探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 劉秋君

探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 劉秋君

在數(shù)據(jù)化時代，檔案管理信息化已成為必然的趨勢。從管理的角度來講，信息化建設(shè)能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，確保各項工作順利展開。檔案管理是管理工作中的重要部分，當(dāng)前數(shù)據(jù)改革不斷深入，網(wǎng)絡(luò)信息化不斷推進(jìn)，檔案管理作為數(shù)據(jù)中的一部分，信息化是適應(yīng)當(dāng)今信息改革的需求，也是必然趨勢。現(xiàn)主要針對檔案管理在數(shù)據(jù)化時代下的信息化建設(shè)措施進(jìn)行探究。

數(shù)據(jù)化時代；檔案管理；信息化建設(shè)

檔案管理作為數(shù)據(jù)中的一部分，信息化是適應(yīng)當(dāng)今信息改革的需求，也是必然趨勢。因此，管理人員必須要充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)化時代下檔案管理的現(xiàn)狀，并積極以有效的舉措，來推進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化，促進(jìn)各項事業(yè)的發(fā)展。

一、數(shù)據(jù)化時代檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理是企業(yè)開展工作、實(shí)施管理的原始記錄，其在企業(yè)中心的日常工作、糾紛、決策等方面具有重要的參考價值。因此，企業(yè)的檔案管理尤為重要。隨著數(shù)據(jù)化時代的到來，檔案管理工作發(fā)生了很大的改變，給檔案的管理帶來更大的挑戰(zhàn)。現(xiàn)主要分析數(shù)據(jù)化時代檔案的現(xiàn)狀。

（一）檔案數(shù)據(jù)方面的改變。在數(shù)據(jù)化時代，檔案數(shù)據(jù)發(fā)生了很大的變化，從以往的紙質(zhì)數(shù)據(jù)擴(kuò)展到現(xiàn)在的視頻、電子數(shù)據(jù)等新數(shù)據(jù)類型，采集方式比傳統(tǒng)更多，檔案數(shù)據(jù)材料急劇增加，涉及面廣，內(nèi)容更加豐富。數(shù)據(jù)資源種類和數(shù)據(jù)信息量的增加，給檔案的保存帶來了一定的挑戰(zhàn)。在數(shù)據(jù)化時代，檔案的信息收集和以往不同，現(xiàn)階段檔案收集可以來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，使檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。

（二）檔案管理理論方面的改變。在數(shù)據(jù)化時代，檔案的數(shù)據(jù)源發(fā)生了變化，檔案的收集、保存等在理論上也發(fā)生了很大的改變，這就意味著傳統(tǒng)的管理方法難以適應(yīng)當(dāng)前檔案的管理。因此，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，采用新的管理理論來提高檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理中，通常會從采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價值的信息來歸檔管理，但由于受到時代以及管理人員的制約，一些信息的潛在價值沒有被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致這些信息沒有被歸檔，造成損失。管理人員應(yīng)摒棄以往的思想，為人們提供更多的信息服務(wù)。

（三）檔案服務(wù)方面的改變。現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)普及程度加深，人們的生活習(xí)慣、工作等都發(fā)生了很大的改變。例如人們在購物、醫(yī)療服務(wù)等方面都開始依靠網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。對比之下，在檔案服務(wù)方面，傳統(tǒng)的方法主要是用戶到檔案館查閱，查閱速度慢、獲取信息慢。檔案的獲取途徑除了去檔案館以外，還可以從網(wǎng)絡(luò)途徑來獲取。由于從網(wǎng)絡(luò)獲取檔案資源的途徑不僅簡便、而且效率高、快捷，在網(wǎng)民暴增的時代，從網(wǎng)絡(luò)途徑獲取檔案資源的用戶增加，使檔案資源的價值得到更好的挖掘。

