檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用與研究

文/遼寧省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 毛羽豐

檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用與研究

文/遼寧省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 毛羽豐

作為先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)之一，超媒體技術(shù)因其自身的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)受到全社會(huì)的青睞與廣泛使用，該技術(shù)不僅能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)提高工作效率，同時(shí)也有效促進(jìn)檔案管理水平，為企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期發(fā)展及工作水平提升起到重要作用。因此，本文對(duì)該技術(shù)進(jìn)行分析，并對(duì)如何將該先進(jìn)技術(shù)有效運(yùn)用到檔案管理工作中展開(kāi)討論與研究。

檔案管理；現(xiàn)代化技術(shù)；超媒體技術(shù)；應(yīng)用

作為我國(guó)企事業(yè)單位中重要的部門(mén)之一，檔案管理工作不僅能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位發(fā)展過(guò)程及其歷史進(jìn)行充分收集與管理，同時(shí)也是企事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)和基本保障。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，我國(guó)已全面進(jìn)入科技時(shí)代，各企事業(yè)單位為了能夠堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展道路，紛紛采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)并將其應(yīng)用到檔案管理部門(mén)中，其中具有代表性的技術(shù)包括新媒體技術(shù)。

一、超媒體技術(shù)及其特點(diǎn)

（一）超媒體技術(shù)概念。當(dāng)信息載體不限于文本時(shí),稱(chēng)之為超媒體。超媒體技術(shù)是一種典型的數(shù)據(jù)管理技術(shù),它是由稱(chēng)之為結(jié)點(diǎn)(node)和表示結(jié)點(diǎn)之間聯(lián)系的鏈(link)組成的有向圖(網(wǎng)絡(luò)),用戶(hù)可以將包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)據(jù)化、存儲(chǔ)管理、查詢(xún)和發(fā)布集成在一起,并將這些信息在網(wǎng)上傳播。超媒體技術(shù)是多媒體技術(shù)和超文本的結(jié)合,它既有超文本靈活、非線(xiàn)性的信息管理優(yōu)勢(shì),又有多媒體生動(dòng)、自然的表現(xiàn)特點(diǎn)。超媒體與其說(shuō)是一種新技術(shù),不如說(shuō)是信息管理的一種新思想的體現(xiàn)。

(二)超媒體技術(shù)的特點(diǎn)。1.科學(xué)性。超媒體技術(shù)合理應(yīng)用主要依賴(lài)于科技水平及計(jì)算機(jī)運(yùn)營(yíng)速度，因此，在運(yùn)用超媒體技術(shù)時(shí)主要體現(xiàn)出檔案管理部門(mén)整體工作網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的先進(jìn)性與科學(xué)性，同時(shí)超媒體技術(shù)自身具備的較高科學(xué)性系統(tǒng)及運(yùn)行方式也體現(xiàn)出該技術(shù)的整體科學(xué)水平。2.多元化。超媒體是在超文本的基礎(chǔ)上加入多媒體形式后形成的一種文本處理技術(shù)，其形式多元化、豐富化，與傳統(tǒng)文本技術(shù)相比較而言，更加適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)及各企事業(yè)單位的需求與要求，因此，該技術(shù)不僅是科技時(shí)代的象征，也是當(dāng)今社會(huì)的必然產(chǎn)物，是我國(guó)文本處理科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。3.形象化、動(dòng)態(tài)化。上文提到，超媒體中包含多媒體技術(shù)，因此其自身能夠?qū)Χ嗝襟w文件及檔案進(jìn)行處理及管理，同時(shí)也能夠利用其多媒體優(yōu)勢(shì)，將現(xiàn)代檔案更加形象地利用動(dòng)態(tài)形式表現(xiàn)出來(lái)，使其更加結(jié)構(gòu)化、形象化，滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理形式的基本需求，同時(shí)也因其自身具備的網(wǎng)絡(luò)一體化使具有大容量、實(shí)時(shí)交換以及高度集成等特點(diǎn)的現(xiàn)代管理模式逐漸變?yōu)榭赡堋?/p>

