加強企業科技檔案管理的幾點思考

文/中交公路規劃設計院有限公司 王新

加強企業科技檔案管理的幾點思考

文/中交公路規劃設計院有限公司 王新

企業科技檔案管理工作主要內容有：信息資料的收集和整理、鑒別判定、存放和保管、提供使用及統計等工作。是對企業當中的科技檔案實體實行專門管理及對信息數據資料進行利用的專項工作。科技檔案記載著企業的科技行為活動過程，是企業進行科研的重要載體和財富。企業應提高科技檔案管理工作力度和市場競爭力。此文，結合本人在實踐工作當中的經驗，提出了加強企業科技檔案管理的相關建議。

企業；科技檔案；管理；特點；建議

一、活用科技檔案，重視開發利用

科學技術檔案具有作用范圍大的特點，對于這一特征要重視和加強對科技檔案管理當中的每一項工作，首先應做好各個生產部門及科技行為所產生的科技文檔的歸檔工作，同時對所收集的科技文件及時進行編號、統計、分門別類及儲存保管，為科技檔案資源的進一步研發和利用做好準備工作。其次，企業應定期對科技檔案密級進行審查，依照相關規定和具體需要對檔案的密級靈活進行調整。只有不斷擴展大交流范圍，才可以實現企業科技檔案自身價值的最大化，通過科技檔案價值的發揮來節省大量財力人力，繼而使企業獲得良好的經濟效益。由于科學技術檔案具備專業性強、類別繁多的特點，所以，這就要求科技檔案管理工作人員應具備較強的檔案管理工作技能和經驗，并應不斷提升自我工作素養，尤其是專業工作技能的掌握和運用。

二、應加強科技檔案管理現代化信息化建設

應轉變陳舊落后的檔案管理工作理念和模式，把現代信息化技術及時運用到企業的科技檔案管理工作當中來，逐漸使科技檔案管理實現信息化和現代化。檔案的現代信息化建設應以檔案管理的現代化為前提，將檔案信息數字化和網絡化當作建設目標，使企業檔案信息管理系統能夠和檔案信息系統進行有效銜接，更加方便對科技檔案資源的開發及利用。需要注意的是，企業科技檔案信息化建設應和企業的信息化建設同步進行，協調統一共同發展。

檔案管理部門的員工應做到與時俱進，充分掌握現代化信息技術并能夠熟練運用到科技檔案管理工作當中，繼而實現企業檔案的現代化信息化管理。通過信息化的企業檔案管理模式可以真正實現檔案的全方位立體式檢索，電子科技檔案會利用光盤技術和音像技術及靜電復刻等電子技術，通過電子信息化的檔案管理方式轉變了以往通過人工進行信息數據的收集和記錄及信息資料的查詢形式，使科技檔案管理擺脫了人工操作的工作模式，大幅提升了檔案信息收集工作的效率；從企業角度來講，也應充分將科技檔案管理工作重視起來，構建完善的人員培養機制。企業和單位應定期對負責檔案管理相關工作人員進行業務和技能的培訓。對工作人員進行的業務培訓應等同于再進行一次檔案管理教育。通過對管理人員進行業務的強化訓練及考核，繼而使管理人員自身素養不斷得到提高，真正做到與時俱進。

三、轉變管理工作觀念，強化檔案服務功能

在企業當中，檔案管理部門不能直接為企業創造經濟價值，只有將做好科技檔案服務當成進行檔案管理工作的核心和目標，強化檔案服務意識，給企業單位的核心工作創造和供應具有價值和推動企業不斷發展和進步的信息資源，以此為根本基礎來實現自身的定位及發展。檔案管理人員應摒棄陳舊的“看攤守庫”工作理念，從思想意識上應首先進行轉變，由原來的被動轉變成主動服務，積極服務、超前服務；在服務形式方面，由原來的封閉、半封閉化轉向開放自由化，使科技檔案的真正價值得到最大化的發揮利用，更好地為企業在未來的發展當中供應源源不斷的動力；在服務方法方面，應逐漸從原來的人工檔案管理向計算機信息化管理模式轉變，不斷提升檔案管理工作效率，為企業核心工作提供更加優質的服務。

四、加強培訓工作，提升員工素養

因為檔案管理工作人員素質直接影響著檔案管理工作的質量和檔案管理事業發展。因此企業應重視和加強對企業檔案管理相關工作人員的培訓工作，使檔案管理人員成為多面手，不僅能夠使其具備檔案管理知識、計算機操作技能和檔案運用系統等相關知識以外，還應到實際生產前線進行觀摩和學習。通過定期組織員工進行培訓和教育，能夠有效地縮短員工業務水平之間的差距。企業應制定合理完善的獎懲制度，使每一位檔案管理人員都能夠認真負責地參與到檔案管理工作當中，在工作當中使員工的潛力得到開發。通過制定健全完善的獎懲機制和競爭機制，將二者相結合運用到企業管理當中。企業通過類似實用性較強的管理措施再加上有效的監督和管理，必將獲得事半功倍的效果。

五、結束語

近些年來，受全球經濟一體化和科學技術飛速發展的影響，導致企業當中的科技檔案管理工作和企業單位的核心工作之間聯系更加的緊密，科技檔案的作用被突出表現出來。目前新形勢下是企業科技檔案管理工作不斷發展的良好時機，但是在這一過程當中也出現了各種問題，因此這就需要企業加大對檔案管理的重視程度，積極響應國家相關政策，使科技檔案自身價值獲得充分的發揮，使企業在社會市場當中獲得更強的競爭力和可持續性發展。

[1]張琳.加強企業檔案管理的幾點思考與對策[J].現代企業管理,2011,03(12).

[2]李雨欣.加強企業檔案信息化的思考與對策[J].企業文化旬刊,2014,09(16).

[3]劉穎.加強民營企業檔案管理的思考及對策[J].華章,2013,09(06).