新時期高校檔案管理存在的問題與改革路徑

薛 麗

新時期高校檔案管理存在的問題與改革路徑

薛 麗

新時期優化高校檔案管理對提升高校檔案管理質量有重要作用。為了適應當前教育改革形勢，優化高校檔案管理工作、實現高校檔案管理的規范化，對提高檔案管理效率有重大意義。筆者立足當前高校檔案管理現狀，為提高新時期高校檔案管理效率，針對其中存在的問題進行改革，旨在為高校檔案管理開辟新途徑。

新時期 高校檔案管理 問題 改革路徑

隨著我國國民經濟快速發展，我國高等教育體制改革也進入發展新階段，現代信息技術的應用提升了高校檔案管理效率，促使高校檔案管理工作發生翻天覆地新變化。優化新時期高校檔案管理工作，不僅可以確保高校檔案管理能夠更好的適應現代化社會發展需求，還能推動高校教育教學改革的向前發展[1]。為了拓展高校檔案管理工作，新時期應用現代化信息技術制定高校自身發展的政策，滿足高校改革需求，體現高校檔案工作價值，提高高校檔案工作的服務水平。

一、新時期高校檔案管理存在的問題

（一）性質不明，政事不分

目前，多數高校都設置有檔案館，用以檔案管理，但在進行檔案管理時，存在性質不明、政事不分的特點，簡單來說，就是在進行檔案管理時，檔案掛行政、業務都混為一談，人事檔案管理較為混亂，再加上高校行政單位待遇較好，呈現出明顯的重行政、輕業務的特點；在進行檔案管理時，在固有思想的約束下，高校檔案管理只重視檔案管理的基礎工作，比如簡單的整理、編目以及查閱，而對檔案服務功能并未進行重視與管理，也未能采取實質性的操作措施。

（二）機構冗雜，機制內向

高校檔案管理相較于高校其他機構，受重視程度低，存在感弱，在高校歷年來組織的大型活動中，參與度較低，再加上高校檔案管理資金缺失，使得高校檔案管理機構龐雜，設置的層層檔案管理機構，在對外服務時，卻又層層管理，這種現象使得高校檔案管理的發展陷入停滯狀態。另外，在進行檔案管理時還存在相關管理人員專業素質不高，無法勝任檔案管理的現象。

（三）資源分散、銜接不當

檔案管理的機構冗雜和機制內向使得檔案管理物質資源過度分散，重復的資源調配和運用造成檔案管理工作銜接不當。特別是在進行檔案管理時，很多管理人員都存在著身兼數職的現象，這些檔案管理人員在進行檔案管理時，往往疲于應付其他日常瑣事，忽視本職工作，經常遇到檔案管理要求與檔案管理實務并不相匹配的現象，忽視了檔案管理的重要性[2]。

二、優化高校檔案管理的改革路徑

（一）加強高校檔案管理信息化建設

在新時期進行檔案管理時，高校領導一定要發揮帶頭作用，將計算機技術、網絡技術有機結合起來，根據現代教育對高校檔案管理的要求，運用信息技術建立高效、卓越的信息化檔案管理系統。首先，轉變原有的手工檔案管理方式，吸引現代化信息人才接手高校檔案管理工作，營造出良好的檔案管理信息化建設環境[3]。其次，加大對信息化檔案管理的硬件設備投資，加大對計算機硬件設備的投入以及軟件設施的投入，將檔案管理創新管理，推動高校檔案管理信息化，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，對人事檔案信息進行動態管理和維護，以更高效、實用的檔案服務方式，提升高校檔案管理效率與質量。

（二）提升現代檔案管理人員素質

信息化背景下的高校檔案管理建設，需要人來完成，本著“以人為本”的理念優化高校檔案管理水平。新時期高校檔案管理人才需要具備以下素質，首先，具備良好的政策解讀能力，同時，作為檔案管理人員還需要具備較高的思想政治素質，對實現檔案管理信息化具有重要作用；其次，檔案管理人員還需要具備信息化的管理理念，在進行檔案管理時，本著團隊合作的精神認真做好檔案管理的各項工作，樹立信息服務理念，加強檔案管理人員的相互協作，為高校檔案管理奠定基礎；最后，高校檔案管理人員需要掌握現代化的管理手段與方法。管理人員需要運用先進的管理手段，提升檔案管理效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

（三）充分整合高校檔案資源

高校檔案不僅記錄著學校的發展史、人事管理等等，還反映高校檔案管理發展歷程，屬于珍貴的文獻資源。檔案管理人員在進行檔案管理時，需要整合現有的檔案管理資源，構建檔案信息知識共享平臺，以最優的方式進行各項檔案管理工作，做好檔案管理信息的傳遞，拓展本校檔案管理的深度與廣度。同時，高校教研管理部門應轉變以往靜止的、僵化的信息存儲方式，盡可能的減少傳統文字儲存，加速檔案管理的現代化進程，對保證高校檔案信息的真實性、有效性與便利性有重要意義。

三、結語

總而言之，做好高校檔案管理工作可為高校教師教育教學研究提供最有價值的資料，對提高教育教學水平具有重要意義。為做好檔案管理工作，加強檔案管理是檔案工作實現現代化管理的重要環節，需要針對當前檔案管理中存在的問題進行分析，正視檔案管理中的不足，結合學校檔案管理工作實際，優化檔案管理方法，提高高校檔案管理工作水平，對促進高校可持續發展具有重要作用。

[1]朱莉,張麟．高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討[J]．人力資源管理,2014(07)．

[2]穆新參．新時期高校檔案管理優化的路徑探析[J]．中國管理信息化,2014(21)．

[3]劉歲梅．論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J]．才智,2016(19)．

（作者單位：廣西醫科大學護理學院）