新時(shí)期文書檔案計(jì)算機(jī)管理利弊分析

文/河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院 樊艷霞

新時(shí)期文書檔案計(jì)算機(jī)管理利弊分析

文/河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院 樊艷霞

在檔案工作中，文書檔案是最為關(guān)鍵的內(nèi)容，它在一定程度上能夠反映出領(lǐng)導(dǎo)決策、問題處理等多方面的內(nèi)容。現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，使文書檔案實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)適應(yīng)于文書檔案管理的實(shí)際需要。文書檔案的計(jì)算機(jī)管理能夠提高文書檔案的管理水平與效率，為社會(huì)大眾提供更好的服務(wù)。

文書檔案；計(jì)算機(jī)管理；優(yōu)勢(shì)；問題

文書檔案作為檔案管理中的重要部分，它記載著社會(huì)發(fā)展的所有細(xì)節(jié)，能夠較為全面地體現(xiàn)出問題的處理情況以及管理層的決策。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)延伸至各領(lǐng)域的發(fā)展中，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理，有利于推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文首先闡述新時(shí)期文書檔案計(jì)算機(jī)管理自身的優(yōu)勢(shì)，其次說明其自身存在的不足，最后提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

一、文書檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)分析

（一）文書檔案計(jì)算機(jī)管理具有方便快捷的優(yōu)勢(shì)。在文書檔案計(jì)算機(jī)管理的諸多優(yōu)勢(shì)中較為明顯的是其自身的方便快捷。在具體的檔案管理工作中，可以完善以往文書檔案管理中的不足之處，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件可以對(duì)文書檔案相關(guān)的資料進(jìn)行收集、分類以及存儲(chǔ)等工作，這一管理方式方便快捷。特別是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞的檢索，方便檔案人員查找文書檔案。從事檔案的工作人員在具體的工作中，可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，可以迅速得到想查找的文書內(nèi)容，高效提高檔案管理的工作效率。利用計(jì)算機(jī)管理文書檔案，可以減少漏寫或是漏抄的管理方面發(fā)生失誤的幾率。

（二）實(shí)現(xiàn)文件與文字信息的交流與共享。傳統(tǒng)的文書檔案管理中，各個(gè)企事業(yè)單位不能進(jìn)行信息資源的共享，使文件柜中大量的信息被閑置，不僅不方便查找文件信息，還在一定程度上浪費(fèi)了文書資源與資金。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)的管理文書檔案，并實(shí)現(xiàn)文書檔案的體系管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外部特征檔案合并管理。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)仍在不斷發(fā)展，能夠使檔案信息及載體實(shí)現(xiàn)分離利用，同時(shí)能夠與企業(yè)的信息系統(tǒng)建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)，有利于提高文書檔案的工作效率及質(zhì)量。文書檔案的計(jì)算機(jī)管理可以不受空間限制查閱文書檔案。利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)可以及時(shí)了解文書檔案最新的管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）文書檔案計(jì)算機(jī)管理保存工作的便利性。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備做好文書檔案的管理工作，不論是員工還是使用者不需要進(jìn)入文書檔案庫(kù)區(qū)，即可直接查閱文書檔案的具體信息，不再受文書檔案科室地點(diǎn)的限制，有利于延長(zhǎng)文書檔案的使用年限，防止文書檔案在被查閱時(shí)發(fā)生損壞。

二、文書檔案計(jì)算機(jī)管理中存在的主要問題

（一）文書檔案計(jì)算機(jī)管理存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展已經(jīng)呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，因此需要重視文書檔案信息的網(wǎng)上管理安全可靠的問題。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展的不安全性制約著文書檔案的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)不安全性的規(guī)律可以總結(jié)為網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按照算術(shù)級(jí)數(shù)增加，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性以幾何級(jí)數(shù)增加。在發(fā)達(dá)國(guó)家中已經(jīng)開始重視網(wǎng)絡(luò)安全問題。對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成威脅的原因有許多，利用病毒侵入、網(wǎng)絡(luò)信息泄露以及黑客入侵等。現(xiàn)代文書檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展已經(jīng)受到網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響。

（二）文書檔案計(jì)算機(jī)管理存在保密性不佳的問題。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案的管理，使文書檔案的內(nèi)容易于變化，沒有了固定的形式，同時(shí)自身的保密性變差。計(jì)算機(jī)管理文書檔案，使其內(nèi)容比較容易被修改，并且在改動(dòng)后不會(huì)留下任何痕跡，相比于紙質(zhì)文件而言，計(jì)算機(jī)管理模式更容易使文書檔案的內(nèi)容發(fā)生變化，而且人們無法對(duì)文書檔案進(jìn)行原件的辨別。

三、文書檔案計(jì)算機(jī)管理問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）增強(qiáng)文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。文書檔案管理應(yīng)用的計(jì)算機(jī)涉及許多問題，例如設(shè)備兼容，文書檔案數(shù)據(jù)著錄以及應(yīng)用軟件的推廣，這些均需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能夠得以解決。由此需要制定相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。電子文件與紙質(zhì)文件之間有較大的區(qū)別，大部分文書檔案工作者對(duì)電子文件的特殊性不熟悉，這對(duì)于文書檔案的管理工作是一個(gè)隱患。因此需要加強(qiáng)文書檔案工作者對(duì)于電子文件特性的研究，剖析文書檔案從生成機(jī)制到歸檔保存的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案的真實(shí)性與安全性。而且需要對(duì)電子文件歸檔后形成的電子檔案管理提出要求，對(duì)于邏輯歸檔中的不安全性采取一定的措施予以解決，并保障文書的電子檔案能夠被長(zhǎng)久保存。

（二）加強(qiáng)文書檔案計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)信息安全的管理。在文書檔案科室內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間，設(shè)置一定的物理隔離，有利于增強(qiáng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全，該方法是最為有效的措施。第一步防護(hù)隔離措施是路由器，利用路由器對(duì)IP地址進(jìn)行屏蔽。第二步防護(hù)隔離措施是防火墻。防火墻自身具備認(rèn)證機(jī)制，防火墻自身具備對(duì)進(jìn)出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾；對(duì)于進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為進(jìn)行管理；對(duì)禁止服務(wù)進(jìn)行封堵工作；對(duì)于文書檔案的網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測(cè)與告警工作；同時(shí)記錄好通過防火墻的信息數(shù)據(jù)。

四、結(jié)束語

對(duì)于文書檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理是實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措，有利于適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展需要，盡管在文書檔案的計(jì)算機(jī)管理中存在一定的不足，但是相信在不斷完善計(jì)算機(jī)管理工作中，能夠解決這些問題，促進(jìn)文書檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)文書檔案企業(yè)能夠?yàn)槿藗兲峁└憬莸姆?wù)。

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