淺談加強院校辦公的微機化管理

文/吉林大學鏈傳動研究所 武曉橋；中國科學院長春光機與物理研究所 程役超；吉林大學機械科學與工程學院 王偉東

淺談加強院校辦公的微機化管理

文/吉林大學鏈傳動研究所 武曉橋；中國科學院長春光機與物理研究所 程役超；吉林大學機械科學與工程學院 王偉東

當今社會是信息的社會，微機化管理已經作為一種重要的管理手段，尤其是院校辦公日益突顯出舉足輕重的地位，它的發展與運用已成為人們掌握新知識、新技能的一種手段，知識更新、創新以及院校的管理都是與計算機密不可分的，大到決策小到日常管理，都離不開計算機，隨著計算機技術的迅速發展，院校辦公基本上脫離了人工粗放式管理，而進入了微機化時代，院校辦公微機化管理的重要性日益凸顯。

院校；辦公；微機化；管理

院校管理是整個高等教育管理中的核心環節，管理的好壞直接影響到教學質量、人員的調配、財務核算等。當今時代，計算機信息處理技術在院校的廣泛應用，為院校微機化處理辦公提供了有力手段。所以，院校要實現管理工作的現代化、科學化、有序化，要走在時代的先進行列，關鍵就在于運用現代網絡信息技術，建立院校辦公微機化管理系統，實現管理的微機化。

一、辦公微機化管理是院校發展的必然要求

院校的辦公管理是一個非常復雜的系統工程，它包括人事管理、教學管理、后勤管理、學籍管理等多個方面，每一種管理都是一個非常復雜而且信息量比較大的工程，微機化管理就是對學校的各方面的綜合信息資源進行梳理與控制，維持院校工作的正常運轉。

在信息時代飛速發展的形勢下，隨著社會的不斷進步和微機化管理的發展，加速了學校的教育現代化、規范化和管理現代化的步伐。那么院校辦公也應當現代化、規范化和有序化。為響應國家政策，不斷深化改革，大多數院校的管理體制不斷改革和調整，辦公形式更加多樣化、復雜化，那么院校信息的處理與工作安排越來越繁重和復雜，傳統的辦公管理方式已不能適應新形勢的發展和工作的需要，也不能滿足現代化的需要。因此，運用計算機及網絡信息技術來辦公是一種必然的趨勢。為了適應現代化的發展趨勢，微機化管理將起主導作用，微機化管理在院校辦公過程中將發揮巨大的作用。

二、院校辦公微機化管理的可行性

自從第一臺計算機問世以來，計算機的發展已經發生了翻天覆地的變化，計算機越來越體現出小型化、高速度、網絡化、智能化、容量大等特點，已經成為社會中不可缺少的重要工具，現階段計算機的應用廣度和深度已經成為衡量一個院校現代化水平的重要標志，辦公系統通過微機化管理可以綜合人、機器、信息資源三者的關系，既減少了工作人員，又提高了數據處理精度，同時也減少了不必要的費用，可以說計算機技術的發展，為實現微機化管理提供了非常有效的工具，為院校實施微機化管理提供了必要條件。

三、微機化管理的有效性

（一）微機化管理的實現，可以提高辦公質量。在專業化效率日漸提高的今天，在辦公自動化軟件平臺上，院校除了實現協作靈活性、時效性和提高管理效率外，還提高了院校工作流程的規范性，使院校最大限度降低人員離職時所帶來的人事成本，實現了院校在辦公自動化平臺上成本最小化、效率最大化的發展愿望。計算機可以對輸入的信息進行分析、評估，可以避免人對事情的重復或數據的重復帶來的失誤，同時也可以消除人工處理的感情因素影響，微機處理的文件、報告、表格整齊且美觀，微機化辦公也是對外交流的重要窗口，從另一方面講提高辦公質量可以更好地宣傳整個院校。

