企業檔案管理社會化問題初探

文/新疆富蘊縣人力資源和社會保障局 侯艷慧

企業檔案管理社會化問題初探

文/新疆富蘊縣人力資源和社會保障局 侯艷慧

為了適應日益嚴峻的經濟發展局勢，健全企業檔案管理體系是必要的，實踐證明，通過對企業檔案程序的優化、縮減，可以有效降低企業經濟發展中的整體成本，為了達到這個目的，需要聘用專業檔案管理人才，實現企業檔案管理工作的有效運作，有效增強企業的核心發展競爭力。

企業檔案管理；社會化問題；管理人員；解決方法

一、企業檔案管理的社會化問題

（一）重視的缺乏。隨著市場經濟規模的不斷擴大，各種類型的企業不斷涌現，在這種局勢下，企業的發展規模不斷擴大，工作人員越來越多，有些企業應用了先進的檔案管理技術，將人事檔案信息轉交給專門性的管理組織，實現電子檔案的專業化管理。在企業發展階段，很多企業依舊沿用傳統的檔案管理模式，難以滿足電子檔案社會外包組織管理工作的要求。

（二）缺乏監管力度。整體來看，我國缺乏健全性的社會化監管方案，導致企業發展中出現了一系列的問題。區別于普通的生產經營機構，檔案管理部門，無法為企業短期、直接性地創造巨大的經濟效益，受到這種特點的影響，很多企業的管理人員缺乏對檔案管理的重視，沒有設立檔案管理專門機構，隨意應付檔案管理工作，難以滿足現代化檔案管理工作的要求，為了解決實際問題，企業必須進行新型企業檔案管理模式的應用，避免企業出現一系列的經濟損失。

（三）安全性管理差。在現階段，企業檔案管理模式缺乏良好的安全性。在檔案社會化的管理過程中，有的企業管理者沒有要求電子檔案管理人員進行專業性電子檔案庫的建設，導致電子檔案管理過程中出現問題，難以對企業電子檔案實現集中性、單獨性、規范性管理，在企業工作中，有些電子檔案的格式存在明顯的差異性，這就容易出現企業檔案管理系統不兼容的問題。在企業檔案統一性管理模式下，如果不能進行檔案數據信息的安全性管理，也會導致企業發生一系列的經濟損失。

二、安全性管理的必要性

為了適應現階段企業發展工作的要求，進行檔案社會化體系的健全是必要的，從而實現檔案管理工作的規范性，增強檔案管理的整體效果。在檔案管理社會化模式下，企業需要培養工作人員正確的管理理念，實現項目及文書管理質量的增強，實現其整體管理效益的提升。

只有健全檔案信息管理的安全性機制，才能滿足現階段檔案社會化管理的過程，有利于為項目管理人員、文書工作者等提供良好的管理環境，有利于企業整體工作效益的增強，通過對檔案管理社會化、安全化模式的應用，可以增強企業檔案信息資源的整體使用效率。

三、企業檔案管理社會化的方法

（一）強化宣傳。為了增強企業的發展效益，在檔案管理階段，必須落實好管理宣傳工作，提升人事檔案管理工作人員的綜合素質、團體合作能力等。這需要引起相關企業管理者的重視，進行管理人員工作狀況的分析，進行活動宣傳機制的優化，根據具體實踐要求，做好檔案管理的宣傳工作。

（二）統一性管理。在檔案管理的社會化模式下，企業必須實現檔案的集中化管理、統一性管理，增強檔案管理的社會效率。社會經濟規模的不斷擴大，大大推動了企業檔案管理工作的開展，相比于傳統的檔案管理模式，這種新型的檔案管理具備高效率、低勞動量的特點。在傳統檔案管理模式下，工作人員需要根據工作者的文化程度及工作級別，做好檔案管理的相關工作，這種傳統式的管理容易導致管理混亂，從而不利于提升企業的檔案管理水平。通過對社會管理機構進行專業化處理的應用，可以實現檔案的集中化管理，充分發揮社會管理部門的工作優勢，增強企業檔案管理的整體效益。

（三）社會化管理制度。企業檔案體系是我國知識資產體系的重要組成部分，企業檔案信息中涵蓋了生產、管理、科研等相關信息，檔案信息也涉及到企業工作人員的基本信息狀況。在社會管理機構開展的檔案管理工作中，企業必須健全完善的管理機制，對社會管理機構工作行為進行監督，切實增強檔案管理的整體準確性及完整性，滿足企業檔案管理安全性的要求，企業要全面增強社會管理機構網絡數據管理能力，滿足現階段社會檔案管理的工作要求。

（四）避免自帶檔案狀況。在發展中，有些企業的管理者缺乏對人力檔案的足夠重視，在工作人員錄用環節，由于企業不能實現員工檔案的規范化管理，就容易出現員工檔案的流失狀況，很難避免對企業員工合法權益的侵害，達不到現代化企業檔案管理工作的要求。為了解決實際問題，企業需要進行現代化檔案管理模式的應用，遵循現代化檔案管理標準，避免出現公司員工自帶檔案的狀況，提升檔案管理的整體效益，提升檔案社會化管理的綜合效益。

（五）提升檔案利用率。在檔案管理工作中，需要進行檔案資源的有效性利用，合理選擇檔案外包公司，實現檔案資源整體利用效率的增強，實現其整體管理效益的提升。通過對檔案資源的有效性利用，外包公司可以為社會大眾提供更好的服務，在促進企業經濟發展的同時，有利于實現文書信息、項目管理信息等的結合，有利于為經濟社會輸送一系列的高級人才，滿足現階段社會經濟的發展要求。

四、結語

整體來看，我國檔案管理的社會改革任重而道遠，企業需要進行規范化管理制度的應用，嚴格按照管理程序做好檔案管理工作，切實增強企業檔案管理的整體發展效益。在檔案社會化管理階段，需要進行先進性網絡信息技術及數字化技術的利用，增強檔案管理的整體效果，滿足企業的長遠發展要求。

[1]婁微微.對我國企業檔案管理困惑的思考[J].赤子(上中旬),2015(05).

[2]楊鴻.企業檔案管理社會化問題初探[J].知識經濟,2015(09).