關于提高房產檔案管理水平的思考

高 磊

關于提高房產檔案管理水平的思考

高 磊

房產檔案是城市房產權屬登記管理的重要依據，是整個房產管理的基礎。近年來，隨著房地產市場的發展，房產檔案管理工作發揮了重要的作用，為房地產權屬登記、房產交易、房產糾紛仲裁、抵押繼承、產權演變、物業管理、房屋征收拆遷、城市規劃、城市建設和保障房地產產權人合法權益等各方面工作，提供了科學、便捷、法律的服務。但是，也存在著檔案管理意識不強、人員專業素質不高、現代管理手段滯后等亟待解決的問題，影響著房產檔案管理服務的進一步發揮。因此，必須認真研究和破解這些難題，提升房產檔案管理的水平。

房產 檔案 管理

一、加快建立房產電子檔案步伐，提高房產檔案利用率

房產檔案的根本目的就是在于利用。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案更新速度較快，因此，在房產檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制、保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步異動，這是房產檔案管理的核心所在。通過建立房產電子檔案，可以有效地提高房產檔案管理工作的效率，一方面檔案人員通過計算機網絡實現檔案信息的快捷傳輸、有效反饋、提供利用、資源共享。在提高房產檔案利用率的同時，可以實現房產檔案的網上收集以及房產信息的動態管理，從而有效地保證了房產檔案的歸檔率與完整率；另一方面，房產電子檔案的建立可以極大地提高房產檔案信息的查全率和查準率。同時，隨著房產交易的日趨頻繁，檔案利用人次的不斷增多，陳舊的管理模式已不能適應現在房產檔案管理的要求，房產檔案要想獲得更快發展，就必須樹立超前的服務意識，主動服務百姓，讓檔案貼近百姓。因此，使用現代化管理手段，實現房產檔案信息化管理，建立房產電子檔案勢在必行，將館藏的權屬檔案全部采用電子掃描錄入的方式轉化為產權電子檔案信息，把產權產籍交易合為一體，使產權登記發證、產權交易、房產抵押、驗證等工作逐漸由手工作業過渡到了網絡微機作業，實現房產檔案的全文數字化，迅速準確的提供房產權屬人、房屋結構、面積、抵押、產權處理等檔案信息查詢服務。

二、強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡

房產檔案是房產管理部門在房產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料，是從事房產管理活動真實的歷史記錄，是房產所有權、使用權的憑證。但是，在現實管理中，尤其是在基層單位，領導重視不足，檔案意識薄弱。這是目前影響房產檔案管理進一步提升管理水平的最大問題。一些領導和工作人員的檔案意識比較薄弱，對房產檔案管理的重要性、內涵、機制等認識不足，未能從人力、物力、財力上給予足夠的投入，致使許多檔案資料只是處于長期堆放的狀態。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的科學方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。因此，為使房產檔案管理進一步規范化、科學化，必須強化檔案管理意識，健全檔案管理網絡。一是要充分認識房產檔案管理的重要性。房產檔案工作是一項意義重大、平凡樸實、艱苦清貧、復雜細致、服務性很強的工作，是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。檔案管理及工作人員要始終保持良好的心態，牢固樹立全心全意為人民服務的思想和良好的工作態度，發揚不辭辛苦、腳踏實地、精益求精的敬業精神，滿腔熱情地為社會服務；二是要建立房產檔案管理網絡，切實加強對檔案管理工作的組織領導。要按照“上下聯動、整體推進”的總體部署，建立專門檔案館，配備專職檔案管理員，對各部門、各科室提出明確的要求，各業務科室有分管檔案工作負責人，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作，形成人人重視、齊抓共管的檔案管理網絡；三是要制定一系列房產檔案管理制度和措施。要將檔案管理工作納入房管工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確責任，納入年終目標考核。同時，結合實際制定房產檔案管理實施細則和管理考核辦法，不定期組織考核，嚴格獎懲制度。檔案館每年初要制定專門的檔案工作計劃，年末進行專門的檔案工作總結，及時向上級檔案部門報告，保證檔案的完整歸檔、安全管理和有效利用，促進檔案管理水平的提高。

三、加強檔案隊伍建設，提升全員綜合素質

房產檔案越來越重要已經成為共識，但房產檔案工作人員素質參差不齊，一些單位將檔案室作為養老院對待，工作人員盡是些老弱病殘，嚴重制約了房產檔案管理水平的提高。因此，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，加強學習業務知識和檔案管理的法律法規，主動、及時地提升自己的政治理論水平、相關科學文化水平和檔案管理水平，更好地適應工作的需要。要掌握豐富的房產檔案專業知識，減少工作的隨意性和盲目性。房產檔案工作專業性很強，檔案管理人員必須具備扎實的檔案專業知識，掌握檔案學的基本原理和檔案文獻編纂學等檔案理論基礎知識、檔案管理的各種實際操作方法，用豐富的檔案專業知識去指導和推動工作，解決實際工作中出現的問題，從而減少工作的隨意性和盲目性要掌握運用計算機的知識，增強檔案管理自動化運作的能力。現代檔案管理人員要熟練掌握檔案管理自動化辦公設備與檔案管理軟件的操作，充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。檔案主管部門要加強業務指導和培訓，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范，并運用到自己的工作中去，使房產檔案在解決房屋拆遷引發的產權糾紛、補償糾紛，保護業主的合法權益方面發揮重要的法律憑證作用。

山東省高密市房地產交易中心）