淺談企業人事檔案管理工作

文/廣東省大寶山礦業有限公司 葉曉紅

淺談企業人事檔案管理工作

文/廣東省大寶山礦業有限公司 葉曉紅

如若一個人的知識體系交叉涉足多個領域，同時，這種能力能為企業所用，給企業創造價值，那么可以說，這種復合型人才已經成為企業中提升企業實力，實現創收的重要力量。而作為人力資源管理中的基礎工作，人事檔案管理對于發現人才具有積極作用，應得到系統的研究規劃，以更好地為企業服務。

資源；企業；核心；檔案管理

一、人事檔案管理的重要作用

（一）在管理上的歷史作用。人事檔案對一個人的成長歷程作了客觀記錄，是進行定級轉正、評定職稱等相關工作不可或缺的材料。而在處理員工保險待遇問題上，如若缺失了檔案的佐證，必定會相當棘手，甚至無法完成。建立檔案的意義便在于，能在解決和處理問題時提供相應的歷史材料作為依據，以檔案為基準，依據政策，正確無誤地完成相關審核工作。

（二）作為以往工作備查的依據。檔案是企業正常運轉中形成的具有法律效應的可靠憑證，真實情況被客觀地記錄。檔案為某些事情提供有效依據，因此可以說是第一手資料，包括親筆手稿、相關人員的批署，由相關機關或個人留印信亦或是一些記錄材料如照片、錄影帶等。當然，還有一些是在處理公司紛爭時起到明顯、直接有效的證明作用的一些憑證，例如合同和契約。由此可見檔案所發揮的作用，企業應該對檔案妥善保管，做好檔案管理工作。

（三）檔案可以作為宣傳教育的生動素材。近年來，我國檔案事業得到了較好的發展，步入了新時期，各級檔案部門注重解放思想、改革創新，檔案的利用服務也慢慢地被列入重點工作進程中。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）立卷規范性問題和案卷質量。給立卷工作帶來麻煩的一大問題是，在現今公文材料的用紙方面，大部分使用的是A4紙，同樣的，院校印發的學歷材料以及履歷材料大多也是使用A4紙，而在檔案材料規定方面則要求使用規格為16開的辦公用紙。用紙不一、紙張在大小方面的不同以及表格在印刷時裝訂線的問題，造成了檔案管理人員在進行立卷歸檔工作時的麻煩。

（二）材料在歸檔審核時不準確。對于一些評審及鑒定材料，其內容千篇一律，當遇到需要用此來證明個人實際情況時，無法發揮其應有的作用以證明情況的真實性。這主要是因為在檔案管理過程中存在許多零散的資料，沒有及時歸檔，而不應做處理的材料反倒進行了歸檔。

（三）檔案材料缺失。對于接受外派的出國人員，在相關的鑒定及處分等材料的保管工作方面沒有做好，當需要調用時，失散的材料占較大的比重，而履歷表等資料也沒有按相應流程加蓋公章。而隨著時代的進步，檔案卷宗的質量也有所要求，企業所希望了解的不再僅僅是政治面貌及社會關系等基本內容，還需要能直觀體現個人在工作方面的能力和所掌握的技術等。

（四）沒有實行完善管理，產生了較多的遺留問題。因為企業內部改革，人員崗位發生了變動，而這往往伴隨著檔案的變動，若此時相關檔案材料在進行收集后沒有及時歸檔，那么檔案對于反映和證實員工身份及相關信息上就有所欠缺。

三、人事檔案管理工作的對策

（一）注重提高檔案管理人員素質。檔案管理工作完成的質量基本取決于檔案管理人員。于公司而言，應注重培養檔案管理人員的積極性和創造性，以摸索出一套適合公司自身的檔案管理方法，提高檔案管理工作的質量。而于檔案管理人員自身，其專業素養和技能對工作的完成也顯得格外重要，平日里可以通過各種方式提升自我，使得自己在進行檔案管理工作時，能基于基本要求，于各個環節中妥善處理，提高工作效率。這樣才能最大化地實現檔案價值，與公司整體發展同步。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理制度的建立是為了實現對工作中每個環節的嚴格把控，使得檔案管理工作的安全性得以提升。在建檔環節上，必須制定相應條規，使其處于嚴格的監督之下；在管理上，為了確保檔案管理工作的保密性，應對其采取集中管理；對于檔案的查閱，需限定閱檔人條件，如有人想查閱檔案，則需出示相關批準證明，未經允許者以及檔案無關人員不得查閱。同時，要做好檔案的安全保護措施，除了要應對盜竊、火災等威脅外，還應做好防蛀措施。

（三）采用信息化管理手段。現如今，檔案管理工作中建檔、查閱、歸檔等環節大多仍基于人工管理和操作，以此類方式開展工作，過程繁瑣，效率低。隨著科技的發展，計算機及網絡的應用領域越來越廣，當然，檔案管理工作也能基于網絡搭建平臺，利用計算機系統化繁為簡，開展工作。信息化管理的出現，促使了電子檔案的使用，這為檔案管理工作的執行提升了效率。信息化是大勢所趨，檔案工作方面有了新要求，那便是使前沿科技成果成為企業檔案管理工作效率提升的有效踏板。

四、結語

作為企業信息化管理的重要部分，企業人事檔案管理為企業人才資源的合理使用提供了第一手資料，是為全面掌握企業隊伍和人才隊伍整體狀況提供信息參考的基本前提，管理工作做得好壞與否，直接影響到員工管理工作的效率和質量，同時也是衡量一個企業、一個單位、一個部門人事管理工作水平的標志之一，堅持以檔案為基準，充分發揮檔案的原始效能，以歷史材料為依據，對照政策，認真管理，做好這項工作對企業大有裨益。