知識管理背景下企業檔案管理模式

文/中遠海運（廣州）有限公司檔案管理中心 李珊

知識管理背景下企業檔案管理模式

文/中遠海運（廣州）有限公司檔案管理中心 李珊

隨著社會的不斷發展，知識管理為了適應社會的需要應運而生。對于企業來說，其內部的檔案管理模式也要跟隨時代的變化而作出適當的調整。知識管理的背景下，對于企業內部的檔案管理提出了新的要求，首先強調檔案管理能夠信息化，并且在此基礎上予以創新。本文對當前環境下企業檔案管理模式進行探討，希望能夠促進檔案管理，以更平穩的姿態發展。

知識管理；檔案管理；企業；管理模式

一、企業檔案管理的重要意義

（一）企業檔案管理的內涵。企業的檔案管理就是對企業相關資源的建立、存儲和傳遞等工作，并且對于工作的基本流程較為重視，通過對企業的檔案進行管理來為其創造更多的價值。在檔案管理過程中主要是保證用戶的體驗，并且為企業提供更加專業化、符合社會需求的服務。知識管理背景下的檔案管理與傳統的企業檔案管理有區別，前者更看重的是檔案管理的價值，主要是通過知識等技能應用來提高相關工作的質量，從而在企業的生產、研發、經營中發揮重要的作用，并且為企業的發展提供堅實的保障性服務。

（二）檔案管理與知識管理。對于檔案管理來說，主要側重點就是對信息或者重要資源進行歸類應用，通過一定的手段使其發揮出自身的價值，而知識管理注重的是通過具有某種特定的技術來對相關資源進行管理。由于檔案管理對于相關專業技能的要求本身就高，因此在二者相互結合的過程中可以更好地促進管理模式的轉化，通過提升企業內部管理的價值，來更好地增強自身的競爭力。而且檔案管理不論是單獨來看，還是和知識管理相結合，二者都是建立在提供更好的知識服務的基礎上的，都對企業的發展有重大的意義。

二、企業檔案知識管理模式的迫切需求

（一）傳統檔案管理現狀。企業的檔案管理隨著社會的不斷發展卻沒有做出相應的調整，很多管理理念還較為傳統，無法適應新時代的要求。并且隨著企業的不斷壯大，內部的數據資源也變得越來越多。如果不能對相關資源做出有效管理，那么會嚴重阻礙企業的發展。新的時期就需要將更新的技術運用到檔案管理當中，通過復雜信息的整合利用、開發歸類來確保檔案管理的價值。并且隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化已經成為當前檔案管理發展的一大趨勢。傳統的檔案管理也并沒有將服務理念更好地融合到管理中，因此也就使得很多工作無法更好地滿足企業的需要。

（二）知識管理與檔案管理二者相互結合。由于當前一些企業的管理人員專業素質較低，因此認為檔案管理工作就是對信息資源簡單的記錄歸類，其實不然。新的時代下需要檔案管理與知識管理相互結合，為企業創造出更大的價值，否則相關管理工作就是不合格的。通過知識管理可以做的比傳統管理更好，比如對于文件的開發、加工以及利用，都需要具有一定的知識技能，而這種管理理念如果停留在傳統的模式下，就無法做好這些工作。因此新的時代就需要檔案管理與知識管理相互結合，通過對方的優勢相互補足，更好地促進企業管理工作的開展。

三、檔案管理模式建設途徑探討

（一）轉變傳統檔案認識。當前很多檔案管理工作都偏向邊緣化，并且管理模式較為死板，擺脫不了桎梏。在知識經濟時代就需要轉變對傳統檔案管理的認識，不僅要將管理工作的重心放在對信息資源的處理上，還需要更好地將資源處理成滿足社會需要的財富，在符合用戶或者是企業需求的基礎上實行創新，對其知識內涵以及實際價值進行深刻的解讀，只有將傳統的管理理念中的缺陷予以摒棄，并且融合新的知識管理理念，才能更好地實現二者之間的結合。

（二）明確必要責任主體。知識管理背景下，想要更好地做好檔案管理工作，就必須對于當前處于快速發展的信息技術有全面的了解。但是這種新興的技術發展相當快，企業中的管理人員難免會跟不上時代的腳步，在知識的應用中也會出現滯后現象，因此在對企業檔案信息化的相關部門對于責任的主體概念就會變得模糊。這就需要能夠明確必要責任的主體，并且要將檔案管理部門作為主要部分，其他部門的輔助作為次要部分對待。

（三）同步保證檔案管理質量與服務需求。在知識管理的背景下，企業的檔案管理也需要對自身提出更高的要求。應該在保證相關管理工作的質量上進行服務，知識管理主要是強調對于新興技術的應用，比如計算機技術、通信技術等。在這個信息爆炸的年代，就需要通過知識管理來對龐大的數據進行處理，從而更好地滿足用戶與企業的需求。同時想要保障工作更高效率地實施，還需要完善相應的軟硬件設施，從而更好地實現檔案管理的價值，實現質量的提高與服務的供給。

四、結束語

知識管理背景下需要企業對傳統的檔案管理作出相應的改變，在更新現有管理理念的基礎上做到二者的相互融合，不僅要保證檔案管理工作的重心地位，還要通過知識管理為后者注入能量，從而使企業更好地進行資源整合。

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