淺析如何提升公安檔案管理工作

文/晉城市公安局城區分局后勤服務中心 郭蕾

淺析如何提升公安檔案管理工作

文/晉城市公安局城區分局后勤服務中心 郭蕾

檔案管理是公安各級部門工作中的重要構成部分，也是提升公安機關工作質量與效率的關鍵因素，起著為公安機關實際工作、生活以及國家經濟建設提供最原始的資料、信息、依據的重要作用。隨著社會網絡化、數字化進程的不斷加快，老舊的檔案管理方式已經無法適應新形勢下公安檔案管理的需求，本文就從當前檔案管理工作的現狀出發，探究怎樣提升公安檔案管理工作。

公安；檔案管理；問題；措施

公安檔案指的是公安機關在履行法律賦予其的職責活動中形成的具備保存價值的專用材料文件，是公安機關工作的主要構成部分。但隨著國家經濟的不斷發展，已有的檔案管理模式已經無法滿足新形勢的需要，還需要公安管理層不斷去創新、摸索，以便能夠有效提升公安管理工作。

一、當前公安檔案管理工作的現狀分析

（一）公安領導對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理人員的業務素質偏低。目前，檔案管理人員的管理意識淡薄，不積極、不善于對檔案進行充分利用是公安各個部門普遍出現的問題，其主要原因在于個別領導對檔案管理工作重視程度不夠，以為檔案管理部門就是養老的職位，檔案管理員是“倉庫管理員”，即使檔案管理人員的工作再努力，也不能和業務人員相比，而這都會在一定程度上打擊檔案管理工作人員的積極性，使其出現消極情緒，對檔案管理工作的進行也非常不利。此外，檔案管理人員的業務素質偏低主要表現在當前檔案管理人員隊伍比較龐雜，部分人員停留在傳統的管理觀念和知識上，對新型科技、先進技術不了解，不能很好地使用現代檔案管理技術，缺少信息開發方面的應用能力。

（二）少數檔案資料的收集不及時、不完整，影響利用率。公安檔案的主要作用就是提升資料的利用率，便于今后查詢調閱，倘若收集工作不及時、提供資料不完整，不但會限制和影響到檔案的利用率，也不利于公安檔案的有效開發與管理。目前，還存在少數檔案資料收集工作出現不及時、不完整的現象，主要是因為文書檔案收集太多，不注重科技檔案與業務檔案的收集工作；紙質檔案收集太多，不重視聲像檔案的收集；有些工作人員立檔不盡責，不嚴格按規定立檔，不及時進行移交，任意分散檔案等。

（三）公安檔案管理中信息化管理程度偏低。在信息化時代的基礎上，公安檔案信息化系統的建設，重點在于強調信息的飛速傳輸，而忽略了對公安檔案信息內容的綜合利用以及全面管理，網絡還只是檔案管理工作中一種輔助性工具，管理方式并未發生根本上的變化。此外，受老舊管理觀念的影響，公安檔案管理工作還一直處在提供利用、接發信息的被動工作模式，信息化的作用并未充分發揮。此外，在檔案管理工作中，雖然治安、消防、刑偵、戶政等各個公安機構都已經建立了信息化系統，但個個都是互相獨立的，并未實現各公安機構系統的互相連接，檔案材料信息無法實現共享，致使各個公安機構建立的檔案信息化系統很難發揮出最優的效果。

二、有效提升公安檔案管理工作的措施分析

（一）強化公安檔案管理隊伍的建設。強化公安機關檔案管理隊伍的建設是做好檔案管理工作的重要前提。首先，公安領導層要具備較高的綜合素質，公安領導要從思想方面重視公安檔案管理工作，要具備歸檔意識，意識到公安檔案工作在公安機關中的重要作用。其次，還需要增加經費投入，改建檔案室的基礎設施建設，改善檔案部門的物質條件和保管環境，配置網絡、計算機等現代化設施，大力鼓舞檔案管理人員主動、積極地參與業務培訓，調動他們的工作積極性。此外，檔案管理人員還需要提升自身的綜合素質，愛崗敬業，轉變傳統的觀念，重視更新知識，以適應現代信息化時代需求。

（二）強化檔案材料文件的收集工作。公安材料文件的收集工作是檔案管理的基礎。材料收集越完善，檔案工作就越好開展，內容就更豐富，開發利用也就越方便。首先，健全材料文件收集制度。檔案材料文件收集工作的要求就是收集一切具備科學價值和憑證作用的材料，因此公安檔案部門應該不斷完善現有的檔案資料收集制度，對檔案資料的收集標準、范圍、原則、方法等作出具體的規定。其次，明確資料收集的范圍。通常情況下，公安材料文件的收集不能只重視紙質文件形式，還應該包含聲像、錄音、光盤、照片等其他的介質載體。再次，創新檔案收集的方式。依據公安機關每個部門的實際情況，使用事先監控收集文件等形式，采用重點收集與廣泛收集相互結合的方式，用盡一切方式收集各種載體和公安門類的視聽資料、紙質文件。

（三）提升公安檔案管理工作中的信息化程度。要想創建滿足公安機關需求的檔案管理信息體系，需要先做好以下兩個方面：第一，選擇高水平、專業的公安檔案管理人員，改變傳統的管理模式，在高效、規范地完成基礎的檔案管理工作之外，還要不斷創新、開拓新的管理模式，學習新型的網絡管理知識、軟件使用技術，以更好地提高自身的業務水平。第二，要優選平臺，實現各個部門檔案庫的高效連接。在選擇開發平臺過程中，要優選分布式的管理系統，在各個公安部門內建立對應的檔案庫，并互相連通，利用信息化系統來直接實現信息材料資源的存取，用較少的財力、物力、人力投入，完成檔案信息文件利用的最大化，同時在此過程中，還需要結合檔案管理的具體要求進行系統設計，改變之前的分段式管理模式，保證對公安電子檔案文件的利用、存取、更新的全方位管理。

三、結束語

總而言之，規范科學的公安檔案管理工作才能不斷提升公安部門的工作效率和管理水平，做好檔案管理的利用開發，不僅能夠有助于公安檔案管理工作人員實現自身的價值，還能夠為民生建設、社會進步、經濟發展作出巨大的貢獻。