人事檔案安全風險管理研究

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案安全風險管理研究

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案是人事管理工作中很重要的一個環節。近些年，由于科技的發展，企事業單位的發展都異常迅速，所以人事檔案管理中有些制度已經明顯落后于發展，我們要對其進行及時的調整改革。本文對人事檔案的風險管理進行了研究。

人事檔案；安全；管理

一、前言

人事檔案就是個人經歷和特長的表現，是個人的履歷等資料。是企事業單位考察人才時的文件資料。在社會經濟不斷發展的今天，企事業單位各項制度都在不斷地完善，人事制度也要在發展改革中合理地調整以更好地適應企事業單位及市場的發展。傳統的人事檔案有很多不足之處，比如管理制度、方式等等。所以，要對人事檔案管理中存在的安全風險進行研究，努力去完善這些不足。

二、 人事檔案管理流程中存在的風險

時代在發展，經濟在進步。市場形勢也發生了很大的改變，人事制度也要進行相應的改革調整，以更好地適應我們現在的市場環境。在現行環境下，傳統的人事檔案管理方式有的已經落后，使得人事檔案管理出現了很多問題，需要我們及時解決。

（一）人事檔案的材料內容質量不高。現在人事檔案的質量，有量無質，其可用價值極低，人事檔案的材料內容重視形式，輕實質內容；內容上流水般記錄個人經歷的多，能表現個人專業水準、業務能力的少；有些檔案上居然只有優點，沒有缺點……其內容質量極差，有用的信息太少，通過這些檔案無法對一個人的情況進行公正、全面的了解。還有我們的管理審查工作不到位，負責檔案管理的人缺乏責任心，也使得人事檔案的內容不真實的情況越來越嚴重，讓人事工作、人事檔案管理環節的作用大打折扣。

（二）人事檔案的管理工作不規范導致檔案損壞。人事檔案整理歸檔之后，會對其進行很多次重復的查看。因為人事檔案的數量大，在查找時，所耗時間特別長，有時候是幾小時，有時候是一天甚至更長時間，既花費大量時間，又浪費了很多精力。人事檔案資料管理中，沒有對其進行備份，如果出現一些意外，那原始檔案就會丟失、損壞，但是要想恢復就很困難。就算沒有意外事件，紙質檔案的長期保存，其紙質和字跡也會發生變化，也會使原始檔案內容損壞。人事檔案會被反復查看，對原件會造成一些受損，增加了管理的難度，有些檔案時間較長，而且材質很差，已經無法進行查詢及翻閱了，如果直接查詢翻閱，會讓檔案遭到毀滅性的破壞。

（三）檔案的整理工作不到位。整理人事檔案是一項需要較強技術性的工作，把個人信息歸檔成冊看似簡單，實際上也需要細致的工作態度。而很多檔案管理者更重視政治任務，而對自己的業務不是特別重視。有些單位在檔案整理工作上做得不到位，材料散亂，缺乏有效細致的整理，有的單位人事確實已經歸檔成冊，可分類處理工作根本沒做，降低了檔案的利用率。

三、加強人事檔案信息化安全的策略

（一）加大投資，完善軟硬件設施。單位要把信息化安全充分地重視起來，劃撥專項的資金，而且對專項資金進行科學管理，專款專用。人事檔案管理的硬件設備要很大的資金支持，包括前期的購買和后期的更新維護，如果資金支持不到位，設備就跟不上，隨之而來的安全問題就會出現。現在，很多單位的人事檔案管理信息化系統中的信息網絡和硬件設備還不是很成熟，有些單位的人事管理設備已經非常落后、老化，人事檔案管理信息的安全受到這些因素的影響，會有問題出現，所以，單位要加強人事檔案管理信息的硬件設施，對其提供資金支持。

（二）讓人事檔案信息化管理系統更加完善。要保障人事檔案系統的安全，就要對其進行科學合理的管理，讓管理制度化、程序化。網絡建設方面，需要對安全加強防范，建立防止黑客侵入的網絡安全系統，同時對其進行科學管理，制定合理的管理制度，這樣保障了單位內部查閱信息時的安全性。在人事檔案管理系統建設中，需要制定個人計算機并規范其操作。人事檔案管理時，需要對其進行分類，在人事檔案管理系統中把檔案按照安全性與保密性來分類，對其進行有針對性的管理。

（三）人事檔案管理人員要加強學習與培訓。“活到老，學到老。”這句話應該是人事檔案管理人員對專業學習的態度，讓自己不斷地提升，增長知識面，加強專業學習，讓自己有更強的綜合素質。我們的單位要為人事檔案管理人員創造更好的學習機會。第一，對人事檔案管理人員的政治素質與業務素養要同樣重視，需要人事檔案管理人員要不斷學習先進的管理知識，在工作中不斷創新優化自己的工作。第二，對人事檔案管理人員的職業道德建設也不能放松。人事檔案管理人員可以接觸到許多的檔案，就要求其有良好的職業道德，對保密工作認真對待執行，單位對其職業道德培訓也要重視，以增加從業人員的責任感。第三，單位要為人事檔案管理人員提供一些其他的學習機會，以增強管理人員的綜合素質，比如：計算機網絡安全建設的培訓等，讓檔案管理人員不但有過硬的專業技術，同時對周邊的知識也有一定的掌握，這樣可以更好地對人事檔案進行管理工作。

四、結束語

企事業單位的發展，離不開人才的建設。所以人才檔案的管理工作就很重要，首先就應該保障其安全性。我們要跟隨時代的腳步，調整改進一些現在人才檔案管理工作中存在的問題。讓人才檔案的管理工作能更加科學合理，助力企事業單位的發展騰飛。

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