單位檔案管理的新思考

文/湖南水利水電勘測設(shè)計研究總院 劉立堅 徐佳擁

單位檔案管理的新思考

文/湖南水利水電勘測設(shè)計研究總院 劉立堅 徐佳擁

隨著時代的發(fā)展與改革的深化，單位的檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是企業(yè)信息的重要載體，它記載著企業(yè)在過去期間運行留下的痕跡，可以為單位在今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得生存與發(fā)展。近年來檔案管理也不斷更新進步，陳舊的管理模式有待創(chuàng)新。下面一點點拙見希望同行們給予指正。

檔案；檔案柜；新編號

一、檔案管理的必要性

我們保存的檔案，大部分是科技檔案，它們是很多高端人才和大量工作人員長期實踐和科研活動的結(jié)晶，記錄了他們專業(yè)學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技能、學(xué)術(shù)水平、科研成果等信息；還保存著各種有價值的歷史數(shù)據(jù)和許多國家的機密檔案，為我們留下了非常豐富的知識和財富，我們有責(zé)任對檔案進行妥善保管。

二、單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

根據(jù)我們單位檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了一些問題：首先是檔案入庫麻煩，為了存放一份檔案，工作人員要查找好幾個檔案柜，因為檔案要集中有規(guī)律地放到分門別類的位置；借閱檔案也是一樣；移架，因為要將相同類型的檔案放到一起，便于管理和查找，往往由于預(yù)留位置不夠，又因為庫房有限，檔案柜的增加，會產(chǎn)生大量的檔案需要移架。這些問題產(chǎn)生的原因，一是以前檔案少，只要放到預(yù)留的位置就很容易找到，隨著檔案的不斷增加，問題就越來越明顯，陳舊的管理模式已經(jīng)不實用，我們要不斷創(chuàng)新，提高檔案的管理水平。

三、檔案管理工作存在問題的應(yīng)對措施

（一）強化檔案管理意識。首先單位負責(zé)人應(yīng)該對本單位的檔案管理工作給予高度重視，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提條件，讓他們從本質(zhì)上認識到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學(xué)有效的依據(jù)。

（二）檔案管理應(yīng)與企業(yè)的信息化管理相結(jié)合。傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)量大、差錯率高、效率低、保密性差，并使一些不法分子有可乘之機。隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，進行信息化管理，充分實現(xiàn)檔案的輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時為企業(yè)提供迅速、準確、全方位的檔案信息奠定基礎(chǔ)，也為企業(yè)的正常良性循環(huán)起到一定的作用。

（三）創(chuàng)新檔案管理方法。以本單位為例，采用檔案柜編號的方法，筆者通過了工作實踐，效果不錯。具體說明如下：我們?nèi)绻麑n案柜編號，給檔案一個“存架位置”結(jié)合電腦管理，就很方便了。檔案柜編號規(guī)律如下：一個完整的“存架位置”由“庫房編號—檔案柜編號—格數(shù)（X）—層數(shù)（Y）”組成。X是水平方向的格數(shù)；Y是垂直方向的層數(shù)。以存放地形圖的多層一格檔案柜為例，具體以2122庫房的998號檔案柜為例，我們?yōu)樗幪柸缦拢?/p>

2122—998—1—15 2122—998—1—10 2122—998—1—5

2122—998—1—14 2122—998—1—9 2122—998—1—4

2122—998—1—13 2122—998—1—8 2122—998—1—3

2122—998—1—12 2122—998—1—7 2122—998—1—2

2122—998—1—11 2122—998—1—6 2122—998—1—1

這是2122庫房998檔案柜的所有存架位置。例如：2122—998—1—1，表示2122庫房，998號檔案柜，第一格，第一層的位置；2122—998—1—2表示這份檔案放在2122庫房，988號檔案柜的第一格，第2層的位置；2122—998—1—15表示2122庫房，998號檔案柜，第一格，第十五層的位置。每個位置，都存放了規(guī)定的地形圖，8—49—127—42—64，這些地形圖都存放在2122—998—1—1位置；8—49—127—21—42則存放在2122—998—1—2位置；8—49—126—21—42放在了2122—998—1—5位置上。當有人借用地形圖，只要把地形圖的名稱或者圖號輸入電腦一查，就可以找到地形圖的“存架位置”，而且，如果需要調(diào)整工作崗位，新人也很容易上手。地形圖的借閱比較簡單，就傳統(tǒng)的管理模式來說，檔案的借閱就復(fù)雜多了，但是如果給每份檔案一個“存架位置”，檔案找起來也會很簡單，那些很久都不借閱的檔案也馬上可以找到。檔案柜編號后，解決了庫房緊張的難題，沒必要預(yù)留3—5年的位置，只要預(yù)留每個項目的檔案位置了，這樣可以充分利用庫房和檔案柜了，雖然感覺上有點亂，但是，形散而神不散，不但可以使工作簡單化，而且可以減少大規(guī)模的移架，有時間了，只要輕松的調(diào)整檔案，也不用擔(dān)心找不到檔案了。有了檔案柜編號，不但查找檔案、檔案入庫、借閱檔案方便多了，也能減少很多不必要的移架，而且，可以最大限度地利用庫房和檔案柜。新檔案入庫，可以，先在電腦上查找檔案所在的項目的檔案柜，就可以直接把檔案放到指定的位置上；當有人借閱檔案時，在電腦上也可以很快找到檔案的“存放位置”，直接找到檔案。本單位通過六月份的崗位培訓(xùn)，收獲不小，老師講到了檔案柜的編號，講了蛇形編號，現(xiàn)在我們單位就面臨著大規(guī)模的移架，因為，庫房少，檔案不斷增加，新買來的檔案柜只有加疊在現(xiàn)有的檔案柜上方，所以，又只得重新編號，重新編號就面臨著移架。如果用了新的編號，就避免了大量移架。

四、結(jié)語

總之，企業(yè)實行現(xiàn)代化管理不是局部的，應(yīng)該是全方位、全領(lǐng)域的，檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的重要標準，所以企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時也注重專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)培養(yǎng)，最終使檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。關(guān)于檔案柜新的編號方法，筆者通過了工作實踐，效果不錯，希望得到同行們的認同。