淺談檔案管理員的素質與檔案管理

文/菏澤市食品藥品檢驗檢測研究院 黃倩

淺談檔案管理員的素質與檔案管理

文/菏澤市食品藥品檢驗檢測研究院 黃倩

本文簡要分析檔案管理員的思想素質、專業素質以及文化素質對檔案管理工作的影響，并進一步探究政治品德與職業道德修養、文字編撰能力與寫作能力、基礎知識與管理流程、組織協調能力、現代信息技術與檔案管理工作之間的內在聯系。

檔案管理員；思想政治素質；專業素質；文化素質

檔案服務質量與服務水平受到檔案管理員的多方面影響，其專業素質、思想政治素質與文化素質，對其影響尤其深遠。隨著現代科技的不斷進步與發展，檔案管理工作向高質量、高度信息化的轉型成了必然趨勢，由此，檔案管理員的各方面素質，也需要達到更高的標準。檔案管理員如何結合工作實際，全面提升自身素質，需要進一步探究。

一、檔案管理員的思想素質與檔案管理

思想素質是影響檔案管理員主動積極性的核心影響因素，其中包含政治品德與職業道德修養兩個方面。其中，檔案管理員的政治品德，主要包含思想作風、政治態度等，良好的政治品德，能夠確保檔案管理員的紀律觀念以及保密觀念，并能有效促使檔案管理員形成良好的保密習慣。在發展的新時期，信息技術的引進，在一定程度上提升了檔案資料的安全性，其傳播便捷性也對檔案管理員的政治品德提出了新的考驗。而檔案管理員的職業道德修養，則是指其職業行為的規范性，再加上檔案管理員本身的道德觀念以及品質情操，從意識與情感上，規范檔案管理員的工作態度與工作方向。由此可以看出，檔案管理員的思想素質對檔案管理具有正向引導的作用，著重培養檔案管理員的政治品德與職業道德修養，全面提升檔案政治、檔案技術以及檔案內容的安全性，杜絕由檔案管理員工作疏忽導致的檔案泄密事故。

二、檔案管理員的專業素質與檔案管理

（一）熟悉基礎知識與管理流程。檔案管理工作本身具有一定程度的綜合性，工作內容包括科學的檔案管理、系統的檔案服務，要全面確保管理檔案的完整性與系統性。因此，檔案管理員應明確《檔案法》中的相關法規條款，并嚴格按照法律規范展開相關檔案管理工作。為確保檔案管理員全面掌握檔案管理基礎知識，應組織相關專業培訓，或聘請檔案管理專業畢業的人員來擔任檔案管理員，制定明確的規范，要求檔案管理員掌握相關基礎知識，如文秘知識、歷史知識、計算機知識、目錄學知識等，還可根據檔案的具體內容，適當增加知識儲備要求。檔案管理工作的細致性與復雜性，需要檔案管理員對管理流程熟悉掌握，才能有序進行檔案管理工作，針對檔案借用、檔案歸還的相關操作流程，以及新時期檔案管理的新標準進行必要技能培訓，推動檔案管理質量的提升。

（二）具備組織協調能力。檔案管理工作的順利、完整進行，需要各部門的協調運作，因此檔案管理員需要具備一定的組織協調能力，實現與各部門相關人員的交接與聯系工作，做好各部分檔案的收集、整理、歸檔工作，方便其他人員的查閱與借用。檔案管理員若想有效提升自身的組織協調能力，首先應注重宣傳檔案制度與管理規定，主動與檔案使用者交流，了解其需求與查閱動機，進一步完善檔案管理工作內容。

（三）掌握相關現代信息技術。檔案管理工作的信息化，需要檔案管理員對現代信息技術達到一定的熟練程度。熟練掌握多媒體技術以及相關管理軟件的操作，進而輔助進行檔案電子化工作，結合規范性的電子檔案管理，提升管理效率與工作質量。充實檔案管理員的培訓內容，使其具備利用管理軟件將片段檔案信息重新組合的能力，還能熟練運用網絡技術進行檔案共享操作，幫助實現檔案管理的電子化轉變。

三、檔案管理員的文化素質與檔案管理

檔案管理員的文化素質要求，是需要檔案管理員具備一定的文化知識，進而實現對檔案專業知識的學習與掌握，幫助提升檔案管理工作水平。文化素質中包含的文字編撰能力與寫作能力，對檔案管理工作的順利進行具有重要作用。檔案管理過程中的質量分析、整理以及歸檔等工作環節，涉及眾多的文字材料，整理工作中需要大量的目錄編制、大事記編寫、年鑒整理等，其文化水平決定了相關整理工作的水平。此外，檔案管理的信息化，還涉及眾多的檔案錄入工作，若要確保檔案錄入的準確性與完整性，其文化知識水平必須要達到一定的標準，才能使檔案信息化達到相應的質量要求。通過分析，我們能夠明確，檔案管理員的文化素質，主要體現在文字材料組織、概括以及文字表達與寫作能力等多個方面，檔案管理員良好的文化素質，能夠全面保障檔案資糧的完整性、效用性與安全性。

檔案管理員素質與檔案管理之間有著重要關系，思想素質是工作質量的保證，專業素質是工作水平的關鍵，而文化素質是工作開展的前提。思想素質、專業素質、文化素質共同組成了檔案管理員的個人素質，對檔案管理工作的順利進行具有直接或間接的影響作用，只有檔案管理員的素質達到了發展要求，才能進一步提升檔案管理事業的發展與前行。

四、結束語

綜上所述，檔案管理員的綜合素質提升，對檔案管理工作的順利開展與改革具有重要的作用。通過科學、系統的分析發現，檔案管理員素質與檔案管理之間相輔相成，檔案管理員的素質提升，能夠更好地實現檔案管理工作的實際存在價值；而檔案管理工作質量的提升，也是檔案管理員工作效用性的主要體現。因此，重視檔案管理員的素質培養，對檔案管理工作的發展有促進作用。

[1]李燕.芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].科技風,2017(05):283-284.

[2]李曉敏.淺談檔案管理信息化背景下檔案管理員應具備的素質[J].辦公室業務,2017(01):37.