于檔案工作的監督以及業務視察及指導，有利于提升檔案管理工作的效率。檔案管理部門可以利用集中管理的優勢更加方便的對檔案管理工作進行檢查，能夠及時發現工作中的不足，并加以糾正；管理部門可以不定期的對工作人員進行工作上的教育與指導，傳授更新工作手段，這樣不僅可以提升檔案管理的質量和水平，對于檔案管理人員也可以調動他們的工作積極性，促進更好的完成工作。

（三）更高效的檔案管理

如果實施電子檔案集中管理，電子檔案集成者和各高校檔案部門就不需要保管升級換代前的載體，在進行邏輯歸檔的同時進行物理歸檔。

三、實現檔案集中管理的優勢條件

（一）我國網絡環境發達

電子檔案的集中管理離不開成熟的網絡環境，隨著我國經濟的發展，我國的網絡建設也已經非常成熟。具備綜合傳輸功能的的通信主干網絡已經在很多地區建設，并且投入使用，網絡干架以及網絡基礎也已經廣泛的建設成功，這些成熟先進的網絡為我國高校實現電子檔案集中管理提供了基礎條件。除此之外，我國各大高校也都具備校園網的使用條件，校園網的存在為實現檔案集中管理模式提供了主要的技術條件以及資金條件。在逐漸成熟的網絡環境中，人們對于網絡信息已經充分的認知并且認可，這同樣是實現電子檔案集中管理的重要條件，為其創造了優質的社會氛圍與環境。

（二）更多必然條件的驅使促進

隨著高校信息化工作的深入開展，高校檔案館每年接收進館的紙質檔案，據估算，約占95%的新文件材料最初都是源于電子形式。當前，在計算機上產生的檔案呈現日益增長的趨勢。

四、我國高校進行檔案集中管理的相關措施分析

（一）對于進行檔案集中化管理的真正認可及重視

通過上面的論述可知，我國高校實現電子檔案集中管理事業上有著非常高的可行性，我國在相關技術方面已經發展的非常成熟，但是真正制約著其實現的一個重要原因就是各高校檔案部門沒有建立成熟的高校電子檔案集中管理的觀念體系。想要真正實現電子檔案的集中管理，首要任務就是樹立相關理念體系。相關人員應該抓住信息化浪潮的大好時機，心中明確信息化管理的優勢，對于實現電子檔案集中管理要有明確的認知以及渴望，了解其實現以后所帶來的好處及影響。在工作過程中，管理人員首先要明確實現電子檔案集中化管理的重要性，從戰略高度上進行相關概念的傳遞，由上到下，都要樹立正確的管理建設觀念，在工作過程中，要有意識地實現信息的集成與共享[1]。明確認識檔案的重要性，要站在人文角度對其重新的認識，從人文精神方面對其進行重新審視，要從觀念上徹底對于檔案的重要性進行正確的認識。這樣才可以從根本上樹立集中管理的觀念體系。

（二）建立高校電子檔案中心

不同地域高校的電子檔案要做到有效的信息流通，不要局限于自己學校的檔案資源利用，或者是局限于某一個地區，要真正做到檔案信息在全國范圍的共享流通。我們可以將檔案與網絡融合，設置資料在線查看，對于公共檔案設置可以進行下載，這樣就可以將檔案資源的使用效益最大化，方便更多人對于檔案的利用。

（三）站在國家戰略高度進行規劃設計

國家戰略就是從國家層面對電子文件管理全局性問題所進行的目標定位安排，體現國家對電子文件的基本態度。不管是出臺國家政策，制定國家標準，還是啟動電子文件管理系統建設，只要是體現國家意志的，帶有全局性的關于電子文件管理的國家行為都可以視為電國家戰略措施[2]。戰略設計是全方位的設計，具有多方面的特征。

五、結語

綜上所述，電子檔案集中管理的意義十分重大，各大高校對于學生的檔案管理工作越來越重視。其有利于電子檔案管理規則和標準的統一，促進更好的完成檔案工作。如果我們要真正完成檔案的集中管理，就需要我們對于進行檔案集中化管理的真正認可及重視，站在國家戰略高度進行規劃設計。相信隨著我們的不斷努力，高校檔案管理工作會取得更加突出的成果。

[1]譚燕萍．高校學生檔案管理模式探討[J]．城建檔案,2017(2)：52～54．

[2]陳海英．大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J]．遼寧經濟,2017(1)：59～61．

（作者單位：長春理工大學圖書館）