事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究

文/山東省威海市道路運(yùn)輸管理處 高娟

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑研究

文/山東省威海市道路運(yùn)輸管理處 高娟

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對(duì)該階段的工作狀態(tài)進(jìn)行及時(shí)反映和真實(shí)記錄，使單位在未來工作中繼承優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)結(jié)果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。在信息時(shí)代背景下，許多電子技術(shù)和信息技術(shù)為事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)提供了全新的發(fā)展方向，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化創(chuàng)新發(fā)展，達(dá)到電子化檔案管理的目標(biāo)。當(dāng)前如何有效優(yōu)化檔案管理工作，已經(jīng)成為事業(yè)單位亟待解決的問題。本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑進(jìn)行分析和探究。

事業(yè)單位；檔案管理工作；優(yōu)化路徑

檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，也是科學(xué)規(guī)范決策、任用選拔人才、落實(shí)上級(jí)政策的主要依據(jù)。隨著社會(huì)的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是服務(wù)型政府的提出，檔案管理工作的作用愈加凸顯，直接關(guān)系到事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存在諸多問題，如粗放式的管理方式和落后的設(shè)施設(shè)備等，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的開展，所以優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

檔案管理工作的內(nèi)容包括相關(guān)資料和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況的存檔和記錄，使企業(yè)能對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行快速查閱。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，逐漸成為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)的重點(diǎn)關(guān)注方向。然而我國(guó)許多事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展中無(wú)法充分意識(shí)到檔案管理工作的意義，對(duì)其工作加以忽視，致使其相對(duì)滯后，所以要積極優(yōu)化和發(fā)展檔案管理工作的信息化進(jìn)程。通常事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性可從如下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：

（一）合理配置檔案資源。事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展過程中，可以利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加快檔案資源的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化，合理配置與科學(xué)管理信息資源，最大化利用資源。電子信息檔案的構(gòu)建在檔案管理及使用中具有積極意義，可以快速提取和查詢信息，或者是遠(yuǎn)距離操作，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（二）滿足時(shí)代的發(fā)展需要。在信息化社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)與路徑有所變化，人工的管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展需求，所以事業(yè)單位的檔案管理也要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，更好地滿足時(shí)代發(fā)展要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）注重檔案管理工作。為了提高事業(yè)單位檔案管理的水平，必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作不是可有可無(wú)的，實(shí)施科學(xué)的決策，正確選拔人才，積極開展各項(xiàng)工作，繼而保證檔案管理工作的有序?qū)嵤Ｋ允聵I(yè)單位的管理者應(yīng)該注重檔案管理工作，將其放在重要日程上，大力支持檔案管理工作，主動(dòng)關(guān)心和關(guān)注檔案管理人員，增強(qiáng)人員的主動(dòng)性和積極性，為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。除此之外，事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的特點(diǎn)，構(gòu)建面向檔案管理人員的考核機(jī)制，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，并以國(guó)家檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系為依據(jù)，在實(shí)踐中進(jìn)行落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

（二）強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，必須要加快推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等資源，將傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)為電子化的檔案資源，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。當(dāng)然事業(yè)單位也可以借助科學(xué)先進(jìn)的管理軟件，合理規(guī)劃電子文件，一體化管理檔案資源的瀏覽、提取、存儲(chǔ)、搜集等環(huán)節(jié)。此外，檔案管理信息化的關(guān)鍵性內(nèi)容就是利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)及設(shè)備，向整個(gè)社會(huì)共享事業(yè)單位的檔案資源，或者是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)遠(yuǎn)程控制檔案資源，全面共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

（三）完善檔案管理制度。要想完善事業(yè)單位的檔案管理制度，必須要做到以下幾點(diǎn)：1.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求執(zhí)行，將制約領(lǐng)導(dǎo)和員工的雙向約束性加以發(fā)揮，這是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)的行為與事業(yè)單位檔案管理制度的順利實(shí)施具有直接的關(guān)聯(lián)，且員工是檔案管理制度的主要實(shí)施者。2.事業(yè)單位應(yīng)該始終堅(jiān)持檔案管理制度實(shí)施的科學(xué)性及嚴(yán)肅性，以可操作性強(qiáng)、使用方便等為目標(biāo)，將檔案管理制度的規(guī)范性、指導(dǎo)性加以體現(xiàn)。3.事業(yè)單位構(gòu)建規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)該將本單位的特點(diǎn)加以彰顯，與檔案管理工作的實(shí)際相符，體現(xiàn)出科學(xué)性、合理性。

（四）加強(qiáng)人員的專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員開展工作時(shí)，必須要從事業(yè)單位的發(fā)展背景出發(fā)，同步應(yīng)用現(xiàn)代優(yōu)化檔案管理方式與傳統(tǒng)檔案管理方式，增強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)；同時(shí)事業(yè)單位要構(gòu)建切實(shí)可行的反饋機(jī)制，積極采納和聽取工作人員的意見，充分調(diào)動(dòng)人員的工作創(chuàng)造性和積極性，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及標(biāo)準(zhǔn)的提升。如檔案管理工作中采用輪崗管理的方式，讓檔案管理人員全面了解各崗位的職責(zé)及內(nèi)容，對(duì)自身管理職責(zé)加以明確，采用科學(xué)的管理方案，提高檔案管理工作的有效性、科學(xué)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，涉及較強(qiáng)的專業(yè)性及較多的內(nèi)容，在實(shí)際工作中存在諸多問題，嚴(yán)重制約著事業(yè)單位的發(fā)展。所以事業(yè)單位應(yīng)該立足實(shí)際，重視檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，積極完善檔案管理制度，加強(qiáng)人員的專業(yè)培訓(xùn)。這樣才能合理使用和保管事業(yè)單位的檔案資料，優(yōu)化檔案管理工作，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

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