（四）檔案安全管理方面的改變。檔案管理安全主要是保障檔案管理的完整性，對于紙質(zhì)的、膠片類的傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，保管相對容易。但數(shù)據(jù)化時代下，檔案的數(shù)據(jù)類型還有視頻、電子信息等等，檔案數(shù)據(jù)載體類型增加，給檔案管理帶來一定的困難。數(shù)據(jù)化時代檔案管理的難點(diǎn)包括在管理年限方面、管理技術(shù)方面、管理條件方面。在管理年限方面，我國對于檔案的管理年限都作出了規(guī)定，但某些檔案數(shù)據(jù)類型的管理在沒有到達(dá)規(guī)定的年限就已經(jīng)損壞。在管理技術(shù)方面，傳統(tǒng)的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足數(shù)據(jù)化時代檔案的管理，而采用計算機(jī)輔助管理后，保管的技術(shù)依然比較滯后，無法保證檔案的安全問題。

二、數(shù)據(jù)化時代檔案管理信息化建設(shè)的舉措

（一）提高檔案資源收集效率。在數(shù)據(jù)化時代，檔案資源的收集是一項十分繁重的工作，而檔案館的管理人員、工作人員有限，單靠這些力量來完成檔案資源的收集有很大的局限性。因此，檔案資源收集方面可以擴(kuò)大收集的主體，可以讓某些個人、社會組織參與檔案資源收集方面的工作，提高檔案資源收集的效率。除此以外，現(xiàn)階段很多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷完善，對提高工作效率有很大的幫助。

（二）完善檔案服務(wù)模式。檔案的收集、保存等工作，其目的之一是為單位用戶提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的價值。急救中心的檔案資源本身具有很多價值，只有將其提供給需要的人，才能發(fā)揮出它們的價值。因此，如何為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，來實(shí)現(xiàn)檔案的價值是值得深入思考的。一方面應(yīng)該轉(zhuǎn)變服務(wù)的理念，在檔案的管理中，應(yīng)推廣“以用戶為中心”的服務(wù)理念。在面對用戶時，給予細(xì)心、耐心、全程的服務(wù)，根據(jù)用戶的需求提供相應(yīng)的檔案資源，對于用戶的疑問給予正確的解答等。在服務(wù)方法方面，推廣智能化、個性化的服務(wù)，智能化服務(wù)主要是將檔案資源進(jìn)行整理歸類，并提供官方網(wǎng)址、檔案資源檢索技術(shù)，用戶可以利用網(wǎng)絡(luò)來檢索需要的檔案資源。個性化服務(wù)主要是根據(jù)用戶對檔案的需求進(jìn)行分析，并采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推送檔案資源。

（三）規(guī)范化檔案信息的調(diào)度行為。各企業(yè)檔案信息調(diào)度比較頻繁，包括日常數(shù)據(jù)、大型處理數(shù)據(jù)和其他保障等數(shù)據(jù)。在檔案的信息調(diào)度方面，應(yīng)制定相應(yīng)的制度規(guī)范，使檔案信息調(diào)度規(guī)范化。在檔案信息調(diào)度的過程中，做好調(diào)度檔案的人員基礎(chǔ)信息、調(diào)度時間、調(diào)度的檔案名稱等進(jìn)行紙質(zhì)和電腦雙重詳細(xì)登記、追蹤。

（四）完善檔案的安全管理體系。檔案的安全管理是檔案管理中的重中之重。在檔案安全管理中，必須要保證檔案的完整性，防止出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題。因此，管理人員應(yīng)完善管理制度，明確各組工作人員的安全管理職責(zé)，嚴(yán)格要求每個工作人員以維護(hù)檔案的完整性和安全性為重要任務(wù)。除此以外，管理人員要結(jié)合數(shù)據(jù)化時代，改善檔案的管理方法，包括改善檔案保存的環(huán)境、構(gòu)建和完善網(wǎng)絡(luò)平臺，防止實(shí)物檔案、虛擬檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞。在檔案辦公室中，安裝視頻監(jiān)控、報警系統(tǒng)等，安排專人看管，防止檔案被盜。完善檔案辦公室的消防系統(tǒng)，防止自然災(zāi)害引起檔案損壞和丟失。

三、結(jié)束語

檔案是各個企業(yè)日常工作中的原始記錄，是十分重要的材料。在數(shù)據(jù)化時代下，檔案的數(shù)據(jù)類型、信息數(shù)量、檔案的利用和服務(wù)等方面都發(fā)生了很大的改變。

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