加強高校檔案利用的實施途徑探究

文/北京化工大學檔案館 游成梅

加強高校檔案利用的實施途徑探究

文/北京化工大學檔案館 游成梅

當前，高校檔案利用工作還存在很多不足，主要體現在檔案資源不夠豐富、缺乏集中統一管理，檔案利用服務范圍相對狹窄、檔案利用服務手段不夠先進等方面，嚴重制約利用者對高校檔案的充分利用，阻礙檔案作用的發揮，亟待改進。下面主要探究新形勢下加強高校檔案利用的具體途徑，實現高校檔案事業的可持續發展。

新形勢；高校檔案；檔案利用；途徑

利用是檔案工作的重要環節之一，深入探究高校檔案利用不但是高校發展檔案事業的當務之急，還能對其他檔案機構起到一定的借鑒作用。隨著高校辦學規模越來越大，其檔案利用面臨著新的機遇和挑戰，只有加強對檔案的利用，才能促使高校適應新形勢的發展需要。

一、豐富檔案資源，集中統一管理高校檔案

豐富資源是做好高校檔案利用的基礎，而集中統一管理檔案是豐富高校檔案資源的前提。所以要想加強對高校檔案的利用，必須真正落實對檔案的集中統一管理，將高校的各門類檔案統一歸入檔案機構管理范疇。一是加強制度建設，通過印發宣傳手冊、組織知識競賽、向領導呈報檔案專題報告等方式加大宣傳檔案法律法規的力度，讓整個機構熟知檔案法規，并結合實際落實檔案法規及要求，明確高校檔案管理原則，使檔案管理及利用有章可循。二是加強硬件建設，不僅要爭取高校領導層的大力支持，獲得必要的財力、人力、物力，還要爭取工作層的配合、支持，快速整合檔案資源。

這就要求檔案機構要完整收集各門類檔案，提高檔案收集質量。如高校的檔案機構不但要做好對材料的收集工作，還要按照高校的年度工作安排，聯系歸檔部門提前介入檔案管理，指導、督促歸檔部門歸檔文件材料，并保證齊全、系統地將歸檔材料移交給檔案部門；檔案收集質量的提高則需要注重培養和強化檔案工作者們的社會意識，對檔案利用者的需求要主動調查、分析，拓展收集途徑，重視收集和利用者需求匹配的高校檔案信息。特別是影響較大的高校，其教學、私人科研等檔案價值是較高的，而早期歷史檔案也相當珍貴，檔案機構要主動做好檔案征集工作，進一步豐富檔案資源，夯實高校檔案利用基礎。

二、改進編研工作，擴大檔案利用服務范圍

高校檔案的價值只有通過利用才能體現出來，新形勢下的高校檔案服務對象不再局限本校人員，或是歷史研究者，而要突破職業、地域等限制，沿著社會化的方向向前發展。因此，高校檔案部門的檔案編研成果的目標用戶應堅持以本校人員為主、社會公眾為輔，擴大檔案利用服務的范圍，提高高校檔案利用質量。

一是檔案編研者要立足于為學校成員提供服務，編撰質量高的信息產品。如檔案編研者要和高校的職能部門合作，實時了解其工作狀態，對各部門的檔案需求進行調查、分析，并按照利用者的需求挑選他們所需的檔案信息資源，通過去偽存真、去粗取精，把檔案編撰成冊，使用戶獲得系統知識產品，奠定其創造新知識的基礎。與此同時，編研者要鼓勵高校師生員工積極參與檔案編研工作，克服編研者專業知識結構單一的局限，完美結合編研者的編研能力和師生的專業特長，提升編研成果的準確性、專業性，創造深層次、高質量的檔案編研精品，滿足本校用戶不斷增長的檔案利用需求。

二是高校檔案編研者要致力于轉變服務理念、擴大服務范圍，更好地服務于社會公眾。如檔案編研者從選題開始就要加強和檔案利用者之間的互動，通過問卷調查、網絡調查等方式了解社會公眾關注的重點、熱點，從而科學選擇編研題目，及時推出高校檔案編研成果，增強檔案編研工作的社會影響力。從當前的高校檔案利用來看，用戶最重視高校檔案的參考功能、憑證功能，如果檔案機構能強化這部分工作，根據檔案的參考和憑證價值編研檔案主題，勢必能使高校檔案利用獲得巨大的發展生機。

三、依托先進技術，完善檔案利用服務手段

當下，很多高校都在興建新校區，擴大辦學規模的同時使檔案機構為多個校區提供檔案利用服務面臨諸多不便。因此，高校檔案機構必須優化結構化的參考咨詢服務，依托先進技術完善高校檔案利用服務手段。高校檔案機構可從三方面入手：一是電子郵件服務。這是高校檔案結構化參考咨詢利用的普遍類型，可通過一對一、多對一的方式為用戶提供檔案利用服務。選擇該參考咨詢利用服務方式的用戶只需要借助電子郵箱、高校檔案機構公共郵箱交流信息，就可實現對檔案的利用。二是網頁參考咨詢利用。這是一種網絡服務方式，能為用戶提供優良交流平臺。該利用服務要求用戶到高校檔案網站上注冊，并向高校檔案管理人員提出申請，檔案管理人員接到用戶的檔案信息需求單之后要及時查詢信息，并通過用戶選擇的方式進行傳送，拉近高校檔案機構和用戶之間的距離。三是手機服務。高校檔案機構可按照用戶的檔案利用需求，通過QQ、微博、微信等平臺為用戶提供檔案信息推送服務，實現電子化的信息咨詢、自動化的信息復制、縮微化的檔案信息管理等，進一步強化檔案利用效果，提高高校檔案利用水平。

四、結語

有效利用高校檔案不僅是保證高校順利開展各項工作的基礎保障，還是發展檔案事業的不竭動力。新形勢下對高校檔案的利用還有待進一步探索，需要相關人員深入分析高校檔案工作，不斷應用新知識、先進技術，不斷更新檔案信息，保證長足發展高校檔案利用工作，促使相關各方獲得有用的信息資源。

[1]符少華.高校檔案利用的現狀、問題及對策[J].財經政法資訊,2015(04):28-31.

[2]陳曉媛.信息化背景下高校檔案利用模式的發展與創新[J].山西檔案,2016(05):47-49.