淺析廣電行業(yè)人事檔案與時(shí)俱進(jìn)管理模式

文/泉州廣播電視臺(tái) 陳秋香

淺析廣電行業(yè)人事檔案與時(shí)俱進(jìn)管理模式

文/泉州廣播電視臺(tái) 陳秋香

面對(duì)新目標(biāo)新要求，廣播電視行業(yè)在日趨多樣化的用工形式下，需要積極運(yùn)用新興科學(xué)技術(shù)，現(xiàn)代化檔案管理理念等，將傳統(tǒng)的人事檔案信息進(jìn)行精細(xì)化、去偽存真化處理，同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)不同的崗位、不同的用工形式，創(chuàng)新檔案信息內(nèi)容，使人才的個(gè)性特征、潛在能力、擅長(zhǎng)技能等在檔案中得到充分的體現(xiàn)。對(duì)此，本文以廣播電視行業(yè)為對(duì)象，研究該行業(yè)中人事檔案管理的具體現(xiàn)狀，通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀的分析，得出針對(duì)性的解決措施。以期研究結(jié)論能為廣播電視行業(yè)的人事檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

廣電行業(yè)；人事檔案；與時(shí)俱進(jìn)；管理

一、前言

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)外對(duì)于企事業(yè)單位的檔案管理研究取得了一定的研究成果，但是針對(duì)廣播電視行業(yè)人事檔案管理工作的研究還存在較大的空間。廣播電視行業(yè)作為行政單位和黨的發(fā)聲筒，人才的選拔具有十分重要的意義。而人事檔案既是甄別人才，避免“帶病上崗”的重要工具，還是挖掘人才潛力，為組織輸送優(yōu)秀人才的重要法寶。勵(lì)志人物之一的衛(wèi)視主持人孟非，作為一名場(chǎng)工在摸爬滾打中成為如今的知名主持人，誰(shuí)又能說(shuō)各電視臺(tái)內(nèi)沒(méi)有下一個(gè)“孟非”呢？人事檔案通過(guò)創(chuàng)新管理方式，對(duì)人才的個(gè)性化特征進(jìn)行詳細(xì)記錄后，再定期對(duì)人才在工作發(fā)展中的業(yè)績(jī)、才能等進(jìn)行記錄與分析，是提高人才發(fā)掘和選拔效率的重要措施，也是為廣播電視單位不斷提供優(yōu)秀人才的重要渠道。

二、廣電行業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理種類(lèi)復(fù)雜化。隨著廣播電視行業(yè)的迅速發(fā)展，廣播電視行業(yè)對(duì)人才的需求也隨之?dāng)U張。作為具有行政性質(zhì)的企事業(yè)單位，對(duì)正式人才的招聘有一定的限制性。為了保障廣播電視事業(yè)的各環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，多種形式的用工制度開(kāi)始被引進(jìn)廣播電視行業(yè)。攝像、場(chǎng)記、編導(dǎo)、美術(shù)師、音響師、記者等崗位的從業(yè)人員數(shù)量越來(lái)越多，這些崗位部分屬于非正式員工種類(lèi)，形式各樣的人事檔案類(lèi)型，使得廣播電視行業(yè)的人事檔案管理難度愈來(lái)愈大。這些非正式員工中部分職工穩(wěn)定性弱、流動(dòng)性強(qiáng)，造成無(wú)效人事檔案大量累積，給人事檔案管理帶來(lái)較大的工作負(fù)擔(dān)。

（二）檔案管理欠缺精細(xì)化。廣播電視行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式較為粗放，對(duì)檔案的管理和分類(lèi)主要是按照用工形式進(jìn)行。正式職工的檔案資料主要收集為學(xué)歷證明、職稱(chēng)證明、政治面貌、基本信息、工資證明等，對(duì)職工所具有的個(gè)性特征、能力擅長(zhǎng)、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)、管理才能等記載不足。而對(duì)非正式員工的檔案管理重視度也較為欠缺，對(duì)其檔案材料的收集以基本信息為主，輔助證明材料為輔?？傮w而言，廣播電視行業(yè)對(duì)人事檔案管理的精細(xì)化不足，使得單位難以通過(guò)人事檔案，來(lái)對(duì)組織的人才進(jìn)行挖掘與培養(yǎng)，使得人事檔案作為人才選拔和錄用的重要輔助功能難以有效發(fā)揮。

（三）管理人員素質(zhì)單一化。對(duì)于廣播電視行業(yè)的人事檔案管理工作，國(guó)家對(duì)其以法規(guī)的形式進(jìn)行了明確規(guī)定，例如《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部檔案工作條例》等。這些制度中對(duì)人事檔案管理崗位的職責(zé)、檔案材料收集范圍、檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、檔案的保管與保護(hù)、檔案的提供利用和傳遞等都有詳細(xì)的表述。但這些制度內(nèi)容屬于政策性宏觀指導(dǎo)，對(duì)于各單位應(yīng)該如何具體執(zhí)行，還需要各單位的檔案管理人員透徹理解制度精髓，再結(jié)合本單位的實(shí)際情況，將制度本地化。廣播電視行業(yè)的檔案管理人員出身于檔案管理專(zhuān)業(yè)較少，主要能力集中于事務(wù)性的檔案整理、裝訂、歸檔及保管上，對(duì)新時(shí)代檔案管理所需的專(zhuān)業(yè)技術(shù)、鑒別能力、收集能力等較為缺乏，從而使得組織的人事檔案管理難以符合時(shí)代的要求。

