企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化若干問題探析

文/西安電力高等專科學(xué)校 段軍麗 劉紀(jì)衛(wèi)

企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化若干問題探析

文/西安電力高等專科學(xué)校 段軍麗 劉紀(jì)衛(wèi)

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為企業(yè)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了保證企業(yè)檔案與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展，我國企業(yè)均已經(jīng)開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。該項(xiàng)工作的開展提高了企業(yè)檔案管理水平，然而通過分析企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展過程，卻不難發(fā)現(xiàn)諸多問題。本文圍繞“企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題”展開討論，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供幫助。

企業(yè)；紙質(zhì)檔案；數(shù)字化；問題探析

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案有著明顯的優(yōu)勢(shì)。近年來隨著我國科技的不斷發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用得到了來自社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。《電子簽名法》的頒布實(shí)施為電子檔案的廣泛應(yīng)用夯實(shí)了基礎(chǔ)，我國企業(yè)紛紛加入檔案數(shù)字化行列。毋庸置疑的是，在轟轟烈烈的紙制檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，企業(yè)的檔案管理獲得了巨大的成功，然而，通過研究企業(yè)紙制檔案數(shù)字化過程，卻不難發(fā)現(xiàn)眾多問題。

一、硬件設(shè)備的選擇問題

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是利用先進(jìn)的設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將載體為紙的檔案變?yōu)檩d體為磁帶、光盤等、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的圖像或是文本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程必須使用兩類硬件設(shè)備，分別是掃描儀和數(shù)碼相機(jī)。從使用效果看來，上述兩類硬件設(shè)備都能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，企業(yè)在完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，可以依據(jù)自身的實(shí)際情況科學(xué)選擇。毋庸置疑的是，優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備能夠提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化的效果，但優(yōu)質(zhì)設(shè)備價(jià)格昂貴，如果在普通的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中大量應(yīng)用，企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成本將會(huì)大幅度提高；普通的硬件設(shè)備雖然也能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但數(shù)字化紙質(zhì)檔案質(zhì)量較差。基于以上，企業(yè)在選擇硬件設(shè)備進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，要充分地考慮自身的實(shí)際情況，要從人力、物力、財(cái)力等方面出發(fā)綜合考慮、合理選擇。

二、電子檔案的安全問題

紙質(zhì)檔案存在時(shí)間已久，我國有著較為完善的紙質(zhì)檔案管理體系。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較晚，電子檔案的管理體系還并未完善。加之紙質(zhì)檔案載體比電子檔案載體更具可控性，也因此，就一般情況而言，紙質(zhì)檔案比電子檔案更易控制。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案需要經(jīng)歷出庫、拆分、掃描、重裝等，由于環(huán)節(jié)眾多，可能會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害。此外，由于紙質(zhì)檔案電子化過程經(jīng)手人員數(shù)目眾多，檔案信息存在極高的外泄風(fēng)險(xiǎn)，輕則泄露企業(yè)機(jī)密，重則可能影響國家利益。基于以上，電子檔案的安全問題是企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中需要重點(diǎn)考慮的問題，企業(yè)方面需要不斷完善檔案安全管理制度，要利用檔案安全管理培訓(xùn)提高檔案管理人員的檔案安全意識(shí)，確保他們能夠保證檔案安全。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度問題

紙質(zhì)檔案電子化的最終目標(biāo)是提高檔案使用的便捷性。然而眾所周知，企業(yè)的紙質(zhì)檔案包含眾多類型，并不是所有的紙質(zhì)檔案都適合檔案數(shù)字化。如果企業(yè)擁有充足的資金、先進(jìn)的設(shè)備以及齊備的專業(yè)技術(shù)人員，紙質(zhì)檔案的全部數(shù)字化是可以實(shí)現(xiàn)的。然而對(duì)于人力、物力、財(cái)力有限的企業(yè)而言，盲目追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化可能耗時(shí)、耗力且得不償失。基于以上，企業(yè)在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)，應(yīng)充分考慮紙質(zhì)檔案數(shù)字化的程度，基于企業(yè)的實(shí)際情況確定全部數(shù)字化或是部分?jǐn)?shù)字化，在盡可能減少企業(yè)成本的同時(shí)，滿足企業(yè)發(fā)展的檔案數(shù)字化需求。

四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的外包問題

對(duì)于企業(yè)而言，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的途徑主要有二：一是采用企業(yè)自行數(shù)字化，另一個(gè)是利用外包數(shù)字化。企業(yè)自行數(shù)字化需要企業(yè)花費(fèi)巨資購買相應(yīng)的軟件、設(shè)備和儀器，還需要配置相關(guān)的數(shù)字化專業(yè)人員，企業(yè)有限的人力、物力、財(cái)力需要被分?jǐn)偅赡軙?huì)影響企業(yè)的其他工作的順利開展。與企業(yè)自行數(shù)字化相比，檔案數(shù)字化外包以企業(yè)將數(shù)字化任務(wù)轉(zhuǎn)交給外包企業(yè)為途徑，借助專業(yè)的外包公司輔助完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化。與企業(yè)相比，外包公司的專業(yè)性更強(qiáng)，代為落實(shí)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量更高，但外包企業(yè)在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中會(huì)接觸企業(yè)的大量的機(jī)密檔案，如果企業(yè)無法保證檔案數(shù)字化過程的全程監(jiān)督質(zhì)量，則可能會(huì)出現(xiàn)檔案外泄問題，危害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

五、結(jié)束語

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展將會(huì)越來越重要，合理利用數(shù)字化設(shè)備提高檔案的安全性是企業(yè)在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中需要重點(diǎn)考慮的一個(gè)問題。紙質(zhì)檔案是否要全部數(shù)字化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是否要走外包途徑等需要企業(yè)在實(shí)踐過程中不斷探索。雖然現(xiàn)階段我國企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化還存在若干問題，但是相信通過企業(yè)的不懈努力，一定能夠找尋到最佳的解決辦法，企業(yè)的檔案數(shù)字化也一定能夠發(fā)揮自身的作用，進(jìn)而促使企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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