探討新時期事業單位檔案管理的創新思路

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

探討新時期事業單位檔案管理的創新思路

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

事業單位是指由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。雖然不屬于國家黨政機關，但卻對國家的整體經濟發展進程起著重要的作用。本文將針對新時期事業單位檔案管理的創新思路進行一個簡單的分析。

事業單位；新時期；檔案管理；創新

對于事業單位來說，檔案管理屬于一項極為重要的工作內容，因此其在促進事業單位持續發展方面具有決定性價值。另外，檔案管理也是事業工作的重心，隨著國內經濟的大力發展，新時期國家對事業單位的工作提出了更高的要求。因此，事業單位在檔案管理方面也將迎來一次全新的挑戰。

一、事業單位目前檔案管理中存在的問題

（一）重視程度欠缺。目前，許多事業單位領導認為檔案管理工作僅是簡單的收集整理，更有甚者，認為該工作存在的必要性不大，員工通常在整理資料的時候就可以完成檔案管理的日常工作。因此，許多事業單位在發展的過程中，多會出現檔案管理工作受重視程度降低，影響員工積極性的相關問題。另外在實際的檔案管理工作過程中，若存在工作質量較低的情況，則會導致其正在建設中的人力、物力、財力方面難以得到充足的保障，造成許多資料信息堆積如山，員工查找起來十分麻煩，長此以往，直接導致員工工作熱情度下降。除此之外，絕大部分事業單位在檔案管理中存在著機械式的工作理念，這就造成了所收集到的檔案信息相對雜亂，有利用價值的檔案在使用時還得再次進行篩選，大大影響了事業單位的正常工作。

（二）事業單位檔案管理手段相對落后。事業單位檔案管理手段問題一直是影響其發展的原因之一。目前來講，國內大多數事業單位檔案管理中存在著軟件和硬件設施投入不一致的問題，所以對于實際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達到國家要求的標準。另外，在事業單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過程中手段較為落后，現代化建設中，計算機科技發展十分迅速，但許多事業單位在檔案管理中仍采用傳統的管理方式，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術管理模式方面都無法滿足新時期的需求。

（三）事業單位檔案管理機制不健全。在事業單位中，若檔案管理工作機制不健全，則較容易出現工作落實差的情況。尤其是通過我國對于事業單位中檔案管理部門調查結果來看，其中約有高于80%的事業單位存在著檔案管理混亂的情況，對該種情況進行分析，發現影響因素主要包括以下幾點：其一，多數單位存在朝令夕改的情況，使檔案管理人員在整理檔案時常常會感到無從著手。其二，許多事業單位檔案管理中的制度規范流于形式，沒有把制度真正落到日常的檔案管理中，從而使制度的功能下降。其三，許多事業單位在制定檔案管理制度時，缺少監督人員及相應的鼓勵、處罰制度，使檔案管理人員心存僥幸，工作狀態懶散，從而導致了員工需要重要資料時無從下手。例如：在事業單位檔案管理中，許多檔案管理者對重要的檔案資料管理時怕麻煩，因此出現重要的資料在管理中你推我、我推你的現象十分嚴重。其四，事業單位在檔案管理中沒有做到與時俱進，檔案管理制度缺乏動態性，已經難于與實際需要相符合。

（四）工作人員綜合素質欠佳。事業單位檔案管理人員的綜合素質是影響檔案管理成效的直接原因。首先，由于某種原因，導致事業單位在招聘檔案管理人員時沒有進行嚴格的選拔和篩選，使事業單位檔案管理人員的綜合素質存在著較大的差距。國內某些事業單位在招聘檔案管理人員時甚至沒有要求其學歷和檔案管理的能力，還有些事業單位聘用關系戶來管理檔案，造成了檔案管理工作的效率遠遠達不到新時期發展的需求。另外，許多事業單位的檔案管理人員在工作中缺乏責任心和耐心。例如：有些檔案管理人員在收集檔案資料時沒有對資料進行認真審核，從而造成了所收集的資料無法使用的現象，還有些檔案管理人員所收集的資料信息存在較大的錯誤，不僅使資料無法使用，還給其它部門的工作人員造成了較大的負擔。除此之外，事業單位在檔案管理中，缺少可以留住管理人才的機制。其一，事業單位的工資及其它福利待遇無法滿足管理型人才的需求。其二，事業單位給檔案管理人員提供的學習培訓機會少之又少，從而影響了檔案管理人員業務水平的提高，使一些檔案管理優秀型人才的能力很難有突破性的進步，大大影響了事業單位檔案管理工作的發展。