二、有關(guān)超媒體技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的研究

現(xiàn)如今我國(guó)部分企事業(yè)單位已經(jīng)廣泛應(yīng)用超媒體技術(shù)，而該技術(shù)中的音頻、多媒體及超文本等內(nèi)容的應(yīng)用不僅為檔案管理部門(mén)工作了提供便利，降低了工作壓力，同時(shí)也使整體管理效率水平及準(zhǔn)確程度得到大幅度提升，也使我國(guó)整體檔案管理水平得到提高。具體包括以下幾點(diǎn)：

（一）多媒體檔案的處理及應(yīng)用。首先，該技術(shù)能夠?qū)σ纛l等多媒體檔案進(jìn)行處理。在現(xiàn)代檔案管理中，早已不再大范圍使用紙張檔案，而是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，但由于部分檔案內(nèi)容較為抽象，部分部門(mén)難以直接使用這類(lèi)檔案，因此可將其轉(zhuǎn)換為直觀、形象的多媒體檔案形式。其次，通過(guò)利用超媒體技術(shù)，能夠使抽象的文字、精致的圖像轉(zhuǎn)換為具有動(dòng)態(tài)效果的影音視頻信息，而通過(guò)增加聲音等使其成為聲像檔案，而檔案部門(mén)在對(duì)其管理時(shí)只需歸類(lèi)、保存、備份即可，其他部門(mén)或本部門(mén)需要調(diào)用時(shí)可直接將其播放出來(lái)，快速且便捷，符合現(xiàn)代企事業(yè)單位工作速率及需要。例如博物館中的部分展品如果只利用文字檔案難以將其完美地展現(xiàn)出來(lái)，而通過(guò)對(duì)超媒體技術(shù)的投入使用，可使檔案內(nèi)容直觀地展現(xiàn)出來(lái)，且因其完美配音使檔案內(nèi)容更加清晰，同時(shí)也使其內(nèi)容變得更加豐富，并使檔案庫(kù)房擁擠的局面得到改善。

（二）應(yīng)用流媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)超媒體檔案瀏覽。超媒體載體在Internet中使用流式(Stream)傳輸技術(shù)傳輸音頻、視頻等連續(xù)性的多媒體數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)經(jīng)高清編解碼和流暢的多媒體編輯操作，用戶(hù)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼后，便可在線(xiàn)利用。

（三）交互式遠(yuǎn)程多媒體信息服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。在線(xiàn)利用文本、圖像、圖形、視頻等檔案數(shù)據(jù)時(shí)，運(yùn)用異步通信技術(shù)，對(duì)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行異步通信輸入、查詢(xún)、刷新等信息操作。數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)交互，提高了利用和服務(wù)之間的數(shù)據(jù)交互量，從而提高了工作效率。

（四）一體化網(wǎng)絡(luò)需求的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)一體化已不再是天方夜譚，而是各企事業(yè)單位在社會(huì)及其發(fā)展長(zhǎng)流中的必然基本條件。而在一體化中，主要包括網(wǎng)絡(luò)及通信技術(shù)。一方面，一體化包括以電子郵件、遠(yuǎn)程管理及控制以及Web等以文本為主的數(shù)據(jù)通信；另一方面，其中包括以聲像點(diǎn)播、協(xié)同工作以及電視會(huì)議等多媒體網(wǎng)絡(luò)通信。而檔案部門(mén)在利用網(wǎng)絡(luò)一體化技術(shù)進(jìn)行管理時(shí)，則需要對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行整合，利用網(wǎng)絡(luò)使這些檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存及管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的具體價(jià)值。

而在具體管理過(guò)程中，可利用超媒體技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)一體化優(yōu)勢(shì)通過(guò)遠(yuǎn)程協(xié)作技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同工作、協(xié)作研究。這就使得處在不同地域位置的檔案同行們同時(shí)進(jìn)行學(xué)術(shù)探討、經(jīng)驗(yàn)交流及協(xié)同工作等，在充分體現(xiàn)出超媒體技術(shù)作用的同時(shí)進(jìn)一步達(dá)到促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行的目的。

[1]王燕子.論超媒體文本的互文性[J].陰山學(xué)刊,2014(01).

[2]譚斯文.試論多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè),2015(2):6-6.