淺談高校檔案機構職能延伸的困境與出路

文/延邊大學護理學院 李晶

淺談高校檔案機構職能延伸的困境與出路

文/延邊大學護理學院 李晶

為了促進高校檔案機構的職能延伸，必須發揮檔案管理的價值，將學校發展的途徑進行擴展，使得檔案資源的利用率更加高效，為檔案機構職能的延伸奠定基礎，為教學和科研工作作出貢獻。本文主要針對高校檔案機構職能延伸的困境進行分析，探究其職能延伸的出路，通過創新高校檔案機構的發展路徑，提高檔案管理的質量。

高校；檔案機構；職能；困境；出路

高等教育在現階段面臨著很大的改革困境，對于高校的檔案機構來說，改革的困境是面臨的最大難題，解決這一問題需要檔案機構對自身職能進行延伸，提高服務質量，真正解決檔案管理中存在的難題，更好地服務于教學和科研工作。

一、高校檔案機構職能延伸面臨的困境

（一）高校對檔案機構的重視度不高。很多高校對于檔案機構的地位和性質認識不準確，使得檔案機構一直處于邊緣化的地位，對于日常的教學活動的重視使得投資在檔案管理機構中的資金和技術受限嚴重。事實上，作為高校管理機構之一的檔案機構承擔著全校的檔案查詢和審閱的工作，應該將檔案管理工作納入學校的整體建設規劃中，進行合理規劃，否則會導致檔案管理機構的職能延伸受到阻礙，面臨轉型升級的難題。

（二）檔案使用情況的不合理。對于檔案機構自身的職能安排存在不足，首先，檔案的使用職能受到了很大的限制，對于檔案查閱的人群非常廣，既包括學校的工作人員也包括社會人員，所以，很多高校都會設置檔案查閱限制，對特定人群給予特定的范圍，使得檔案的使用范圍受到很大的限制。其次，檔案資料的使用是被動的，不能主動地將檔案的最大效用發揮出來，加之，檔案宣傳工作不足，使得高校檔案機構的影響力大打折扣。

（三）檔案內容和形式的單一化。檔案管理的內容和形式的單一化，使得很多高校的檔案資料無法及時進行更新，加之，信息化和電子化應用程度較淺，導致檔案機構的職能延伸困難，無法發揮檔案資料的最大價值。加之，檔案資料的保密工作越好，檔案的使用越受限制。

二、實現高校檔案機構職能延伸的創新途徑

（一）堅持以人為本的共享理念。檔案管理工作主要針對高校人才的檔案信息進行分析研究，進而挖掘信息需求，促進高校檔案管理工作的健康發展，由于高校教學和科研工作的發展越來越深入，利用檔案信息對知識信息的挖掘需求也在不斷擴大。在進行高校檔案管理工作職能延伸時應該堅持以人為本的原則，建構信息共享平臺，在開展檔案管理工作時，應該注重對利用者的實際問題進行解決，以需求為導向，將網絡的優勢發揮到極致，來實現檔案信息的共享。

（二）完善相關機制，注重人才培養。在進行檔案工作時，人才的配置是必不可少的環節，必須注重對人才隊伍的建設，選擇熟悉檔案管理工作以及精通信息服務技術的人才，加大對檔案管理工作的人才培養力度，使得人才管理系統更加完善科學，促進檔案信息管理的有效性和信息化。

（三）拓寬檔案資源建設服務。對于高校檔案管理機構的職能進行延伸，要對檔案信息資源進行完善，做好基礎建設工作，將信息化的優勢發揮出來，對各種形式的檔案信息資源進行整合，形成全方位的信息服務平臺，營造出良好的創新氛圍，對高校檔案機構的職能進行創新，制定相關的科學政策，為高校檔案機構的職能提供保障。

三、高校檔案機構職能延伸的出路

（一）積極參與學校的其他工作的建設。檔案機構的職能要想獲得更多的延伸，需要對檔案機構的影響力進行擴大，可以通過參與學校其他工作的建設，對學校的校史進行研究，增強本校師生的榮譽感和責任感，還可以將其他工作的建設作為檔案管理機構的宣傳平臺，對檔案資料進行溝通和交流，實現檔案的信息共享化，對檔案管理的經驗進行分享，增強檔案機構的職能延伸力度。

（二）對檔案管理的自動化技術進行提升。在高校的教學管理和科研管理中，很多方面都實現了自動化，計算機技術也普遍應用在各類檔案管理中工作，使得檔案管理工作的效率得到了大大的提升，還可以對復雜檔案進行智能化處理，可以減少勞動力的負擔，還可以避免對紙質檔案的磨損，使得檔案機構的職能延伸工作得到擴展，也可以為高校的信息化建設作出突出貢獻。自動化技術是信息時代檔案機構的重要突破，要想將高校檔案機構的職能進行擴展，應該加大信息自動化技術的投資，保證工作的順利開展。

（三）對重大事件的檔案存檔工作給予重視。對于學校的重大事件來說，其影響力非常大，應該及時存檔，豐富活動的檔案內容，還可以在一定程度上擴大學校的影響力，促進檔案機構職能的延伸，所以，在檔案工作中對高校的重大事件應該給予更多的重視，可以將其記錄下來，作為學校突出特色的依據。檔案機構職能的擴展必須以學校的重大事件為基礎，進而進行相應的創新和規劃，形成新的活動內容，使得檔案管理工作的質量和效率得到提升。還應該依托高校的重大教學活動，在教學活動中為檔案管理尋找有價值的資料。

四、總結

檔案機構是高校的主要職能部門，其職能的延伸是促進高校檔案工作科學發展的關鍵，還可以在一定程度上擴大高校的影響力，將學校的自身特色凸顯出來，對于新的檔案管理技術進行學習，創新檔案管理職能和形式，提高檔案機構的人才隊伍建設，形成科學高效的檔案管理服務系統。

[1]李揚.高校檔案機構職能延伸的困境與出路[J].西部素質教育,2016(13):31.

[2]王玉玲.高校檔案機構職能延伸的困境與出路[J].檔案學通訊,2013(2):81-84.

[3]韋耀寧.論高校檔案機構職能的拓展與創新[J].蘭臺世界:上旬,2010(S2):102.