談機關檔案管理工作存在的問題及對策

文/成都市青白江區城鄉管理局 萬莉

談機關檔案管理工作存在的問題及對策

文/成都市青白江區城鄉管理局 萬莉

改革開放以來，通過對機關檔案資料的規范管理，實現了檔案“見證歷史、記錄工作、指導工作”的實用價值，通過引入信息化手段，進一步增強了機關檔案數據化、信息化管理水平。但實際機關檔案管理工作依舊存在問題，這些問題的存在制約著機關檔案管理工作的高效進行。本文主要就對機關檔案管理工作中存在的問題進行闡述，并且提出一些科學有效的措施對這些檔案管理問題進行有效解決。

機關檔案管理；問題；對策

眾所周知，檔案管理工作在我國各個機關和企業機構中都有所存在，機關檔案記錄著我國各個行業的發展史以及發展成果，通過對這些檔案的利用可以引導我國各行各業更好地發展。由此可見，做好機關檔案管理工作對于我國社會經濟的全面發展有著舉足輕重的作用。

一、機關檔案管理工作中存在的問題

（一）機關檔案管理工作與社會發展的要求不同步。隨著我國對機關檔案管理工作的重視，機關檔案管理工作做得越來越好，而且還利用了先進的技術對這些檔案進行高效安全管理。但是在實際中，我國機關檔案管理依舊存在很多問題，無法與現代社會發展的要求相同步。主要就是因為目前很多機關檔案管理部門沒有利用先進的技術和先進的管理方案對這些檔案進行管理，導致這些機關檔案的安全無法得到保證。與此同時，很多機關檔案管理部門沒有嚴格遵守檔案管理規章制度，對檔案進行隨意管理，導致現代版的機關檔案管理工作無法與時俱進，不能夠充分發揮好機關檔案應有的作用。

（二）機關檔案管理工作不到位，與社會的發展要求不相適應。在實際工作中，很多機關檔案管理領導沒有很重視對機關檔案的管理工作，而且建設起來的機關檔案管理單位條件也不是很好，導致機關檔案管理工作不到位。另外，有些地方的機關檔案室非常破舊，保管條件非常差，甚至有些檔案已經發生霉變或者被蟲蛀的現象。這也就說明很多機關檔案管理部門的管理體制不是很健全，對機關檔案管理工作不是很重視，這種情況會嚴重損害檔案資料。

（三）機關檔案管理人員的管理水平存在缺陷。目前很多機關檔案管理人員的管理水平并不是很高，這些管理人員很多是兼職，不是專職從事檔案管理工作，沒有比較過硬的專業知識，管理能力也不是很強，無法根據現代化的技術對機關檔案管理水平進行提升，最終會導致機關檔案管理工作做不到位。與此同時，很多機關檔案管理人員的基本素質不是很高，不能夠嚴格按照規章制度對機關檔案進行管理，導致機關檔案在管理的過程中存在很多不安全的隱患。而且隨著社會經濟和科學技術的發展，人們對檔案管理工作的要求也越來越高，機關檔案管理人員只有提高自身素質和專業技能才能夠從整體上提高機關檔案管理水平。

二、加強機關檔案管理工作的對策

（一）機關檔案管理工作應該與時俱進。隨著改革開放的進行，社會經濟和科學技術都取得了比較好的發展成果，這種社會背景下，國家對機關檔案管理要求進行了提升，機關檔案管理部門要結合時代的發展以及工作實際對機關檔案管理水平進行提升，而且還要對其進行創新，爭取使得現代的機關檔案管理水平能夠適應現代化社會經濟的發展，做到與時俱進。

（二）加強機關各項檔案管理工作。眾所周知，機關檔案管理工作是一項政策性比較強的工作，也是專業技能要求比較高的一項工作，如果能夠采取有效的措施對機關檔案進行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機關檔案管理部門需要結合檔案管理現狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發現檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進行解決，這樣就可以保證機關各項檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機關檔案管理工作還需要專門的機關檔案管理部門和機關檔案管理人員從事對機關檔案的收集、加工和整理，爭取盡最大努力保證這些機關檔案的質量。

（三）提高機關檔案管理人員的整體素質。之前由于機關檔案管理工作人員的管理方式不當，管理手段陳舊、管理技術落后，而導致機關檔案受損，因此，機關檔案管理部門需要緊跟時代的發展腳步，創新機關檔案管理方式，并且從整體上提高自身的職業道德，這樣就可以保證機關檔案工作做得更加到位。同時，黨政機關部門還需要給這些檔案管理人員進行專業知識的培訓，教會他們如何采用正確的方法對檔案進行管理，從而帶動這些機關檔案管理人員更加恪盡職守地做好自身的本職工作。

（四）提升機關檔案管理的信息化水平。長期以來，機關檔案管理多數處于人工管理的方式，信息化水平不高，保存、查閱等均有不便。在當今大數據、信息化高速發展的大背景下，建議國家應制定統一標準的檔案信息化管理制度，就檔案的電子化、圖文化、信息化作出明確規定，從而實現機關檔案資料在保存紙質件的同時，又有電子檔案的備份，既方便保存，也方便查閱，而且在條件成熟后，在確保信息安全的前提下，建立上下互通的電子檔案查閱系統，實現檔案資料信息共享。

三、結語

綜上所述，機關檔案管理工作的高效進行對我國經濟發展和歷史成果的保護都有著極大的促進作用，因此，機關檔案管理人員需要不斷完善檔案管理機制，與時俱進地做好機制的創新工作，提升機關檔案管理工作的信息化和科學化水平，從而推動我國機關檔案管理事業的快速發展。

[1]陳偉.談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技(中旬刊),2016(12):20-21.

[2]程力.淺談新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].才智,2016(13):252.