檔案工作“三個體系”建設的理論基礎與實踐途徑

王曉利 李曉麗

檔案工作“三個體系”建設的理論基礎與實踐途徑

王曉利 李曉麗

檔案建設的三個體系是我國在長期的檔案管理事業中結合新時代特點所得出的有規律的理論體系，我們要堅持貫徹科學發展觀，更好的服務群眾，改善舊的檔案管理方法中重視機關組織、輕視人民群眾的錯誤觀念，把人民的實際需求永遠放在第一位，本篇論文就是對“三個體系”的理論基礎與實踐途徑進行了探討。

檔案工作 三個體系 理論基礎

一、理論基礎

“三個體系”建設實在堅持貫徹以人為本思想的同時，對檔案工作提出的新規范，是對我國老舊的檔案管理工作的總結與創新，改善舊管理辦法的不足之處，加強“三個體系”建設是我國當前檔案工作的重中之重。

“十二五”中提出，各個機關團體、國有單位、鄉鎮社區等組織要積極努力加強檔案資源的建設、加大檔案整理力度、完善檔案管理制度，促進各個組織單位之間的檔案資源建設，科學合理的收集征國內外珍貴檔案資料；近年來，檔案部門堅持全面貫徹落實科學發展觀，工作領域越做越大，內容也越來越豐富，政府應該全面利用互聯網的優勢，綜合全省的市、縣的檔案，使之變成政府現有文件的網絡共享平臺，建設一個知識面廣泛、內容極其豐富、搜索方便的檔案利用體系；加強檔案安全的監督力度、及時檢查修改，防患于未然，保障檔案的本體和信息雙安全。

二、“三個體系”實踐途徑

（一）資源體系

（1）加強檔案收集力度。首先檔案的管理部門要對檔案收集工作的高度重視，把檔案收集工作與培養人才和社會服務等工作同時抓起，一同規劃部署，近年來，新時代的經濟領域不斷的擴寬，檔案資料中所涉及到的人群種類就越來越多，內容也越來越多樣化，檔案工作為了更加貼合群眾，一直在不斷的完善檔案的種類，確保檔案跟最新形式相符合，當然，檔案部門管理人員也應該實時監督，建立起完善的檔案資料管理系統，對各項檔案管理收集工作進行實時整理分類。（2）加強檔案歸檔力度。檔案管理者們要及時更新文件材料的歸檔制度，隨時修訂各類文檔的歸檔范圍，強化各部門的歸檔意識，凡是遇到應該歸檔整理的文檔一律向檔案部門自覺提交，不得以任何私人理由拒絕交出或只交出部分，而且為了保證文檔的完整性，檔案管理部門要依照相關法律對私自處理文檔者嚴格查處。（3）合理利用檔案資源。要找準檔案的出發點，增強檔案管理者的服務自覺性，身為一個合格的檔案管理人員，應該不斷的探究管理檔案制度的有效方法，充分的利用好現有的檔案資源，借助各類搜索工具，將現有的檔案分類整理，讓客戶在最短的時間里能夠精確的找到需要的資料。（4）做好檔案鑒定工作。檔案本身的利用價值，就在于他對用戶是否有用上，所以檔案鑒定工作尤為重要，內容不能太過陳舊。這就涉及到了檔案管理者的自身素質，要提高檔案管理者搜更新的檔案資料的意識，將檔案鑒定變成日常工作，保證文檔的資源量和科學性，加強檔案鑒定工作，把收集到的各類檔案資料進行分類編號，變成一批實用的檔案資料。

（二）利用體系

（1）加強檔案服務。作為檔案部門的人員，應貫徹黨的思想，把“服務”意識放在首位，為各個單位公司進行服務保障，也要為廣大人民群眾提供學習和生活方面的服務，既要整理好各部門發過來的文檔，又要篩選出有價值的文檔并及時更新文檔信息等工作，滿足人們不斷增長的各類文檔需求。（2）加大檔案開發力度。檔案涉及的范圍十分廣泛，檔案部門人員要樹立起善于挖掘、善于總結的意識，對現有的信息進行資源整合、信息加工、深層開發，對于沒有的信息要進行及時的收集和整合，引導廣大民眾樹立正確的思想觀、價值觀、傳播正能量，圍繞黨委政府的工作、經濟活動和人民關注的社會問題，加大對檔案的開發力度，探索更多檔案服務的內容，切勿有煽動人們負面情緒的文檔存在。

（三）安全體系

（1）建立健全安全管理制度。我國曾頒布的《檔案法》終究涉及到，每個公司企業都應該結合自身情況，逐步建立起完善的文檔安全管理制度，將安全工作落實到每一個人頭上，并加大對違背《檔案法》的案件的查處力度，確保有效的保障檔案的安全性與完整性，提高人們捍衛自我機密的意識和依法護檔的能力，建立檔案資料的行政執法機構，加強對檔案管理人員的培訓。（2）加大保護檔案安全體系。檔案部門人員應時刻要有警惕意識，隨時密切的注意著文檔的安全性，提高自身管理素質，嚴格執行無條件保密制度，著重于推動檔案安全體系的建設，完善檔案安全制度，加強檔案安全管理，給每一種檔案資料做出安全備案，排查出一切可能存在的安全隱患，堅決杜絕文檔損壞或者文檔泄露等現象。（3）實施多份備檔安全制度。對于重要的文檔，檔案管理人員應進行多份備檔，以防出現天災人害或者惡意銷毀等現象，強化風險意識，排除任何超過0的不利因素，對于一些安全系數比較低的網站或者文檔，要進行異地備檔或者紙質備檔，提高現階段檔案安全管理的技術水平，努力做好檔案資料信息的異地異質備份工作。

三、結語

“三個體系”作為一個建設性的整體機制，是保障檔案工作順利開展的前提，這個理論的提出，為新時代的檔案管理工作展開提供了方向性引導，也啟示我們在開展檔案工作的時候，堅持貫徹“為人民服務”的思想，由于群眾利益相結合，全面的提高檔案管理的制度和水平，全面確保檔案資料保存的安全性。

[1]楊冬權．在全國民生檔案工作經驗交流會上的講話[J]．中國檔案,2012(11)：12～18．

[2]盧森林．基于高校檔案“三個體系”建設工作幾點思考[J]．辦公室業務,2013(3S)．

（作者單位：邯鄲學院）

本文系2017年河北省社會發展研究課題民生調研專項項目(編號：201701814)。