淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

文/河北省優撫醫院 崔文謙

淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

文/河北省優撫醫院 崔文謙

新的形勢下，一些機關或企事業單位對于檔案管理工作的要求發生了一些變化，并且隨著社會的不斷發展，要求事業單位內部的檔案管理更加趨于規范化，這不僅對事業單位的發展有很大幫助，更好地推動檔案管理工作的規范化，還能將檔案管理的發展更有效地向前推動。本文主要基于新形勢下對于檔案管理工作的規范化進行研究，希望能著實提高管理工作的質量與效率。

檔案管理；規范化；新形勢

對于一個事業單位的發展而言，其內部的資料會伴隨著時間的加長變得越來越多，而能否有效地對這些信息資料進行管理就意味著事業單位能否發展得更好。再加上事業單位內部的資料復雜，新時期對于檔案管理工作的要求也越來越高，因此就需要針對這一狀況對檔案管理工作進行規范化，從而完善管理工作。本文主要從新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題出發，來討論更好地實現檔案管理規范化的一些措施。

一、新形勢下檔案管理工作面臨的一些問題

雖然我國的檔案管理工作發展的較為迅速，但是新形勢下的檔案管理工作還是暴露出了一些缺陷，無法更好地滿足時代的需求，這也是阻礙檔案管理發展的主要問題。對于檔案管理工作面臨的問題主要歸納如下。

（一）檔案管理工作人員意識淡薄。當前出現的一個狀況是很多事業單位的檔案管理人員不重視檔案管理工作，并且很多工作人員對于相關工作的意識較為淡薄，從而導致工作不認真、事故頻發的現象。再加上一些人的思想跟不上時代的發展，還有一些較為保守的傳統管理思想，因此就會導致一些諸如檔案資料保管不及時的現象發生。也正是由于工作人員的意識較為淡薄，使得管理工作中總會出現一些較為瑣碎的問題，并且對于事業單位以及檔案管理相關的發展都具有阻礙作用。

（二）檔案管理工作制度不夠完善。對當前事業單位的檔案進行管理過程，相應的管理體制不夠完善是較為突出的一個問題。再加上對于管理工作沒有制定行之有效的管理制度，從而導致管理工作的開展沒有章法。也很少有相關事業單位能夠針對當前檔案管理工作中存在的缺陷來制定一個較為有效的管理方案，沒有了制度的保障，也就無法確保相關工作能夠更有效地開展，更有甚者，對于相關管理工作的負責崗位都沒有指定專門的管理人員，從而導致事業單位的檔案管理工作效率很低，對于正常工作與生產造成了較大的干擾。

（三）檔案管理相關人員素質不高。當前還有一個較為明顯的現象就是很多公司的檔案管理人員的自身素質都不是很高。有部分的管理人員認為檔案管理工作相當輕松，并且難度不是很大，因此對于管理工作也就是記錄、保存文件，這也就造成了管理人員對于工作的疏忽，可能會對相關工作造成很大的損失。再加上一些事業單位對于檔案管理工作不夠重視，因此對于檔案部門的人員沒有進行嚴格的培訓，或者是在招聘相關人員時就沒有提高素質門檻，從而導致很多的檔案管理工作效率較為低下。這也是造成我國目前檔案管理工作人員素質不高的一個主要原因，因此相關部門以及事業單位應該對于這個現象有足夠的重視，并且要積極采取措施，比如對管理人員進行培訓，讓其能夠適應工作的需要，從而更好地為公司的發展獻一份力。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化措施

（一）完善檔案管理工作的規章制度。想要更好地實現檔案管理工作規范化，并且著實提高檔案管理工作的效率，完善相關管理工作的規章制度是必不可少的。有效的規章制度能夠對管理人員進行一定的約束，并且讓其明確自身應有的責任和任務，從而敦促管理人員更好地負責。在制定相關管理制度時一定要做到對制度的規范化，因為只有可行、科學的制度才能夠有效地實施下去，并且讓相關工作更好地落實下去。有效的管理制度是提高管理工作質量的堅實基礎。

（二）提升檔案管理工作人員的素質。新的時期對檔案管理工作提出了新的要求，因此更好地實現檔案管理工作的規范化就應提高管理人員的素質，只有更高素質的管理人員才能承擔起更大的責任，來更好滿足事業單位與社會的需要。比如管理人員首先要具備過硬的專業素質，并且有一定的管理經驗，這樣才能應對各種狀況，從而提高檔案管理工作質量。首先要在檔案管理人員的招聘階段進行嚴格把控，提高素質門檻。其次可以對本公司的在職工作人員進行定期的培訓工作，因為檔案管理工作的內容是隨著社會的變化和事業單位的發展而變化的，并且不同時期的管理工作都具有新的要求，因此需要讓管理人員更好地適應管理工作的需要，提升其管理的實際能力。

（三）引入新型技術手段。僅僅依靠傳統的管理手段很難實現檔案管理工作的規范化，因此在相關工作中要借助一定的技術手段，否則具體管理過程較為繁雜。比如將事業單位的檔案管理工作實現信息化，在計算機上用更優質的軟件來對檔案資料進行操作和管理，從而更好地提高管理工作效率，實現管理工作的規范化。

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