新形勢下檔案管理工作的規范化探討

文/山東省棗莊市市中區農村能源辦公室 邢燦

新形勢下檔案管理工作的規范化探討

文/山東省棗莊市市中區農村能源辦公室 邢燦

檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，也是國家檔案事業最基本的組成部分。隨著社會進步與信息化時代的到來，檔案管理工作也發生了翻天覆地的變化，其形式不再局限于傳統的紙質載體，而是轉變為電子文檔、影像及音頻形式，這使得檔案管理工作面臨著全新的挑戰和契機。新形勢下，如何使檔案管理工作實現規范化是每個檔案管理工作者應思考的問題，本文就這一問題進行探討，以供參考。

新形勢；檔案管理；規范化

檔案管理也稱檔案工作，它是指將分散、零亂以及失去實際使用價值的文件進行集中、系統地保管，從而為今后的需要提供憑證和參考依據、價值的總稱。檔案管理在企業或者國家機關中看似沒有多大的作用和貢獻， 但是在實際發展中，它卻是企業或者國家機關中重要的工作組成部分，直接關系到企業或國家機關是否能夠健康發展。另外，檔案管理也是一項維護和保護歷史發展的關鍵性工作。檔案管理工作的規范化，既是檔案順利管理的保障，也是一個企業和單位管理水平的體現；它既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，又在單位現階段發展狀況、單位人員的綜合素質、以往的經驗教訓以及未來的發展規劃等方面為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據，從而幫助決策者作出科學合理的、適合單位長期使用的發展規劃。

一、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認識不足。在當前某些企業或某些機關的檔案管理工作中，存在著檔案工作制度落實不到位、管理不規范、工作缺乏連續性等現象，歸根究底，主要是對檔案管理工作的重要性認識不足。很多人對檔案管理工作的認識存在一定的誤區，認為檔案管理工作就是抄抄寫寫，完全是多余的，而且檔案資料記錄的都是過去的事，整理檔案資料不僅需要浪費大量的人力和物力，還浪費時間，完全多此一舉。

（二）檔案管理硬件設施不齊全。當前很多企業或機關中，沒有專用的檔案室和專門管理檔案資料的管理人員，檔案資料存在多處存放的現象，且存放地點不干凈，有的甚至發生霉變、灰塵和蟲蛀，導致檔案資料被損壞和遺失，不僅查找困難，而且影響檔案資料的完整性和整潔性。另外，在新形勢的影響下，由于很多企業和機關啟用了自動化和信息化的檔案管理系統，從而使得他們失去了對傳統的紙質檔案資料的保存觀念，在辦公場所的搬遷中，很多紙質的檔案資料被遺失和損壞。

（三）檔案管理工作創新意識不足。創新是檔案管理工作中的重要環節，只有勇于創新，才能有效提高檔案工作管理的質量和效率，進而實現檔案管理工作的規范化。但是，在當前檔案管理工作中，很多還缺乏創新意識，其工作方式及管理體制過于單一和老舊，仍采用傳統的管理模式，影響檔案管理工作的發展和進行。

二、新形勢下加強檔案管理工作規范化的措施

（一）完善、健全檔案管理工作的規章制度。俗話說：“無規矩不成方圓。”要想使檔案管理工作更加系統化和規范化，就必須完善、健全檔案管理工作的規章制度，使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不僅是提升其科學化、合理化、規范化的保證，也是檔案管理工作法制化的要求。各企業及機關應從單位檔案管理工作的實際出發，制定出一套行之有效的管理辦法和規章制度，加強檔案管理人員的法制教育，不斷培養并提高其相關知識、職業素養及憂患意識，幫助他們明確相關的法律、法規，保證其工作行為的合法化，從而有效發揮出檔案管理的作用。

（二）轉變落后觀念。為了提高新形勢下檔案管理工作的水平及規范化，就必須轉變落后觀念，提高對檔案管理工作的認識及對檔案管理工作重要性的認識，改變以往錯誤的觀念。各企業及機關領導首先要樹立正確的檔案管理意識，重視檔案管理工作，從思想上抓起，加強對檔案管理工作人員進行思想教育，加強對檔案管理工作重要性的宣教，向其展現檔案管理工作為單位創造的一系列成果，并切實加大監督及執行力度，從而糾正檔案管理工作人員的工作態度，使他們從內心深處充分認識到檔案管理工作的重要性，意識到自身的責任及崗位職責，進而全身心地投入到檔案管理工作中，高效率、高質量地完成工作任務。另外，要勇于創新，因地制宜，充分利用好計算機及網絡技術，改變傳統的管理方法，通過現代化的管理方法提高檔案的利用率，最大限度地實現檔案管理的價值。

（三）提高檔案管理人員的能力和素質。身為檔案管理人員，一方面是要具備基本的職業道德修養，另一方面要充分掌握信息技術。因此，各企業或機關要加強培養檔案管理人員的專業知識，不斷優化及更新其知識結構，加強培養其職業道德，使得檔案人員從“理論型”“實干型”向“技術型”轉變。另外，企業或機關要設立專用的檔案室，做好文書以及電子文件之間的連接工作，運用存儲量大、質量較好的磁盤進行保存，從而增強檔案管理的壽命。

三、結束語

檔案管理工作的規范化，既為檔案管理工作的順利進行提供了有力的保障，又符合現代社會發展的需求，同時又體現了一個企業和單位的管理水平，為單位決策者提供了重要的、詳細的、真實的資料和依據，從而幫助決策者作出科學合理的、適合單位長期使用的發展規劃。因此，各單位應重視檔案管理工作，轉變落后觀念，完善、健全檔案管理工作的規章制度，加強提高檔案管理人員的能力和素質，從而實現檔案管理的價值。

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