高校學生檔案管理現代化的實現路徑研究

文/武漢職業技術學院 呂揚

高校學生檔案管理現代化的實現路徑研究

文/武漢職業技術學院 呂揚

學生檔案管理是高校當中一項非常重要的工作，在現代科技高速發展的今天，怎樣切實推進檔案管理的現代化進程，繼而提升管理效率，成為每一個管理人員需要積極解決的問題。

學生檔案；檔案管理；現代化；路徑

一、高校學生檔案管理中出現的問題

（一）觀念問題。因為高校學生數量眾多，檔案管理工作一直都是一項十分復雜的系統性工作，所呈現的工作量十分龐大，而且經常會有錯誤出現。在日常管理工作當中，高校領導以及檔案管理部門工作人員并沒有對檔案管理的相關工作作出足夠的重視，導致工作進程停滯不前，無法呈現出良好的效果。

（二）問題解決能力較差。隨著我國高校在學生檔案管理方面工作逐漸朝著現代化的方向發展，必然會跟傳統管理形式當中的紙質檔案管理形成一定的沖突。相當一部分高校沒有做好對兩種方式做出良好銜接的準備，而且沒有對電子文檔的格式作出統一的管理，繼而使得檔案管理工作的難度進一步提升，形成較大的管理漏洞。因為在現代化轉型的過程中會耗費大量的人力、物力以及財力，所以有很多高校還是以紙質檔案的管理方式為主，并沒有切實利用電子檔案。就目前的實際情況來說，自帶檔案已然成為一種比較普遍的現象，這也就導致了各種問題的出現。例如學生沒有按時將檔案上交，甚至將自己的檔案丟失，致使學生檔案的真實性受到懷疑，導致檔案工作不具備應有的嚴肅性。除此之外，檔案管理工作不夠規范和統一的情況也普遍存在，管理部門在檔案收集、歸檔以及管理的過程當中顯得十分混亂。

（三）資金問題。在實施高校檔案管理工作的時候，各個環節都需要有一定的資金投入，例如管理隊伍的培養，以及各種軟件的升級等。而因為在觀念上不夠重視，高校在檔案管理工作方面的資金投入較低，給檔案管理的現代化革新進程形成了阻礙。

二、高校學生檔案管理的現代化實現路徑

（一）管理理念的樹立。就目前教育事業的發展情況來說，檔案管理的現代化發展已然成為目前教育事業改革的必然趨勢，對檔案管理理念的革新則是檔案管理工作實現現代化的重要前提。就這一方面來說，傳統管理模式之下的管理人員在思維上還顯得比較保守，在管理工具的應用等方面也顯得比較滯后。作為一名高校檔案管理工作人員，需要積極做到與時俱進，對自己的管理理念加以革新，將更為積極的服務形式作為主體，將檔案管理工作的功能和作用良好地發揮出來。與此同時，還需要積極加強對檔案管理相關法律法規的宣傳，讓學校領導等全校工作人員在意識上對檔案管理更加重視，積極推動其現代化的發展。

（二）管理人員的培養。高校相關管理人員應該積極利用各種渠道提升對檔案管理宣傳的力度，逐步實現檔案管理人員在觀念上的轉變和革新，繼而更為充分地意識到對檔案管理工作實施現代化處理的重要性。高校在對檔案管理人員加以聘用的時候需要提高要求，對檔案管理部門加以完善和優化，對每個工作人員所需要承擔的工作職責加以明確，積極引入大量具有良好綜合素質的專業人才，繼而利用各種各樣的激勵措施和政策來避免人才的流失。作為一名高校檔案管理工作人員，在保證自身具備工作基本素質的前提之下，還要全面掌握相關的專業技能。在日常的工作當中，高校領導需要積極利用多種多樣的形式針對全體檔案管理人員作出專業知識和技能的培訓，對他們的理論知識結構加以優化和更新，提升專業技能，利用這樣的方式實現檔案管理團隊的專業化。

（三）管理技術的優化。高校需要將現代計算機技術積極地融入對學生檔案管理的工作當中，例如檔案信息的檢索和審計等，逐步形成檔案管理的微機化。將計算機作為媒介，對其容量大的特點加以利用，繼而實現對學生檔案高效存儲，同時讓工作流程得到簡化。與此同時，要對信息量不斷地拓展，繼而確保各個方面信息更為順利地傳輸。需要針對不同類型的檔案作出全面、客觀的分析，繼而不斷地優化檔案管理技術，利用融合現代高新科技的現代化設備，讓檔案信息具有較強的長效性以及安全性。校領導要積極在檔案管理工作方面加大投資，積極引進先進的設備，同時對管理系統當中的各種軟件作出及時的更新。繼而實現在更短的時間之內對學生各個方面信息的準確查找，在降低檔案管理工作人員工作負擔的同時，讓管理工作顯得更加規范化和高效化。

（四）網絡技術的應用。在高校檔案的現代化管理當中，需要對各種現代高新科學技術加以充分利用，例如通信技術、網絡技術等，讓檔案資源能夠逐步形成多方共享的形式，繼而實現異地查詢的功能。這樣能夠大幅度降低工作人員的工作量，同時簡化錄用程序，讓工作效率得到大幅度提升。除此之外，還能夠增加學生檔案使用人員的數量，實現檔案資料的完善和優化。

三、結束語

總而言之，高校學生檔案管理工作具有非常重要的作用，只有積極推進其現代化發展，才能對學生檔案作出更好的管理，繼而推動高校管理能力的提升，為學生們提供更好的服務，這也符合我國教育改革的要求，對高校的發展極為有利。

[1]鄭瑾.淺議全面提升高校學生檔案管理現代化水平[J].常州信息職業技術學院學報,2014,13(06):94-96.

[2]劉斌.高校學生檔案管理現代化中的問題與對策[J].河南社會科學,2013,21(12):92-94.