試論檔案管理信息化建設的保障措施與具體方法

詹燕秋

試論檔案管理信息化建設的保障措施與具體方法

詹燕秋

在信息化逐漸深入檔案管理工作的過程中會存在一些問題對檔案管理產生不良影響，本文主要分析了信息化建設對于檔案管理的重要意義，檔案管理信息化建設的保障措施以及具體的方法。

檔案管理 信息化建設 保障措施 具體方法

在我國的各個方面都必須推進信息化工作，這是信息時代發展的必然結果以及要求。因此在檔案管理工作當中融入信息化，可以更好地為社會進行服務，而加強對于檔案管理工作的信息化建設也是整個檔案建設工作當中的重要內容。

一、信息化建設對于檔案管理工作的重要意義

信息化的建設對于我國的檔案管理工作具有非常重要的意義。傳統的檔案管理工作的管理方式以及所服務的具體內容不能夠滿足時代的要求。所以，在全新的形勢之下，必須對檔案管理進行不斷的創新和改革。在檔案管理工作中充分建設信息化，充分的利用現代的科學技術來完成檔案信息多元化的變革。改善檔案管理工作，打破傳統的檔案管理局限，通過對信息的采集和整理更好的為社會提供服務。除此之外，通過信息化建設在檔案管理工作中的推行，相關的管理人員以及工作人員可以利用現代信息技術以及計算機網絡技術來促使檔案信息發揮更大的作用。

二、檔案管理信息化建設的保障措施

（一）健全相關的規范制度

在推行檔案管理信息化建設的過程中，必須加強建設健全相關的管理制度體系。制定合理的規章制度，其中包括軟件管理制度、保密制度、備份制度以及監督管理制度等。從而可以形成一定的管理和約束，保證檔案管理工作的規范化。

（二）提高管理人員自身素質，注重對人才的培養

檔案管理的相關工作人員必須具有專業的知識以及技能。除此之外，必須對現代信息技術有著充分的掌握以及熟練的應用，對計算機可以進行科學規范的操作并進行網絡管理。這種情況之下，就必須對相關的檔案管理人員進行定期或者不定期的培訓，從而可以提升工作人員自身的綜合素質。

（三）現代化技術必不可少

推行檔案管理信息化的建設需要現代的信息技術作為支撐。掌握相應的現代化計算機技術可以保證檔案管理工作的安全正常進行。除此之外，必須積極發展技術來適應時代的要求。在當前檔案管理部門存在的一些技術問題，可以通過積極的對外合作方式來解決。

三、檔案管理信息化建設的具體措施

（一）保證資金充足，加強設備更新

推行檔案管理的信息化建設就必須保證經費到位。對于財力的投入必須要足夠，才可以配置所需要的合適的軟件以及硬件。目前，檔案管理的資金來源主要是國家和政府的支持。在這種情況之下，就必須加快對資金的引進，從而可以促進設備的更新和改造。對于相關的管理部門，應該與其進行及時的溝通和協調，面對不同的問題共同的分析出解決的措施。從而可以促進檔案管理信息化的建設。

（二）提高管理理念，加強領導和管理

切實的推行檔案管理信息化的建設就必須增強相關工作人員的管理理念，并且加強領導和監督。在檔案管理的工作當中，管理人員具有至關重要的作用。而推行信息化的建設有著科學明確的指導。所以，必須提高領導的管理水平以及現代化的業務水平，從而滿足信息化建設的需要。重視對于信息化的建設從而可以提高工作效率，保證服務的質量。

（三）對檔案的信息獲取的能力進行提高

在傳統的檔案管理模式之下，主要是通過歸檔制度來進行檔案信息的獲取和收集。而在這個信息技術飛速發展的時代，就必須充分的運用現代化信息技術對檔案進行收集和獲取。所以，檔案管理的工作人員必須提高自身的信息獲取能力，對于需要信息的人員提供更加全面準確的服務。充分的利用現代網絡的優勢，通過計算機網絡技術從更多方面及時的對檔案信息進行獲取。

（四）重視培養人才并且積極地引進人才

在推行檔案管理信息化建設的過程中，檔案信息的管理人員必須具有較高的專業素質。所以，對于現代化的信息管理人才應該進行積極的引進并且對其進行培養。對于現代化管理人員的培養可以分專業的進行，對于不同的檔案管理程序應用不同專業的管理人才。對于專業的人員進行相應的培訓教育，提高相關人員的專業知識技能以及綜合素質。積極促進管理人員之間的溝通和交流，取長補短提高自身的素質。

（五）提高檔案管理人員的鑒定以及評估能力

由于現代計算機網絡文化魚龍混雜，所以，對于從計算機網絡上獲取的檔案信息必須進行一定的鑒定以及評估。通過鑒定和評估之后才可以進行歸檔整理。這就要求相關的檔案管理人員具有較高的鑒定能力以及評估能力。這樣可以有效地保證檔案信息的服務質量。滿足人們的需求。通過對檔案的鑒定和篩選，從中獲取優質的信息。

四、結語

綜上所述，推行檔案管理信息化的建設必須要了解檔案管理信息化建設的重要意義。加強對于檔案管理所涉及到的信息資源進行開發和利用，重視對管理人員的培養和引進，保證資金充足。除此之外，還應該加強領導監督，提高管理人員的認知能力，從而可以有效地促進檔案管理信息化的建設，更好的為社會服務。

[1]劉騰云．淺談檔案管理信息化建設的保障措施與具體方法[J]．信息化建設,2016(6)．

[2]楊東．試論檔案信息化建設的途徑與方法[J]．蘭臺世界,2015(S5)．

（作者單位：廣東省深圳市龍華區龍華街道文化體育中心）