試論人檔分離的條件下如何做好人事檔案工作

文/西安地質礦產勘查開發院 井勃

試論人檔分離的條件下如何做好人事檔案工作

文/西安地質礦產勘查開發院 井勃

當前人事制度不斷改革，許多單位以高新聘用人才，導致人才流動越來越頻繁，跨越地域的人才流動越來越多。人員流動中的檔案管理出現很多問題，使得檔案轉遞及人才流動不能同時進行，從而導致了人檔分離的現象。如何在當前社會人檔分離的條件下做好人事檔案工作，是我們面臨的首要問題，在這種形勢下，本文提出了相關策略，完善檔案管理工作，促進經濟發展。

人檔分離；相關策略；完善管理

一、人檔分離的成因

人檔分離，即人事檔案管理單位出現了有檔無人或有人無檔的現象。這種現象的產生，在人事檔案管理過程中成為一個明顯的問題。近幾年，社會經濟快速發展，人才競爭日益激烈。每個單位都想引進高新技術人才，導致人才的流動越來越頻繁。許多人才頻繁調單位，走向高新企業。單位為了發展，不惜代價引進高職稱、高學歷、高層次的人才，并出臺特殊政策引進人才，可以不要人事關系和人事檔案，只要人過去就行，從而造成現單位有人無檔，原單位有檔無人的人檔分離現象。

二、人檔分離的影響

人檔分離是人事檔案管理工作面臨的重要問題，隨著這一現象越來越多，勢必影響人事檔案管理工作的正常秩序。使就業單位不能及時查閱人事檔案，造成管人與管檔相脫節，使檔案不能很好地為干部人事工作服務，同時也失去了檔案存在的價值和意義。

三、人檔分離條件下，采取的政策

面對人檔分離現象，我們必須采取相關政策，完善人事檔案管理體系，加強對檔案的管理工作。同時轉變人們傳統的檔案理念，隨著社會的發展，人才流動是一種趨勢，相關單位無法阻礙檔案的轉移，不得不為人才流動創造條件。

（一）加大檔案投資力度，適當提高檔案員的待遇。人事單位管理者要充分認識到檔案工作對企業發展的重要意義，加大檔案硬件設施和工作軟件的投入，有效開展檔案工作。要認識到檔案員在檔案工作中的重要性，通過開展各種方式的培訓，提升檔案員的綜合素質。制定管理檔案的規章制度，使檔案管理工作規范化。

（二）加強檔案網絡化管理，應對人檔分離現象。要逐步運用新手段管理檔案，通過開發管理軟件，對檔案信息實行維護和動態化管理；建立電子檔案，不僅可以防止紙質檔案的丟失，還可以方便查閱，使檔案的利用價值不斷提升。

（三）用IC卡形式實現對檔案的管理，解決人檔分離現象。檔案的電子化將普遍應用，它以IC卡形式實現對檔案的管理。個人的基本資料儲存在IC卡里，個人可以持有，當轉單位時，馬上可以輸進電腦。如果企業想查詢個人的相關資料，只要通過網絡就可以了解一切。目前，國家檔案局開通了相關網站，以實現全國各地檔案網站聯網，方便查詢各界人士的檔案信息。這種信息化的管理方式很有好處：一方面是安全，傳統紙質檔案容易擱置、遺失或出錯。另一方面是方便，任何單位需要時都可查閱，更方便及時，這樣有效地避免了人檔分離現象，人事檔案的利用價值大大提升了，就不會有人輕易放棄自己的檔案了。

四、人檔分離時規范流動人員的檔案管理

加強對流動人口的檔案管理工作，對貫徹國家人才政策，實現人才合理流動有重要意義。加強對流動人員人事檔案管理工作，并制定相關的法律法規，既可以保障流動人口和用人單位的合法權益，又可以實現用人單位對流動人員的有效管理。要抓緊完善和建立流動人員人事檔案的管理責任和審核制度。對每一份檔案的進出，都要明確審核管理的程序、內容和責任人，建立檔案登記制度。有效地對流動人員人事檔案進行管理，使之走向科學化、正規化。

五、轉變觀念，正當的人才流動應予以支持

隨著改革開放的不斷深入，經濟高速發展，部分高科技人才主動放棄公職，向經濟發達的地區涌進，流向高薪聘請單位，在這種新形勢下，我們應該支持這種合理正當的人才流動，原單位負責人應當接受這種新生事物，支持人事檔案的轉移，使檔案隨著人才的流動而轉移。不要人為地制造障礙。相關人事檔案管理人員要轉變傳統的人事調動觀念，支持流動人員轉移檔案，做到人走檔走，使檔案轉遞與人才流動同步進行，從根本上改變人檔分離現象。

六、流動人員應重視自己的檔案，使之及時合理歸位

流動人員要重視自己的檔案，落實了工作單位以后，要把原單位的檔案帶走，使之合理歸位，如果在具有人事管理權的單位工作，應主動聯系原單位將檔案轉遞到新單位；如果新單位不具備人事管理權，則應將人事檔案托管到新單位所在地的人才交流中心，以便招聘企業查看。

對沒有落實工作單位的畢業生的檔案管理工作，要具體分析，因情況而定。如果沒有申請待業，把人事檔案回轉到生源所在地的人事部門。在規定的時間內，這類畢業生應及時到當地人事部門報到，辦理人事檔案轉移的相關手續，以便企業查閱招聘，避免日后給自己帶來麻煩。此外，按照國家相關部門的規定，在畢業離校前仍沒有落實工作單位的應屆畢業生，可申請延長擇業期，和學校簽訂相關的協議，檔案在學校可以保留兩年。

七、總結

在當今形勢下，人才流動過程帶來的人檔分離現象日益嚴重。本文重點介紹了在當前社會人檔分離的條件下如何做好人事檔案工作，完善檔案管理體系。

通過建立健全法規體系，規范人才流動行為，對檔案進行網絡化管理等措施，從根本上解決人檔分離現象，提高檔案管理水平。我們還應支持人才的合理流動，促進社會經濟的發展。

[1]孫建法,袁玉軍.流動人員檔案調查研究[A].檔案事業科學發展,2008.

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