淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施

文/廣州醫科大學附屬第二醫院 符穗湘

淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施

文/廣州醫科大學附屬第二醫院 符穗湘

由于醫院的科技檔案管理工作涉及科技等信息，因而相較于一般的檔案管理工作，醫院的科技檔案管理對管理人員的專業性以及科技性方面有著更高的要求。此外，由于該檔案以科技為主體，因而可能直接對人民群眾的生命安全產生影響。醫院科技檔案的管理，與醫院的建設與發展有著極為密切的關聯。

醫院；科技檔案；管理

醫院的科技檔案詳細記錄著科研過程中產生的有價值的文字、聲像、圖表等材料，具有一定的真實性以及完整性特點。作為醫院重要的信息來源，做好科技醫院檔案的管理工作并善用醫院科技檔案資源，方能進一步推動科技成果的轉化，一方面可為人民群眾提供更加優質的服務，另一方面則能可對醫院的建設與發展起到有效的促進作用。

一、醫院科技檔案的特點

（一）專業性。由于醫院的科技檔案是由醫院所從事的科研活動以及建設活動逐漸累計而成，加之醫學專業有著許多的分支，而這些分支各自又有著極為鮮明的特點，因而要想充分反映出這些分支的特點，相應的管理亦需注重專業性，如此方能實現科學管理科技檔案。

（二）多樣性。眾所周知，醫學有著極為廣泛的涵蓋范圍，包括醫學、衛生、藥學等，而這些眾多的分支使得醫院科技檔案來源呈現了出分散性的特征。與此同時，隨著社會的不斷發展，面對日益增多的科技檔案載體以及多樣化的載體形式，更是讓醫院的科技檔案管理呈現出了多專業性以及多形式等特征，增添了醫院科技檔案管理工作的工作難度。

（三）成套性。由于科技檔案所記錄對象通常為某一獨立的項目或特有的現象，因而針對醫院科技檔案的管理工作，應務必注重該檔案特有的成套性特點。與此同時，由于科技檔案中詳細記錄著各種研究對象或項目的全過程，因而針對科技檔案管理，還應務必注重檔案的完整性，如此方能有效利用，進而為醫院的發展奠定基礎。

（四）現實性。醫院的科技檔案不僅能為醫院工作人員的日常工作行為提供借鑒，更是醫院賴以發展的重要資源，如歸入檔案部門的病例，不僅能對醫生的日常工作行為提供極大的幫助，又能作為檢索臨床研究與臨床流行病研究的索引，與此同時，還能作為關鍵時刻的法律憑證。這些都是醫院科技檔案現實性最為顯著的體現。

（五）保密性。由于醫院科技檔案中所記載事項，均為該醫院所從事，因而具有一定的有價性。對此，作為醫院方面，務必要根據國家規定對有特殊價值的科技檔案進行保密等級的明確，并正確處理好其中的關系。

二、醫院科技檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度有待健全，立卷機制較為死板生硬。目前，國內許多醫院，由于其本身對科技檔案管理工作不夠重視，因而普遍存在科技檔案管理工作不夠規范等問題。此外便是文件檔案檢索的效率問題。目前，國家雖大力提倡采用電子檢索的方式，但有一部分醫院依舊沿用傳統人工檢索的方法，其中更有部分自認為經驗老道的科技檔案管理人員，盲目相信自己所研究出來的檢索工具，他們錯誤地認為只要運用更多的檢索工具便能進一步提升文書檔案管理工作的質量與效率，這種求多而不求精的思想反而降低了這些管理人員的管理水平。對此，為改變這樣的管理現狀，醫院有必要制定出符合醫院發展規律的管理制度，以確保科技檔案的完整性，

（二）缺乏專職管理人員，服務質量有待提高。要想切實提升醫院科技檔案管理工作水平，首先便應從提升管理人員的綜合素質方面做起，并根據醫院科技檔案管理的崗位職業與能力方面來不斷完善醫院的科技檔案管理人員隊伍建設。若出現人員變動等情況，應在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行。此外，針對科技檔案管理人員的技能提升，作為醫院方面，應務必加強對科技檔案管理人員的培訓與指導工作，借此提升管理人員的綜合素養。

（三）醫院科技檔案利用反饋率不理想，檔案管理編研薄弱。醫院的工作大多圍繞醫療活動來進行，若對檔案利用的反饋工作不夠重視，便無法得知醫院科技檔案中所存在的問題。長久以來，國內大多數醫院的檔案管理人員，其在管理科技檔案過程中，僅是起到了收集與管理的作用，極少有檔案管理人員會利用檔案資源為醫院各科室提供相應的服務，從而導致醫院的科技檔案難以發揮其實際的效用，甚至有醫院工作人員連檔案室的職能亦不了解，進而更談不上所謂的理解與支持。與此同時，由于大多數醫院的科技檔案管理人員年齡相對偏高，因而針對現代化的管理技術，無法做到完美的運用，自然也就無法確保檔案信息的匯編與分析的準確性。

（四）科技檔案收集不齊全，嚴重影響醫院的發展。當前，國內醫院的科技檔案管理普遍存在材料原件少但復印件多，記錄、圖表等重要原始材料不全等問題，對于一些醫院中關鍵的科技檔案的驗收結論、成果和專家評審材料等證明材料的存檔較少。這種科技檔案收集不齊全現象，不僅嚴重影響了科技檔案的利用效率，甚至可能對醫院的發展帶來阻礙。