（二）微機化管理的實現，可以提高辦公效率，降低成本。傳統的辦公方式，主要靠人工整理資料、起草文件、傳達事情、統計報表、處理數據等，這種辦公方式不僅消耗了大量的精力和時間，同時也消耗了大量的人力、物力，但最終的處理結果往往不夠準確。而利用計算機處理大量的數據、文件等其他信息時速度快、耗時少、準確率高，計算機管理完全可以充分融入院校辦公，使工作人員通過一定的軟件操作界面，進行簡單的公式編輯和文字輸入，便可以輕松完成平時的工作，而且還可以隨時記錄當時的工作情況和進行重要信息的保存，從而使院校管理工作擺脫紙筆記錄和人員繁復操作的情況，大大降低了復雜工作所引起的高失誤率，提高了工作效率，進而有助于提高各種信息保存的安全性和工作的保密性，這樣節省了大量的人力、物力、時間，不僅降低了辦公成本，更重要的是提高了辦公的效率，最大限度地發揮了微機化管理的作用。

（三）微機化管理的實現，可以提高決策質量。高校深化改革的形勢下，院校不僅要保持正常的教學秩序，不斷提高教學質量的同時，還要搞科研、研發成果，既要對外宣傳，又要加大力度學科建設，可以說信息量大、工序繁雜，院校不僅要完成正常的工作，還要收集、歸納、總結信息，向領導反映意見，為重要決策提供可靠的依據，這些事情靠傳統的管理方式根本無法完成，反而容易出錯，如果采用計算機來管理，對需要的信息進行收集、整理、分析，便可以在第一時間提供決策依據，提高決策質量。

（四）微機化管理的實現，可以推進無紙化辦公。隨著計算機技術的快速更新發展，為院校辦公環境創造了有利條件，從而引發了微機化管理的改革。加速推進辦公環境逐步向自動化、現代化、集成化的辦公模式發展，辦公自動化集成了計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學等先進的科學技術，院校借助先進計算機管理，通過局域網或廣域網，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量及辦公環境和條件，實現院校辦公的自動化與科學化。通過院校的微機化管理，形成微機化管理服務體系，逐步實現無紙化辦公。

四、加強微機化管理辦公的途徑

（一）科學化管理。院校辦公管理中的主要任務是計算機數據信息處理。利用計算機編輯功能對輸入的數據進行計算、篩選，可以快速得到人們需要的結果，但是計算機只能判斷可以識別的數據，這就要求院校辦公管理工作要做到科學化、規范化、有序化，院校的辦公管理工作與計算機形成共同的準則，這是院校微機化管理工作能與其他部門進行信息交流，同時也能達到高效、高質完成各項任務的保障。科學化、規范化的管理才能帶來高效率的微機信息管理。

（二）健全規章制度。院校管理部門專門制定各項嚴格、嚴密的規定和條例，結合院校實際情況進行具體、量化的管理。例如教學計劃制定與執行管理體系、人事工作管理與評估指標體系、學生學籍與管理體系、院校宣傳與考務管理體系等條文，使管理監督者及對象有章可循、有法可依，規范化操作，從而使計算機管理系統得以正常運行。

（三）加大物力投入。學校要加大辦公信息系統建設的投入，保障資金，配置先進的計算機系統軟硬件，創造良好的網絡運行環境，確保微機化管理順利實施。同時，配備辦公所需要的軟硬件以及相關的售后服務，保證軟硬件實時更新，以適應與時俱進的管理模式，學校實行微機化辦公提供物質保障。

（四）提高管理人員素質。院校管理工作中要想成功導入計算機技術，首先必須配備專業的計算機管理人員，或者利用培訓組織人員集中學習來提升現有院校管理人員的計算機操作水平。這就需要組織院校管理工作人員不斷地學習，管理者不僅需要懂得管理的有關知識，而且還要精通計算機相關專業的知識，這兩方面需要緊密地結合起來。所以，熟練掌握電腦基本操作技能并不斷更新電腦知識，是院校管理人員的基本素質要求。如果條件允許，學校管理部門應該配備一些計算機專業的管理人員。

五、結語

傳統的管理模式與管理理念已經滿足不了現代院校的管理要求，實現院校辦公自動化的高效管理和運行必然選擇微機化管理，不但可以提高辦公效率、辦公質量，還可以為院校的日常工作提供必要的決策，所以學校應該加大對計算機管理人員及設備的投入力度，不斷提升管理人員的素質，不斷更新計算機軟硬件，這樣才能使微機化管理在院校辦公中發揮巨大的作用。