加快實現水文檔案管理現代化的思考

文/云南省水文水資源局 龔蓉

加快實現水文檔案管理現代化的思考

文/云南省水文水資源局 龔蓉

水文檔案作為水利工程的重要資料，關系到國民經濟的穩定發展，實現其管理工作的現代化成為重中之重。本文先介紹了存在于水文檔案管理中的漏洞，并有針對性地對云南省水文水資源局水文檔案管理工作提供了改善建議。

檔案管理；存在問題；改善措施

水文檔案是水利工程規劃設計、運行調度、防汛抗旱、水資源開發利用、管理和保護以及其它與水相關聯的國民經濟建設的重要基礎信息和決策依據。我局機關檔案部門積極配合其他處室的工作，為各項水文業務的開展提供了大量信息服務。同時，我局機關檔案部門負責全系統對外資料服務，主要對政府、水利、水電、交通、環保、航運、農、林、教育、地球物理研究等部門開展了水文檔案咨詢服務工作。對涉及國家機關決策、國防、公共安全、防災減災等公益事業需要使用水文資料服務的，進行了大量的無償提供工作。上述服務為云南水資源的開發、利用、管理和保護，為水利工程的建設規劃、設計、施工、管理、調度，為國民經濟的總體部署、防汛減災等宏觀決策發揮了重要的作用，使水文檔案的寶貴資源得到了有效的利用，取得了巨大的社會效益和一定的經濟效益。

一、水文檔案管理的作用

水文工作的開展，都是以了解與整理水文檔案工作為主，只有熟悉當地水文信息，在其大量經驗的參考與指導下，才能更好地完成水文工作。水文檔案管理作為水文資料管理工作中至關重要的一環，其管理能力提升對抗洪減災工作與水資源的管理等皆具有重大的影響。

只有完善水文檔案管理工作，才能使檔案信息更加真實可靠，對使用者更具有價值性，使信息檢索更簡單方便。由此看來，水文檔案管理現代化是水文事業發展的必然趨勢。

二、水文檔案管理存在的問題

（一）認識不足，給予的關注太少。水文檔案的工作人員業務學習不夠深入，觀念沒能與時俱進，在檔案存儲設備智能化的當下，檔案工作人員仍然以舊方式進行檔案管理，不能去學習適應新的更加高效便捷的管理方式。由于認識的不足，檔案工作人員對現代化的管理方式關注不夠，投入檔案管理的資源太少，使水文檔案管理現代化停滯不前。

（二）水文檔案管理設施不健全。單位對水文檔案管理工作投入的資源有限，無法將水文檔案管理設施全面更新，仍舊以維修過去的設備繼續使用為主。管理人員沒能對新設備新方法給予足夠的重視，造成水文檔案管理工作人員也不具備適應新設備的能力。

（三）檔案管理人才稀缺，人員更替緩慢。檔案管理部門仍然使用舊方式工作且效率低下，一部分原因是由于沒有檔案管理人才來研發檔案信息管理系統。我國高校每年也能培養出大量的檔案管理人才，但是由于檔案管理工作的人員相對其他工作崗位流動性低，進入檔案管理工作的專業人員較少。

（四）現代化的檔案管理理論未能全面普及。檔案管理部門工作人員仍進行的是資料的收集與整理、保護檔案的工作，工作的重心放在資料的收集與保護上。而現代的檔案管理工作應以提供高效的檔案檢索工具為主，方便使用者迅速得到想要的資料。由于工作重心的偏離，嚴重影響了檔案管理部門的工作效率。

（五）水文檔案檢索系統不夠完善。目前檔案管理部門沒有完善的檔案檢索系統，使用人員進行檔案借閱須在人工服務的幫助下才能完成。由于檔案管理人員無法將所有檔案的相關信息整合起來，就導致無法給使用人員提供全面的檔案資料。整個過程可能由于工作人員主觀因素的影響，使檔案的利用率較低。

三、水文檔案管理現代化的改善建議

結合我單位水文檔案管理的現狀，通過分析存在于管理工作中的問題，根據國內外較為先進的檔案管理經驗，有針對性地對目前的水文檔案管理提出幾條改善建議，以期促進我單位檔案管理現代化的進程，具體內容如下：

（一）關注新理念，改變認識。我單位檔案管理部門的管理層需要隨著社會的發展，將視野放在檔案管理的新理念上，使檔案管理工作更加智能高效，以滿足水文工作對檔案資料的巨大需求。管理人員應重視檔案管理現代化工作，認識到管理現代化對國民經濟的重大影響。拋掉過去陳舊的工作方式，學習與汲取檔案管理的新理念。以新技術，高效率為目標，推動我單位檔案管理現代化全面落實。

（二）完善檔案管理設施。根據目前檔案管理條件，設計出檔案管理現代化的實施方案，按計劃要求逐一完成對管理設施的建設。在設施建設過程中，單位要給予資源上的支持，提高管理人員工作的積極性，以促進管理現代化的進程。在充足資源的基礎上，檔案管理研究人員可以高效地開展檔案信息系統的研發工作，工作人員可以得到全面的技術培訓，檔案管理部門的整體素質將得到全面地提高。

（三）接受新的檔案管理理論與技術。在檔案管理硬實力得到提升的同時，也要促進水文檔案管理軟實力的提升，管理層應認識到水文檔案管理與水文信息高效利用并重。給檔案管理人員提供新理論與新技術的培訓與支持，并投入適量的資金來引進新的檔案管理設備與應用系統。使檔案檢索與服務更加便捷高效，使工作人員從龐大的工作量中脫身出來，提高工作效率。

（四）健全獎勵機制，引進檔案管理人才。在認識到檔案管理工作的重要性后，健全工作人員的獎勵機制，從而激發出工作人員的工作積極性與創造力。檔案管理現代化亟需大量的專業人才，提供合理的激勵機制才能吸引來高素質人才的應聘，并留住現有的水文檔案信息研發技術人員。只有檔案管理工作分配到合理的技術人員，才能促進水文檔案管理的現代化順利進行。

[1]徐詩玚.水文檔案信息化建設策略探討[J].辦公室業務,2016(17):58.

[2]李立蓉.水文檔案管理中存在的問題與改進建議[J].辦公室業務,2016(14):121.

[3]楊偉英.淺談水文檔案信息化建設[J].科技展望,2016(17):255.