二、新時期事業單位檔案管理的創新思路

（一）強化檔案管理理念，提高事業單位領導重視程度。以某水利局為例，該局加強宣傳力度，利用廣播、單位內部期刊、單位內宣傳欄、例會等形式，大力宣傳檔案管理對單位發展的重要性。并在宣傳活動中認真聽取員工的意見和建議，加大員工的參與度，從而推動員工更加積極地投入到工作中。同時，也使員工更為積極地配合檔案的管理工作。其次，單位領導在新時期檔案管理工作中，以身作則，強化自身對檔案管理工作的理念。同時，認真分析單位內每一位員工的能力和作用。最后，該水利局借鑒國外檔案管理工作的成功案例，并結合社會現階段發展現狀及自身的發展需求，建立了科學的檔案管理辦法，提高了檔案管理的實效性，并降低了檔案管理的風險。

（二）引進先進的管理手段。在新時期環境下，該水利局在檔案管理中深知只有加強軟、硬件設施才能使檔案管理達到預期的效果。因此，該水利局領導一方面加大對檔案管理的硬件設施投資力度，另一方面積極引進國外先進的檔案管理技術，同時還將檔案管理人員中較為優秀的員工派送到其它同類單位進行交流學習。

例如：在硬件方面，該水利局單位領導為檔案管理部門配備了專用的檔案儲存室。并且檔案的存放地點與單位其它易燃物品進行了隔離，確保檔案存放的安全。在軟件方面，該單位領導要求檔案管理人員必須要熟悉計算機的各項辦公、整合操作，并且要利用計算機特有的可延伸性、適用性及兼容性的特點，加強自身的計算機應用能力。同時要求檔案管理人員要會使用計算機軟件對檔案進行電子化處理。如果在檔案管理工作中遇到必須要人工匯總的情況時，對于一般性的檔案可以建立電子存儲文檔，而對于一些較為復雜或是較為重要的檔案，則要求要有專門的檔案管理人員來負責，以便于后期對檔案進行整理。

（三）建立健全的檔案管理機制。檔案管理的健全機制是保證檔案管理有效性、提高檔案管理運行機能的重要條件。因此，該水利局首先在國家制度的允許的范圍內建立了一系列科學的檔案管理制度。并且在保證檔案管理制度具有普遍性及平等性的基礎之上，建立了對單位領導、對員工雙向約束的管理制度，確保檔案管理機制不僅僅趨于表面形式。

例如：該水利局在制定檔案管理制度前，對單位所有員工進行了考查，同時積極征求員工的意見和建議，確保所制定出臺的檔案管理機制適用于單位全體員工的需求。另外，該單位針對新時期的發展特點，在檔案管理機制的設立時考慮到了靈活性和動態性的因素，方便于今天后對制度改進與創新。同時，該局設立的檔案管理制度明確到檔案的每一個管理環節，即：檔案管理標準、工作要求、檔案管理人員的能力要求、獎罰措施等，更便于該單位檔案管理人員以飽滿的熱情去對待工作。除此之外，針對于水利局的工作特點，在設定檔案管理機制時特別注重了檔案信息的安全性管理。尤其是在現階段我國科技及電子信息化技術飛速發展的時期，使檔案電子文檔極易受到侵襲，這就需要建立一個能夠全方位保護檔案的制度措施，因此，該單位在檔案管理制度中明確規定，非規定的計算機電子檔案嚴禁訪問，同時絕對禁止移動端用戶對電子檔案的輸入和輸出，以嚴歷的手段來保護檔案不受任何侵害。

（四）提高檔案管理人員的綜合管理能力。管理人員是保證檔案管理能否達到預期效果的重要因素。因此，該事業單位首先在招聘檔案管理人員環節上進行了嚴格的把關，除了要求檔案管理人員有較高的學歷外，還要求檔案管理人員要具備較專業的檔案管理能力和水平。其次，該事業單位設置了較多的福利政策留住檔案管理的優秀人才。如：對于優秀的檔案管理人員給予物質獎勵，單位出資讓優秀工作人員外出游玩等。最后，定期開展培訓課程，使全體檔案管理人員都能達到合格水平，同時也使優秀的檔案管理人員業務水平得以提升。

三、結語

綜上所述，新時期檔案管理的創新思路對促進事業單位的發展起著積極的推動作用。因此，事業單位要在自身的發展需求基礎之上，結合社會現階段的發展形式，推動事業單位檔案管理工作更上一個臺階。

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[2]周鑫.新時期事業單位檔案管理的創新思路探索[J].辦公室業務,2016,(16):104-104.

[3]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國職工教育,2012,(12):66+68.