淺談知識經濟時代企業檔案管理的過程優化

古春華

淺談知識經濟時代企業檔案管理的過程優化

古春華

在知識經濟時代的背景下，現代企業檔案管理模式已取代了傳統模式。文章以企業檔案管理過程優化為視角，對企業檔案管理的過程優化面臨的問題進行了分析，并依據問題提出了檔案管理工作過程優化的建議：創新管理思路、改革管理模式、加強檔案管理監督與評審、強化員工培訓。

知識經濟 檔案管理 管理困境 優化對策

知識經濟時代的到來給現代企業帶來了發展機遇，同時也給企業檔案管理帶來了新的挑戰。在知識和信息的雙重沖擊下，傳統的企業檔案管理已逐漸被淘汰，企業檔案管理新模式正在推進過程優化。文章從知識經濟時代的現實狀況出發，分析當前企業檔案管理面臨的難題，并提出相應的過程優化對策，以期為企業的檔案管理工作提供參考。

一、知識經濟時代企業檔案管理工作的困境

當前，雖然較多企業已逐漸重視檔案管理工作，也通過完善法規、提高員工素質等方式以提高檔案管理的成效，但是在知識經濟時代，企業的檔案管理工作仍存在較大困難，主要表現在三個層面[1]。第一，思維層面。受傳統管理理念的束縛，企業檔案管理仍固步自封，其管理理念不符合知識經濟時代的要求。第二，管理層面。多數企業的檔案管理內容和方式仍舊沿襲傳統的管理模式，對開發利用不夠重視。第三，技術層面。檔案管理方式沿襲舊制，而在知識經濟時代，人們已沒有足夠的時間來等待管理員長時間的整理，且舊方式既耗才又耗時。只有采用新的信息化技術，及時、快捷地處理檔案，才能適應知識經濟社會對檔案的需求。

二、知識經濟時代企業檔案管理的過程優化對策

（一）創新管理思路

先進的管理意識、管理思路是企業檔案管理的靈魂。現實狀況表明，陳舊的檔案管理服務，使得企業檔案工作失去活力。因此，企業應創新檔案管理理念，構建滿足知識經濟時代需要的檔案管理理念。借鑒成功的企業檔案管理案例，事前介入、事中參與的新型管理理念和“以人為本”的人力資本管理理念成效較顯著。企業應以超前的意識管理企業檔案，同時重視員工的心理和行為管理，從而提升企業檔案管理績效。因此，只有具備創新管理思維，才能為檔案管理過程優化奠定良好基礎。

（二）改革管理模式

知識經濟時代下，知識量的增長迅速，檔案傳統的紙質管理已不能滿足需求，因此檔案管理方式也需向網絡化、大數據管理化發展，將紙質檔案轉為數字檔案。

在企業檔案管理模式改革中，需做以下突破[2]：（1）改善工作方式，借鑒“ECM”、“ERP”等信息系統來管理檔案，簡化操作流程，以提高管理效率；（2）充分利用現代化技術，將先進的信息技術貫穿檔案業務、檔案管理、信息交流等工作環節，以提高管理水平；（3）更新立卷制度，創新不同管理工作環節中的具體操作方式，以增加管理的靈活性；（4）改變管理評價指標，將“館藏檔案數量”轉變為“館藏檔案知識價值含量”，“提供利用的人次”轉變為“提供利用產生的社會經濟效益”等，即用軟性指標來代替硬性指標。

（三）改善檔案基礎設施建設

現代信息技術為企業檔案管理提供了便利，實現了檔案管理服務的人性化、優質化。同時，知識、信息等大數據的沖擊，也需要企業檔案管理的方式以信息技術為主導。因此，企業需要加大基礎設施建設的投入，增添信息化設備，為企業檔案的信息化管理提供保障，以節省工作耗時，提高檔案管理效率。

（四）加強檔案管理監督與評審

合理的監督評審是保證良好的執行效果的有效方式，良好的監督和評審制度是企業檔案管理的重要保障。因此，企業需要建立與檔案管理配套的監督與評審制度，制度內容需包括以下幾方面[3]：第一，規范檔案管理監督評審的流程，及時根據問題調整監督政策；第二，細化評審指標，將日常檔案管理流程的重要細節納入考評；第三，優化配置監督評審人員，并強化人員專業培訓；第四，樹立全員監督信念，營造良好的檔案管理監督環境；第四，建立有效的反饋機制，強化檔案管理員工的交流力度，并通過信息化手段，確保反饋信息的及時傳遞。通過完善的檔案管理監督與評審制度，使得企業檔案管理的過程優化能夠有效實施。

（五）強化員工培訓

“以人為本”的管理理念說明企業檔案管理需要加強培訓管理員工的綜合素質，而作為專業性較強的檔案管理工作，其要求工作人員既要具有上進心、責任意識、良好的職業操守以及嚴謹的工作態度，又具有完善的理論知識和檔案管理的現代化技能。因此，企業檔案管理需做到以下兩點：第一，重視員工技能培訓，設定培訓計劃，全方位拓寬員工視野、更新理論知識、提高專業技能；第二，建立賞罰分明的考核制度，將員工的專業技能劃入工資待遇的評判標準，增強員工學習、工作的主動性。

三、結語

隨著知識經濟時代的到來，企業在接受發展機遇的同時也面臨著更多的挑戰，企業檔案管理工作也需要適應情勢的變化，進行相應的改革優化。當前，如何解決企業檔案管理遇到的困境，使企業檔案管理完成過程優化，是企業管理亟需解決的問題。綜上所述，企業應從管理思路、管理模式、管理制度等方面著手創新優化，促使企業檔案管理過程實現更好的優化，以提高企業的社會經濟效益。

[1]王珊珊,吳航．知識經濟時代優化企業管理的重要內容[J]．南方論刊,2012(02)：84～85．

[2]邰曦．知識經濟時代企業檔案管理的轉變[J]．現代經濟信息,2016(15)：40～42．

[3]周玉霞,李連運．淺談知識經濟時代的企業檔案管理[J]．現代經濟信息,2013(07)：65．

（作者單位：東莞電力設計院）