數碼照片在檔案管理中的探析

文/南寧市第三人民醫院 李鉑銥

數碼照片在檔案管理中的探析

文/南寧市第三人民醫院 李鉑銥

在社會經濟和科技迅猛發展的過程中，出現了數碼相機這一新興的拍攝工具。數碼相機的廣泛運用為人們提供了許多便利。通過數碼照片反映國家機構、社會組織或個人所參與的重大活動的真實寫照，具備較高的保存價值，把數碼照片分類記錄后形成數碼照片檔案具有重要的現實意義。本文通過對數碼照片所存在一些問題進行分析，提出對照片檔案管理工作中應采取的對策，以對未來的照片檔案管理有借鑒意義。

信息科技；數碼照片；檔案；管理要素

在當今社會的日常工作中，對于數碼照片的管理已納入檔案管理的范疇，屬于文書檔案管理的重要組成部分。隨著數碼相機的日趨普及，工作當中會產生諸多數碼照片，令檔案資源更加豐富。數碼照片檔案管理開始較晚，當前許多單位照片檔案管理的現狀不夠成熟，而信息科技不斷成熟驅使著照片檔案工作的快速發展，導致碼照片檔案管理工作一直延后。所以，應當深入了解目前數碼照片檔案的現狀，從而使數碼照片檔案管理能力得到提高。

一、數碼照片檔案管理的現狀

（一）數碼照片檔案的整理難度。1.數碼照片在采集時，不具有健全的收集制度。相較于傳統膠片相機照片，由于數碼照片所具有無底片、免沖洗、不計成本、海量拍、海量存儲及快速瀏覽的特點，甚至還可具備在拍攝條件不理想的情況下進行快速修正的功能，然而大多數碼照片的儲存都是通過計算機來運行，在存儲的過程中人們忽略了照片生成時所存在的那些五花八門的格式，因此，在需要挑選使用時，普通的歸檔程序的細分制度，遠遠滿足不了快速準確找到急需查找的數碼照片的需求。2.數碼照片來源豐富，在整理時具有較大的困難。大部分攝影者進行拍攝前并未進行照片記錄，在挑選和整理照片時，會消耗大部分精力給予分類、說明，令后續整理工作難度持續加大。并且，在后續挑選中，較易發生反復性極高的問題，或者清晰度不夠而不能保存的狀況。因為具有編制方式不正確的現象，嚴重時還會令主要的照片因為命名重復等現象被取締而備受影響，從而出現嚴重后果。

（二）數碼照片檔案保存的安全性較低。數碼照片保存的安全性低體現在以下幾點：其一，在數碼照片檔案的放置中，由于數碼照片被保存于計算機或移動硬盤內，并不具備固定的物理位置，如果操作人員在存儲照片的過程中由于程序錯誤或操作不得當，導致有存在價值的照片被刪掉，此前這些照片不曾備份，導致數據丟失。其二，在科學技術迅猛發展的過程中，計算機系統中運用的圖片處理軟件類別不斷衍生，雖為數碼照片檔案編制給予了諸多條件，同時也加大了安全隱患。因為數碼照片的存儲方法不固定，并未忠實于原載體，而只是把數碼照片的數據內容保存在移動硬盤內，不論何時均可以給予讀取，并且，還時常對各種標準給予拓展與壓縮，甚至轉變保存的范圍。假如未通過許可而任意改變，而且預先并未進行備份，若想辨別數碼照片的真假存在一些難度，甚至會令主要數據遺失。

二、數碼照片檔案管理要素與對策分析

（一）強化監督數碼照片檔案收集的力度。數碼照片檔案的收集和整理之所以漏洞百出，是因為欠缺相應的制度。對于這一改變，所有使用單位均應依照國家檔案局頒布的《照片檔案管理規范》，結合使用單位工作事務乃至使用者，制定相關的數碼照片檔案管理規章制度。將數碼照片檔案管理人員的工作范疇乃至操控標準及規范逐一執行，而且需培養數碼照片檔案操控人員正確的工作理念，必須確保所有數據資源不論是否具備保存價值，在進行整理前必須進行備份，在整理時，以科學嚴謹的態度按照片檔案的內容進行分門別類，在按時歸檔的同時做到保質保量，從而確保數碼照片檔案管理能夠更為穩定，促進照片檔案的開發與利用。

（二）牢抓數碼照片檔案管理制度的創建與實施。數碼照片資源本身具有的安全性問題并非一個部門和企業可以解決的，應當通過政府資源的參與進行統一籌劃與管理。在社會中應當加大數碼照片檔案管理的安全性宣傳，讓群眾明白數碼照片檔案對人們而言是一種社會財富，應當自覺保障數碼照片檔案的安全，了解檔案管理員在對數碼照片檔案的日常管理及使用數碼照片檔案的相關規定，以此提高民眾對數碼照片檔案的保護意識。在創建制度和法規中更應當保障這些可以在所有部門和企業實施，能夠有法可循，從而保障數碼照片檔案更加真實。

（三）對數碼照片檔案管理人員進行業務培訓。對于數碼照片在部門或企業中發生的計算機設備系統的損失問題上，大多數原因是人為看管力度不足而造成的。因此，所有部門與企業需要對數碼照片檔案管理人員進行有針對性的培訓，并對數碼照片檔案管理方面任務量較大的單位而言，應當定期進行業務培訓，提高監督力度，確保數碼照片管理的牢固性。

三、結束語

筆者從十多年來所從事的圖片檔案管理工作中總結出，在嚴格規范操控人員工作理念與程序的同時，通過對收集到的數碼照片進行科學的分類，按同年照片歸在一起后，根據時間的先后順序排列，將包含相關聯內容的數碼照片歸攏起來，最后用刻錄光盤、紙質沖印照片、硬盤存儲這三種記錄方式完成數碼照片檔案的收集。以此，不但能彌補數碼照片在檔案管理工作中的不足之處，還可確保數碼照片檔案的整理與采集效果。

[1]韓偉.數碼新聞照片檔案管理中存在的問題及對策分析[J].北京檔案,2014(1):30-32.

[2]孫秀萍.圖書館數碼照片檔案管理探究——以吉林省圖書館為例[J].農業圖書情報學刊,2014(3):186-188.