三、強化醫院科技檔案管理工作的策略

（一）建立有效監管制度，確保立卷歸檔完整。作為醫院方面，為確保自身科技檔案管理各項工作的有效落實，應嚴格按照《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》以及《醫藥衛生檔案管理辦法》中的相關規定，建立一套符合醫院發展現狀的檔案管理制度，明確劃分科技檔案的歸檔范圍，從質控上完善動態管理和考核，一旦發生遺漏和丟失的現象，應該及時采取補救的措施，從而保證醫院科技檔案管理的及時性、完整性、安全性和有效利用率。制定科研檔案管理辦法、歸檔范圍和保管期限表。堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷歸檔，做到科研和建檔工作實行“四同步”管理，即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報科技成果以及教學、科研人員提職考核與檔案部門出具科研課題歸檔情況證明材料同步。

（二）培養管理人員素質，強化主動服務意識。關于醫院科技檔案管理工作的管理人員配置方面，應專門配備能保證其工作穩定的專職管理人員，明確要求醫院科技檔案管理人員應該具備較強的責任心、使命感和較高的業務水平，如此才有利于滿足科技檔案管理工作的客觀需求。其次，還應該合理指導德才兼備的醫院科技檔案管理人員到上級檔案部門進行一段時間的培訓學習，或者讓其直接訂閱檔案管理刊物進行學習。再次，應該引導醫院科技檔案管理人員逐步轉變傳統檔案管理工作中存在的“看門守攤，等人查檔”的片面性思維，逐步形成“提高科技檔案工作服務質量是檔案工作生命線”的服務意識，轉變以往被動的“等、靠、要”的觀念，提前介入醫院科技檔案管理中，積極主動走出辦公室，走上實踐崗位，深入基層和現場，積極主動進行醫院科技檔案歸檔管理。同時，還應該采取高效的方法督促相關人員進行及時補辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料的處理工作，從而確保醫院科技檔案管理資料的完整性，讓醫院科技檔案管理人員逐步由“被動查詢”變成為“主動服務”，有效提升醫院科技檔案的管理水平。

（三）重視科技檔案工作，深入了解醫院科技檔案管理工作的重要性。任何檔案保管的目的都是為了日后更好地利用，醫院的科技檔案管理亦是如此。因此，作為醫院科技檔案管理人員，其在進行檔案的收集、管理、保存等工作時，應全面認識到科技檔案管理工作的重要性，嚴格遵守國家的保密政策，切實做好檔案的保密工作，且此外的任何工作都應以保密為前提。每一科研題組長都要指定專人負責科研文件材料的收集、積累，下項目完成或告一段落后，由課題負責人指定專人予以整理、立卷，由課題負責人審查簽名后，與鑒定驗收或中止后兩個月內向醫院綜合檔案室歸檔。

此外，醫院負責人還應該采取多元化的手段，如科技檔案管理制度上墻、內部刊物發表宣傳和新聞報道等，大肆宣傳醫院科技檔案管理工作的重要性，讓醫院各個科室的醫務人員能夠真正認識到醫院科技檔案管理工作并不僅僅是科技檔案管理部門的事，也是每個醫院科室、帶教人員和科教部門、檔案管理部門的職責，充分認識到醫院科技檔案管理工作的重要性，從而逐步在整個醫院發展過程中形成全員科技檔案管理意識的格局。

（四）全面開放收集科技檔案，充分發揮醫院科技檔案的作用。檔案的搜集是管理科技檔案的基礎，唯有確保檔案收集的完整、準確與及時性，方能從根本上保證科技檔案的有效價值。因此，針對科技檔案的收集，作為科技檔案管理人員，應以檔案室為中心，將檔案管理工作的范疇主動“輻射”至醫院各科室，以進一步擴大檔案資源的收集范圍與內容。與此同時，作為醫院管理者，應鼓勵醫院全體員工共同參與到醫院科技檔案的收集過程中，對此，科技檔案管理人員便應主動承擔起提醒各科室負責人的職責，進一步確保檔案資源收集的全面性。當然，為切實提升檔案管理人員的工作積極性與主動性，醫院方面還應提出各項獎懲措施，來提高檔案管理人員的工作責任心。最后，則是針對各項科研活動的鑒定與驗收，應由檔案人員參與把關并負責搜集零散的文件，以決定對這些檔案資源的取舍，進而通過整合這些零散的科技文獻，從而其作用可得以最大限度地發揮，繼而為醫院的發展提供有力的幫助。

此外，醫院方面還要不斷拓寬檔案的應用領域，充分發揮科技檔案的重要作用，從而為醫院的發展提供及時、周到的服務。積極開展多種編研活動，有利于深入挖掘和利用信息資源，為醫院科技檔案使用者提供多層次、多方面和實效性的信息。同時，還應該提升醫院科技檔案資料利用的反饋信息，逐步實現各級醫院信息的橫向聯系，達到醫院科技檔案信息資源的共享目的，最大限度提高醫院科技檔案管理的開發利用效率。例如， 我院口腔科翁志強主任醫師研究的《粵航一號稻米輔助治療復發性阿弗他潰瘍綜合研究》課題，于2008年獲廣州市教育局立項，2011年結題。該課題主要研究糙米對人體的新陳代謝、免疫功能的構建作用，可有效預防腳氣病、神經炎、口腔潰瘍、唇炎、角膜炎等疾病，幫助反復口腔潰瘍患者以糙米為主食的飲食干預方案，能夠鑒別口腔潰瘍是否為系統疾病的表征，減少過度檢查所發生的醫療費用，方便患者進行飲食調理。課題立項、結題和開發，離不開檔案的利用。

四、結論

總之，醫院的科技檔案作為不可再生的重要資源，應當引起醫院方面的足夠重視。與此同時，作為醫院科技檔案管理人員，應在確保醫院科技檔案安全的前提下注重提升檔案資源的利用效率，以此為醫院各項工作的開展提供借鑒，繼而為醫院的發展奠定良好基礎。

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