淺談如何發揮檔案工作的服務職能

張素霞

淺談如何發揮檔案工作的服務職能

張素霞

本文將簡要淺談檔案工作服務職能的發揮，并對檔案管理工作的主要作用做一個簡要的論述。針對目前我國事業單位、企業發展中存在的各項基本問題提出相應的解決措施，以期為其他研究人員提供更為豐富的參考資料。

如何 發揮 檔案工作 服務職能

檔案工作也稱之為檔案管理，其主要是要由檔案館直接對檔案實體（文件資料）和檔案信息進管理，并利用這些檔案信息對機構和個人提供各項業務及服務。經濟的快速發展使得人們對事業單位、行政機關以及企業的管理的要求越來越高。而檔案管理工作作為企業、政府單位發展中的重要部分，其具有非常重要的價值和積極的作用。服務職能作為檔案工作的重要職能，其主要目的是為社會、單位提供更為良好的服務，也對提升檔案管理工作具有非常大的意義。因此，為了能為企業、事業單位的發展提供更好的檔案管理服務。

一、檔案工作的主要作用

檔案工作的存在主要有兩個作用，一個是客觀的記錄歷史，一個是對其他研究者提供參考和解決的作用。歷史是不斷流逝的，如果不把它記錄下來，后人是無法獲悉當今社會發展的具體情況。因此，檔案作為記載歷史的一種方式，其對延續歷史、記載歷史具有非常大的積極作用。只有通過檔案材料的記錄才能夠讓歷史重新展現出來。因此，客觀記錄是檔案工作的首要功能。其次，檔案在客觀記錄之外，還可以為單位及個人提供查閱的功能，使得他們能夠知曉這些歷史事件，以此在更好的汲取經驗和教訓，為今后的發展提供更為可靠的依據。因此，參考和借鑒是檔案工作的第二個作用。

二、目前我國檔案管理中普遍存在的問題

（一）未深刻意識到檔案工作的重要性

在我國很多事業單位及企業管理過程當中，很多單位認為檔案管理對自身的發展無法發揮出有效的推動作用，因而也就對檔案工作不夠重視，對檔案管理工作的認識也不夠全面，使得檔案管理的客觀記錄功能和參考、借鑒無法充分發揮出來，檔案工作也就無法為企業、事業單位的發展提供更良好的服務了。

（二）檔案工作的管理較為混亂

檔案工作作為一項系統性、工程性的工作，其始終貫穿于企業發展和社會發展的整個過程，每個單位也都離不開檔案管理工作。但是，實際上，很多單位的檔案工作由于缺乏科學、合理的管理制度而使得檔案工作的管理較為混亂。

三、充分發揮出檔案工作服務職能的有效策略

（一）樹立深刻的檔案工作意識

要想充分發揮出檔案工作的服務職能，首先就得樹立深刻的檔案工作意識，充分認識到檔案管理工作的重要性。首先，應不斷提升檔案管理人員的思想意識和專業能力，以此不斷提升我國檔案工作的規范化和科學化。其次，還應該針對目前我國檔案管理中存在各項制度不健全、管理方法滯后等問題，采取行之有效的措施，以此有計劃、有步驟的提升檔案工作的管理水平。

（二）切實提高檔案管理人員的綜合素質

要想充分發揮出檔案管理的服務智能，其還應該注重對檔案管理人員的業務素養和技能水平的提高。首先，應該不斷強化檔案工作人員的思想責任。這主要是因為檔案管理工作需要從業者具有超高的耐心、細心和責任心，才能將檔案管理工作搞好。另外，由于檔案管理的內容都是企業和事業單位的機密，也涉及的到企業和事業單位發展及個人的隱私，只有具有較強責任心的工作人員才能保證這些資料的安全性，才能保證人們的隱私。其次，還應該加強對檔案管理人員的培訓力度，積極開展各項檔案管理培訓活動和專題講座活動，不斷豐富檔案管理工作人員的工作經驗，幫助其汲取更多的成功經驗打下基礎。只有這樣，檔案工作人員才能為事業單位及企業提供更好的服務。

（三）不斷規范檔案管理的工作流程

檔案工作作為企業和事業單位發展中的重要內容，其應該不斷規范檔案管理的工作流程，使得檔案管理工作的超制度化和規范化的方向發展，在后期查閱過程中，就可以為他人提供更加規范化和科學化的檔案服務。因此，檔案管理部門首先應不斷強化現有檔案管理制度的建設，完善檔案管理的辦法，對檔案的接收、管理和查閱都應該予以細化，通過這一系列規范化的措施來提高檔管理的質量和工作水平，進而提升檔案管理的服務水平。另一方面，單位還應該針對檔案管理工作定期召開月度例會或者是周例會，主要是為了解決目前檔案管理中存在的各項問題，目的是為了提升檔案管理工作的質量，提升檔案管理工作單位發展服務職能的發揮效益。

（四）積極構建良好的管理環境

為了充分發揮出檔案管理工作的服務職能，保障各項管理措施的貫徹落實，單位還應該積極構建起一個良好的檔案管理環境。首先應加強對檔案管理工作重要性的宣傳和普及，利用各項宣傳工作幫助人們樹立正確、深刻的檔案工作意識，讓全體員工意識的檔案工作的重要性及價值，以此為后期檔案管理工作的開展構建起良好的工作環境。

四、結語

總之，檔案管理對單位的發展具有非常大的積極作用和價值，其不僅記錄了單位現在所發生的一切事實，還為單位的正確發展提供了可靠的信息依據和參考資料。因此，單位應該充分重視到檔案工作的重要性，并依據自身具體的情況予以相應的改良和革新，進而提高檔案工作的質量，最終為單位的發展提供更好的服務。

［1］李月嬌.淺談如何發揮計生業務檔案管理的服務職能［J］.辦公室業務，2016（01）:89～90.

［2］劉艷.試析新形勢下如何更好地發揮檔案工作的服務職能［J］.黑龍江檔案，2011（06）:91.

河南工業技師學院）