新形勢(shì)下國有企業(yè)檔案管理體制初探

文/中核建中核燃料元件有限公司 丁超

新形勢(shì)下國有企業(yè)檔案管理體制初探

文/中核建中核燃料元件有限公司 丁超

國有企業(yè)在新形勢(shì)下面臨的市場(chǎng)環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變化，為了適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，國有企業(yè)必須進(jìn)行必要的內(nèi)部管理改革，其中就包括國有企業(yè)管理的重要組成部分——檔案管理。為此，本文針對(duì)新形勢(shì)下國有企業(yè)檔案管理體制進(jìn)行了分析研究，提出了國有企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新策略。

國有企業(yè)；檔案管理；企業(yè)管理

在長期的發(fā)展過程中，國有企業(yè)積累了大量檔案，這些檔案提升了國家經(jīng)濟(jì)的活力，有效保障了國有資產(chǎn)的安全，極大地促進(jìn)了國有企業(yè)的發(fā)展。近些年來，隨著國企改革的不斷深化，國有企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)也發(fā)生了巨大變化，國有企業(yè)檔案管理工作也面臨著新的調(diào)整。因此，我們有必要探索更加有效的國有企業(yè)檔案管理體制。筆者結(jié)合自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為應(yīng)該從國有企業(yè)檔案管理的觀念創(chuàng)新、制度建設(shè)、提高人員管理素質(zhì)、加大投入等方面入手，改變目前國企檔案管理的局面。

一、創(chuàng)新觀念，發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

提高國有企業(yè)檔案管理水平的重要前提是企業(yè)和檔案管理人員樹立新的企業(yè)檔案管理觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，是企業(yè)的重要生產(chǎn)力，做好檔案管理工作能給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益。作為檔案管理人員必須及時(shí)更新觀念，重視檔案的價(jià)值，做好檔案資料的歸檔工作。首先，檔案記錄了一個(gè)企業(yè)所有員工的個(gè)人信息、生產(chǎn)實(shí)踐的具體信息以及一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，凝聚了數(shù)代企業(yè)管理層和員工的智慧及汗水，是企業(yè)不容忽視的重要資產(chǎn)。其次，檔案可以給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，如員工人事檔案、生產(chǎn)圖紙、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、市場(chǎng)數(shù)據(jù)等。缺少了檔案，就等于失去了這些高價(jià)值的信息，這對(duì)于企業(yè)來說，損失是難以估量的。因此，我們必須充分重視檔案管理工作，科學(xué)高效地管理企業(yè)檔案，合理運(yùn)用檔案給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

二、完善規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理

如果缺少了合理的管理制度，任何工作都難以開展。完善規(guī)章制度是做好國有企業(yè)檔案管理的前提和關(guān)鍵。因此，應(yīng)該建立一系列科學(xué)合理的檔案管理工作規(guī)章制度和監(jiān)督考核辦法，通過規(guī)章制度來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，通過規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的管理工作。在檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面嚴(yán)格按照國家關(guān)于檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸置檔案，禁止任何人或組織私自留存檔案，同時(shí)，努力改善檔案管理人員的收入和地位，提高他們的工作積極性，最大限度地維持檔案管理部門的人員穩(wěn)定。

三、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員工作水平

檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，因此，必須加強(qiáng)對(duì)國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員形成良好的職業(yè)操守和過硬的檔案管理能力，能夠運(yùn)用專業(yè)的檔案管理知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。在培訓(xùn)之后還需要對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行專門考核，將考核成績與收入掛鉤，以此激勵(lì)他們更加努力、更加積極地參與培訓(xùn)，表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員將獲得獎(jiǎng)勵(lì)，從多方面入手，提升管理人員對(duì)檔案管理的重視程度。

四、合理開發(fā)，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

檔案管理工作必須緊緊圍繞國有企業(yè)的目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)服務(wù)屬性，努力為企業(yè)的建設(shè)提供幫助。為此，檔案管理人員應(yīng)該積極利用信息技術(shù)手段建立完善的電子檔案管理體系，如將紙質(zhì)檔案資料電子化，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫并更新維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用先進(jìn)高效的信息檢索工具提高人們查閱檔案信息的效率。此外，檔案管理人員應(yīng)該擴(kuò)展檔案服務(wù)對(duì)象，將企業(yè)外部的相關(guān)用戶作為潛在服務(wù)對(duì)象，在不違反國家、企業(yè)相關(guān)規(guī)定的前提下，為其提供無償與有償兩種檔案服務(wù)。企業(yè)對(duì)外提供的業(yè)務(wù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等屬于有償服務(wù)，而只具有社會(huì)公共效益的檔案資料可用于提供無償服務(wù)。通過這樣的創(chuàng)新檔案服務(wù)模式充分體現(xiàn)出檔案管理的人文性，同時(shí)能夠幫助企業(yè)樹立良好的社會(huì)形象，提高企業(yè)的影響力和競(jìng)爭力。此外，企業(yè)還應(yīng)該根據(jù)服務(wù)對(duì)象的個(gè)性需求，提供更加多元化的社會(huì)化檔案服務(wù)。

五、加大投入，完善檔案管理軟硬件設(shè)施

完善的軟硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的前提條件，檔案管理軟硬件設(shè)施對(duì)檔案的保管、利用效率有直接影響，為了提高檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該給予資金扶持用于檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)：第一，按照《檔案法》的規(guī)定，保存檔案的房間應(yīng)該獨(dú)立設(shè)置，且不應(yīng)設(shè)在辦公樓底層，因?yàn)檗k公樓底層比較潮濕，檔案易受潮而且容易被偷盜。第二，為保證檔案資料的完整性，必須認(rèn)真做好檔案庫房的防潮、防蟲、防火、防塵等安全措施，如配備專用的室內(nèi)吸塵器、恒溫恒濕設(shè)備、防盜門、紅外線報(bào)警器等。第三，加強(qiáng)檔案管理的信息化設(shè)施建設(shè)，配備必要的信息化工具，如打印機(jī)、電腦、檔案管理軟件等。

六、結(jié)語

綜上所述，很多人對(duì)檔案管理工作不了解，以為檔案管理只是對(duì)檔案資料進(jìn)行簡單的收集、歸類、保存，但實(shí)際上檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及多種專業(yè)知識(shí)，如數(shù)據(jù)分析和信息技術(shù)，絕不是外人想象的那么簡單。國有企業(yè)應(yīng)該充分重視檔案管理工作，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展需求，整合優(yōu)化企業(yè)資源，做好檔案管理人員的管理培訓(xùn)工作，提高檔案管理水平，從而為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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