三、與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新廣電行業(yè)人事檔案管理模式

（一）利用信息系統(tǒng)簡(jiǎn)化檔案管理。檔案管理進(jìn)入信息化已經(jīng)是各廣播電視行業(yè)的檔案管理新常態(tài)。信息化檔案管理模式，不僅提高了檔案管理效率，而且還能夠?yàn)榧堎|(zhì)化檔案提供更多一層保管保障。廣播電視行業(yè)面對(duì)當(dāng)前的多種用工形式和日漸復(fù)雜化的檔案管理工作，應(yīng)該積極利用信息系統(tǒng)，運(yùn)用人工智能來(lái)簡(jiǎn)化檔案管理模式，提高檔案管理效率。信息系統(tǒng)可以將檔案內(nèi)容按照不同的用工形式，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。一級(jí)檔案指標(biāo)為正式職工、勞務(wù)派遣職工、兼職職工等，在一級(jí)指標(biāo)下面設(shè)置二級(jí)指標(biāo)，二級(jí)指標(biāo)按照不同的部門(mén)進(jìn)行細(xì)化，正式職工的二級(jí)指標(biāo)檔案按照規(guī)定進(jìn)行內(nèi)容完善和管理，勞務(wù)派遣職工按照勞務(wù)派遣相關(guān)要求進(jìn)行內(nèi)容完善，而兼職職工則可以保留基本信息。這樣既方便檔案的查看與調(diào)閱，也能夠極大地簡(jiǎn)化檔案錄入、鑒定和保管等工作。

（二）靈活動(dòng)態(tài)細(xì)化人事檔案內(nèi)容。人事檔案要充分發(fā)揮人才選拔和錄用的輔助性功能，需要對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)化處理。首先，廣播電視行業(yè)的檔案管理人員積極與人事管理部門(mén)進(jìn)行溝通，對(duì)人事檔案的基本信息進(jìn)行精細(xì)化設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括人才在選聘過(guò)程中，專(zhuān)家對(duì)每位人才所給出的評(píng)價(jià)意見(jiàn)，性格測(cè)評(píng)理論工具和勝任能力測(cè)評(píng)理論工具所提供的參考結(jié)果等，在檔案歸檔時(shí)將這些信息詳細(xì)記錄在每份檔案中。其次，檔案管理人員定期對(duì)每個(gè)崗位人員的檔案進(jìn)行更新，將其在對(duì)應(yīng)崗位中所發(fā)揮出來(lái)的才能、業(yè)績(jī)和潛在能力進(jìn)行分析，并記錄在案。保障檔案的動(dòng)態(tài)化和信息的與時(shí)俱進(jìn)，確保人事檔案為相關(guān)用人部門(mén)能夠提供最新、最全、最科學(xué)的用人參考信息。

（三）與時(shí)俱進(jìn)培訓(xùn)檔案管理人員。新時(shí)期檔案管理人員所面對(duì)的檔案管理工作，除了對(duì)紙質(zhì)化檔案進(jìn)行管理外，還需要對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理。要?jiǎng)偃涡聲r(shí)期的檔案管理工作，檔案管理人員需要具備設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)檔案內(nèi)容的能力、在信息系統(tǒng)下錄入檔案信息的能力、設(shè)置每份檔案的寫(xiě)讀權(quán)限的能力、檔案保密設(shè)置和系統(tǒng)殺毒能力、信息化檔案硬盤(pán)等設(shè)備的保管能力等。同時(shí)，根據(jù)新時(shí)期企事業(yè)單位人才選拔的新要求，還需要具備對(duì)人才檔案的真實(shí)性調(diào)查和鑒別的能力，收集檔案的能力，靈活應(yīng)對(duì)檔案缺失、檔案作假等突發(fā)性事件的能力，使得檔案真正成為組織杜絕“帶病提拔”“帶病錄用”的重要指導(dǎo)信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，廣播電視行業(yè)作為國(guó)家行政單位，其人事檔案的管理應(yīng)該緊隨黨和國(guó)家的要求，將人事檔案中人才選拔功能進(jìn)行充分發(fā)揮，同時(shí)，還應(yīng)該緊隨時(shí)代的潮流，積極運(yùn)用信息系統(tǒng)和新的檔案管理理念，來(lái)提高檔案管理效率，讓檔案管理人員具備更多的時(shí)間和精力用于提高檔案信息質(zhì)量，細(xì)化檔案信息內(nèi)容，甄別檔案信息真?zhèn)危瑒?chuàng)新檔案管理模式，使得人事檔案資料能夠成為新時(shí)期人才選拔中重要的、科學(xué)的參考信息。

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