新形勢下如何做好企業檔案管理工作

文/天津泰達電力公司 劉偉

新形勢下如何做好企業檔案管理工作

文/天津泰達電力公司 劉偉

企業檔案主要指的是企業的生產、運營以及管理等活動中形成的各類具有保存價值資料的總和，其對于企業的生產經營管理有著極為重要的意義。然而在市場經濟時代的檔案管理模式已難以滿足新形勢發展的需求，所以企業必須要采取有效的檔案管理方法來不斷提高檔案管理水平，讓企業能夠更好更快地發展。

新形勢；企業檔案；檔案管理；內容；方法

一、轉變理念，加強組織領導

第一，在新形勢發展背景下，企業領導人員應當正確意識到檔案管理是企業管理的重要內容，其在很大程度上影響著企業的經營發展，所以必須要對該項工作予以充分重視，在企業重要議事日程中納入檔案管理工作，并將檔案管理和其他工作一同部署，形成齊抓共管的良好局面。第二，應當加大宣傳檔案管理的工作力度，充分利用視頻、網絡以及宣傳欄等途徑來進行檔案管理的宣傳，并且組織企業工作人員學習《檔案法》和相關典型案例，讓企業員工都能夠正確認識到檔案的應用價值，并提高其檔案意識。除此之外，還可以運用宣傳方式和各種輿論媒介將國家頒布的檔案工作相關的政策、方針以及法律法規等向員工進行宣傳，并且也向其宣傳企業的檔案管理制度，建設一個良好的檔案宣傳氛圍，讓全體企業工作人員都能夠對檔案管理予以重視，讓其能夠主動配合檔案管理工作的開展，將需要歸檔的資料及時上交。

二、完善制度，規范檔案管理

完善的檔案管理制度是確保企業檔案管理工作高效運行的重要前提。第一，企業應當結合企業檔案管理情況，對現有檔案管理制度進行積極改進，并對檔案借閱、歸檔以及保管等工作進行規范，并對相關檔案崗位職責進行明確，防止相互推諉情況出現。第二，對檔案管理績效考核體制進行完善，將檔案管理業績與工作人員薪資待遇相掛鉤，將干部任免和人事聘用制度掛鉤，以不斷規范化檔案管理工作。第三，加強監管企業檔案管理的工作力度，采取不定期和定期檢查的方法，在第一時間內發現檔案工作中所存在的問題，并予以解決，以提高檔案管理質量。

三、積極創新，轉變服務理念

我國大多數企業沿用重藏輕用、被動服務的傳統模式。通常很少會將心思放在企業檔案信息的開發以及利用率的提高上。在新形勢下，企業檔案管理工作人員應當要樹立起主動服務的理念，并積極參與到企業的生產與經驗過程中，全面掌握企業檔案利用的需求，從而有針對性地對檔案服務的內容、形式以及范圍進行策劃與設計，并有計劃地開發、轉化以及加工電子文件信息資源，將檔案制作成信息產品來為用戶提供服務。第二，在確定信息服務方法時，不但要將用戶利用信息的需求考慮在內，建設一個信息利用平臺，而且還要有效調整需求，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，運用現代化技術來把專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務。第三，提供跨時間、空間的服務，讓用戶能夠遠程完成檔案操作。

四、增加資金投入，完善檔案設施

要想確保檔案管理工作的高效開展，完善的檔案設施是關鍵，并且這會在很大程度上影響企業檔案資源的利用和檔案的安全保管。所以在新形勢下，企業應當要增加對檔案管理的資金投入，設置專項費用，以有效完善企業檔案管理的設施，確保檔案管理工作的高效進行。第一，結合《檔案法》規定，設置單獨的庫房來作為檔案庫房，且盡可能避免在辦公樓底層設置檔案庫房，防止檔案被偷盜。第二，需做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等工作，以確保檔案資料的完整性。所以企業要配備有防盜門、吸塵器、紅外線報警器、滅菌機、專門的庫房恒溫恒濕設備等。此外，還需要配備打印機、計算機、掃描儀等現代化管理設備，逐步提升企業檔案信息化管理水平。

五、開發資源，發揮檔案價值

在過去的企業檔案管理中，通常僅僅重視檔案的管理，而忽略了開發與利用檔案，而實質上，檔案管理的最終目的是檔案的科學開發與利用，所以，企業要科學開發檔案資源，將其價值發揮到最大化。第一，企業要明確檔案管理的服務方向。檔案管理主要是服務于企業的生產與經營，所以，在開展檔案工作時務必要切實圍繞企業的經濟建設，并與企業檔案工作目標相結合，將服務重點凸顯出來，以有效提升服務質量。第二，應當大力應用現代化信息技術，設立企業電子檔案室，構建起企業檔案數據庫，且進行及時更新。不僅如此，還應當開發專門的檔案資料檢索工具，給用戶對信息查閱與檢索提供便利。第三，還要合理拓寬檔案服務范圍，實現檔案服務社會化。將自身企業以及系統之外的有關潛在用戶當作企業檔案的潛在服務對象，在嚴格遵守國家有關政策法規的基礎上可以給潛在服務對象提供檔案服務。其中，檔案社會化服務主要包括兩種：有償服務與無償服務。有償服務包括了企業業務咨詢、對外技術服務、技術轉讓等內容；無償服務主要指的是只產生社會公共效益的檔案資料。在新形勢下開展企業檔案社會化服務，不但能夠將檔案管理的人文性彰顯出來，而且還可以給企業樹立起良好的社會形象。

六、總結

總而言之，在整體企業運行過程中，檔案管理發揮了極為重要的作用，在社會發展新形勢下，企業還需要不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理效率，從而將企業檔案的作用充分發揮出來。

[1]張海英.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].質量春秋,2015(6):31-33.

[2]楊青.如何創新和完善企業的檔案管理工作[J].辦公室業務,2016(2):118-119.