電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理研究

文/四川涼山水洛河電力開發(fā)有限公司 黃永菊

電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理研究

文/四川涼山水洛河電力開發(fā)有限公司 黃永菊

電力建設(shè)企業(yè)中的工程檔案關(guān)乎企業(yè)的形象和項目的質(zhì)量，是整個活動的綜合反映，同時通過對工程檔案的管理，可以確保項目的安全，并能夠在安全隱患發(fā)生時提供真實、可靠的數(shù)據(jù)作為參考，并能以此來追究各個環(huán)節(jié)中的責(zé)任。隨著信息化社會的到來，電力建設(shè)企業(yè)工程的檔案管理也突破了傳統(tǒng)的管理模式，為項目的安全增添了更完善的保障。在此，文章通過分析電力工程項目檔案的特點，闡述電力企業(yè)檔案管理的重要性，提出措施，加強(qiáng)檔案的管理和收集，確保檔案的完整、安全和準(zhǔn)確。

檔案管理；特點；重要性；措施

一、引言

重點項目是國家的骨干項目，在所有的公共基礎(chǔ)實施項目中處于核心地位，關(guān)系到我國現(xiàn)在的發(fā)展情況和經(jīng)濟(jì)進(jìn)度，具有耗資大、周期長、工序繁瑣且與外部的協(xié)調(diào)關(guān)系復(fù)雜等特點，對其檔案的管理也就顯得尤為重要。尤其是電力建設(shè)項目，關(guān)系到人們的日常生活和工作，關(guān)系到社會的穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而檔案涉及的領(lǐng)域較為廣泛，信息量巨大，又具有較高的使用和研究分析價值，因此加強(qiáng)對電力建設(shè)工程的檔案管理勢在必行。

二、電力工程項目檔案的特點

由于建設(shè)項目具有周期長、耗資大、點線長、設(shè)備技術(shù)含量高以及施工人員的流動性較大等特點，給項目檔案的管理和收集帶來了一些困難，而檔案本身也呈現(xiàn)出了責(zé)任重、難度大、要求高等一些新的特點，主要體現(xiàn)在：

（一）從檔案的價值和作用上進(jìn)行分析。檔案對項目建設(shè)的管理、進(jìn)程、設(shè)備的質(zhì)量和價格、項目驗收、后期的使用運行和維修改造等方面都具有一定的監(jiān)管作用，連接著過往與未來的發(fā)展走向。

（二）從電力建設(shè)企業(yè)的管理角度來看。項目檔案貫穿整個運作過程，是項目建設(shè)管理中的核心組成部分，是至關(guān)重要的關(guān)鍵所在。在此，項目檔案不僅在收集上有一定的難度，在整理上也困難重重。首先，大型項目一般采用投招標(biāo)的形式選擇合適的參與者作為項目的合作伙伴，項目實施主體相對來說也較為廣泛和復(fù)雜，人員的流動性大，無法保證檔案資料的完整性和控制性，加之項目的時間規(guī)定較為嚴(yán)格，各個環(huán)節(jié)也都有相應(yīng)的目標(biāo)而檔案工作卻無法及時跟進(jìn)、相互貫通，致使收集的資料也不全面和系統(tǒng)。其次，建設(shè)項目涉及的領(lǐng)域較多，導(dǎo)致檔案的種類也多、數(shù)據(jù)信息量也大，加之各個參與單位的水平和質(zhì)量不同，所給出的材料也都良莠不齊，致使檔案整理起來相對困難。

三、電力企業(yè)檔案管理的重要性

（一）利于階段工作環(huán)節(jié)的銜接。電力企業(yè)在建設(shè)上和管理上都極為復(fù)雜，所需的技術(shù)含量也高，各環(huán)節(jié)、各部門都需要極高的銜接性，實施檔案管理，可以緊跟項目的始終，確保項目所有資源、信息的管理和儲存，確保項目的整體性和信息的共享性。同時還保持了檔案的真實性，也為后期的查閱和參考提供了方便。另外該項工作還能為項目的建設(shè)提供財政計劃和成本預(yù)算，為質(zhì)量的監(jiān)管、管理方向等提供一定的資料來源，為電力項目的建設(shè)筑起堅硬的圍墻。

（二）利于項目后期的修葺和維護(hù)。公共設(shè)施建設(shè)行業(yè)所產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、資料等繁多，而項目的使用壽命也并非長久的，也需要跟隨時代的變化和設(shè)備的性能作出調(diào)整、維護(hù)和改造，加之工程建設(shè)涉及的領(lǐng)域廣泛，在出現(xiàn)問題時可以及時地根據(jù)檔案管理提供的具體資料來應(yīng)對，才能夠正確地把握項目的方向，有效解決后期修葺工作中出現(xiàn)的各類問題。

四、電力建設(shè)企業(yè)工程檔案的收集與管理措施

（一）強(qiáng)調(diào)重要性，加強(qiáng)重視程度。首先，企業(yè)要加強(qiáng)重視，并給予相應(yīng)的支持。設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，在進(jìn)行人員培訓(xùn)和部門會議時著重強(qiáng)調(diào)該項工作的重要性，使現(xiàn)代化的檔案管理理念深入每個員工的心里，落實到項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中去，另外企業(yè)也要建立嚴(yán)格的工作制度，將責(zé)任進(jìn)行具化和落實，同時宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，并從外部進(jìn)行調(diào)整，學(xué)習(xí)和借鑒其他國內(nèi)外相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗，內(nèi)外結(jié)合，實現(xiàn)檔案工作與項目的同步性管理，為項目建設(shè)提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料信息來源。

（二）加強(qiáng)對從業(yè)人員素質(zhì)和技能的培養(yǎng)。檔案工作的內(nèi)容復(fù)雜多樣且含量大，因此對人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。采取多種方式，因人而異，學(xué)習(xí)和理解國家有關(guān)的工程方面的知識以及各項管理技術(shù)。同時要定期進(jìn)行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)、考核，確保從業(yè)人員已經(jīng)具備了相應(yīng)的資質(zhì)條件，以便適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力，員工還要有針對性地及時了解各項目在各個程序和環(huán)節(jié)上的任務(wù)、設(shè)備操作等，確保所掌握的知識和技能具有統(tǒng)一和連貫性，打造一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、全新的現(xiàn)代管理隊伍。另外員工要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和洞察力，能夠?qū)㈨椖克婕暗闹黧w進(jìn)行全面的核實和分析，以確保項目的順利實施。

五、結(jié)語

檔案管理對于電力建設(shè)項目具有重要的作用，直接影響到了該項目的質(zhì)量和建設(shè)單位的信譽(yù)以及形象。因此在新時期，檔案管理要順應(yīng)時代的要求，轉(zhuǎn)變工作模式，利用先進(jìn)的科學(xué)知識和技能，實現(xiàn)信息化管理，確保檔案資料社會和經(jīng)濟(jì)價值的充分發(fā)揮。

[1]朱春梅.如何做好重點建設(shè)項目檔案的管理工作[J].經(jīng)營管理者,2014(32):288.

[2]王琪峰.做好重點建設(shè)項目工程檔案管理工作的體會[J].云南檔案,2007(5):64-65