職業院校學生檔案管理的問題及對策研究

文/煙臺市普通話培訓測試中心 于偉海

職業院校學生檔案管理的問題及對策研究

文/煙臺市普通話培訓測試中心 于偉海

對于職業院校來說，學生檔案管理工作在校內起著重要作用，但很多職業院校在學生檔案管理的實際工作中，都存在著一些問題。職業院校應該從豐富檔案內容、建立健全檔案管理制度入手，宣傳學生檔案管理工作的重要性，讓學生檔案真正地實現信息化管理，同時提高檔案管理人員的信息化應用水平，加強教育培訓，才能促進職業院校學生檔案管理工作實現新的發展。

職業院校；學生檔案；管理

一、引言

職業院校的學生檔案管理工作，主要是記錄學生在校期間的生活、學習等各方面事跡，也是學生步入社會后，工作單位對其任用或者考核的主要憑證。當今社會競爭日益激烈，畢業生臨近畢業時普遍擁有雙向選擇的機會，職業院校的學生檔案就是給畢業生與社會一個雙向選擇的依據，起到非常重要的作用。目前部分職業院校管理人員對學生檔案的管理意識較為薄弱，工作程序簡單且不規范，畢業生放棄檔案的現象越來越多。這種情況跟現在的社會改革與學生就業情況均不相適應，因此，研究職業院校學生檔案的管理工作，促其規范化與科學化，讓學生檔案管理工作既能夠適應社會的發展，又能更好地為學生服務。

二、職業院校學生檔案管理中存在的問題

（一）部分學生檔案內容不全面。多數職業院校在進行學生檔案管理的時候，沒有明確學生檔案的范圍與要求，沒有及時記錄反映學生素質變化的內容，不利于學生的全面管理。學生檔案內容主觀評價較多，客觀評價較少，甚至有時只是班主任或者校領導的一句批語而已，沒有進行全面的客觀評價，這就使得學生檔案實用價值不高，不能夠滿足社會或企事業單位對于人才的選擇需求，導致部分用人單位對學生檔案的重視程度不高。

（二）檔案管理制度不夠完善。學生檔案管理沒有一個統一、詳細的管理制度，基本上按照原先流傳下來的老辦法，缺少與時俱進的標準，難以使學生檔案材料盡善盡美。在整理檔案方面，缺乏科學的管理制度，在保密、管理、核對等工作中顯得不規范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的學生檔案是按照入學年度進行編制的，有的則是按照專業進行編制的，沒有一個規范的方法，雖然短時間內影響不大，但是時間一長，沒有一個目錄，也沒有一個統一的頁碼編排，甚至有一些檔案袋都沒有密封，導致學生檔案管理混亂。

（三）檔案管理人員素質不高。職業院校學生檔案管理人員，真正科班出身的很少，很多人員是兼職做這項工作，專業性不是很強，自身業務能力或許不符合當前工作要求，主要表現在檔案記錄、檔案傳遞等方面，沒按照規定及時完成有關工作，造成部分重要檔案內容缺失。

三、職業院校學生檔案管理的對策

（一）豐富檔案內容。在學生培養方面的目標，主要是技術性人才，其檔案內容也應該接近實際的動手能力，如職業資格證書或者技術等級。在學生檔案中增加誠信內容，將學生納入社會誠信系統之中，讓他們意識到自身信譽的重要性，有助于形成整個社會的信用理念。學生在校期間如果出現作弊或者受到處分的事情，都應歸入檔案。職業院校學生就業壓力大，很容易出現一些心理問題，這對心理健康教育又提出了要求，通過對學生的心理健康檢查，建立心理素質檔案，了解學生的心理特點，有針對性地制定相關目標與方式，能有效提高學生的心理素質。在學生檔案之中，提供一些客觀的評價材料，也能讓工作單位對學生有一個相對準確的評價。

（二）建立健全檔案管理制度。良好的制度是檔案工作的基礎，職業院校要根據自身實際，建立規范的檔案管理規章制度，讓學生檔案能夠及時整理、收集、裝訂、傳遞等，每一個環節都能緊密相連，逐步實現學生檔案管理的標準化與規范化。

（三）要提高檔案管理人員的業務水平。主要有兩個辦法：一是管理人員需要在主觀方面對于自身工作有著充分的認識，對于國家檔案管理政策與學生工作有著深刻的了解，熟悉整個工作流程，積極發揮自身主動性，研究學生檔案管理在新形勢下的特點，從而維護檔案工作的真實性。二是職業院校應提供檔案管理人員繼續學習的機會，通過在崗培訓、攻讀學位等方式，及時掌握學生檔案管理工作動態，補充專業知識，提高業務水平，使自身知識結構與業務水平能夠跟上社會的快速發展。

四、總結

今后，職業院校要進一步加強學生檔案管理工作，宣傳檔案管理意識，建立健全檔案管理制度，豐富學生檔案內容，實現學生檔案管理信息化，把學生檔案管理工作做得更好。

[1]黃燕珍.高校成人高等教育學生檔案管理存在的問題及對策研究[J].城建檔案,2016(03):72-73.

[2]王樂.職業院校學生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業技術學院學報,2009,9(03):71-72.

[3]王曉麗.高職院校學生檔案管理中存在的問題及對策研究[J].南通航運職業技術學院學報,2008(03):93-95.