加強檔案的安全保密及信息化管理

文/北安市困難職工幫扶中心 袁媛

加強檔案的安全保密及信息化管理

文/北安市困難職工幫扶中心 袁媛

我國是地域遼闊的國家，人口基數較大，這種現象為我國檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰，工作難度較高。如何有效整合繁雜的檔案資料，促使管理工作更加規范化顯得尤為關鍵。檔案管理工作是其他工作開展的基礎所在，同時也是管理、決策、規劃等工作的重要數據參考，在檔案管理工作中，傳統的檔案管理工作方式較為陳舊，主要是依靠人工實現，工作效率不高，工作強度大，造成大量人力、物力和財力資源的浪費。本文主要就加強檔案管理安全保密和信息化檔案管理進行分析，結合實際情況，提出合理的改善措施。

檔案管理；安全保密；信息化

檔案管理是為社會建設和發展提供服務的，在檔案管理信息化建設和發展中，需要充分把握這一主旋律建立案管理系統，提升檔案管理信息化水平。在信息化技術不斷完善的背景下，越來越多的檔案管理機構紛紛應用信息化技術，從以往紙質檔案朝著電子檔案方向發展，通過網絡來傳遞信息資料，實現大范圍的信息共享。但同時，檔案管理信息化水平的提升，對于檔案管理的安全保密性提出了更高的要求，如何能夠有效推進檔案管理信息化建設顯得十分關鍵。故此，加強信息化檔案管理的安全保密研究十分有必要，為后續檔案管理信息化建設提供一定參考。

一、檔案信息化管理和安全保密概述

在信息時代背景下，檔案管理信息化建設和發展是必然選擇，相較于傳統的檔案管理方法而言，更符合時代發展要求，可以有效降低人工工作量和誤差，降低人力成本的同時，提升檔案管理效率。但是，如何能夠保證檔案信息質量和安全，成為當前首要待解決的問題之一。

檔案信息安全保密工作是一個核心問題，同時也是社會檔案管理組織需要面臨的一個嚴峻考驗，尤其是在檔案管理信息化發展中，做好檔案安全保密工作就需要具備完善的保密系統，針對其中存在的安全隱患，有針對性地提出解決對策，為檔案管理提供安全保障。

二、檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理工作認知存在不足。就我國檔案管理工作現狀來看，認知不足的問題長期存在，大多數人認為檔案管理工作并不能創造巨大的經濟效益，存在一種主觀上的盲目忽視現象，在一定程度上制約著檔案管理信息化建設。究其原因，在于檔案管理工作認知不足，未能充分了解到其重要性，檔案管理并非簡單地將文件信息輸入到計算機中，而是一個系統過程，全方位把控。

（二）檔案管理信息化水平不高。我國當前開展檔案管理工作時，政府部門和企業單位并未將檔案管理工作落到實處，缺乏配套的管理制度和標準，更多的是依靠政府人員進行管理，檔案信息化管理未能充分發揮原有作用。針對其中存在的問題，應該主動去改進和完善，推動檔案管理信息化建設，提升檔案管理質量。

（三）信息化技術較為落后。我國檔案管理信息化建設起步較晚，管理經驗較少，技術較為落后，相較于發達國家而言還存在一定差距，更多的表現在工作性質和檔案管理軟件不契合，無法充分發揮檔案管理信息化建設的作用，具體工作開展中受到了不同程度上的限制和影響。

三、加強檔案管理的安全保密和信息化管理的對策

（一）提升檔案信息化管理安全意識。檔案管理人員在開展工作中，需要嚴格遵循相關制度和標準，與時俱進，了解行業發展動向和法律法規部署，不斷提升和完善自我專業素質，能夠養成良好的市場競爭意識。同時，為了保證檔案信息安全，需要加強檔案安全保密工作，避免竊取或篡改檔案信息的行為出現。與此同時，健全和完善檔案信息安全制度是必然選擇，由于法律自身的強制性特點，可以對一些不法分子起到震懾作用，維護檔案資料的安全。基于此，檔案管理部門需要嚴格遵循管理要求開展工作，制定完善的安全保密制度，促使檔案管理工作有章可循。

（二）維護數據信息自身安全。信息安全保密工作中，可以通過安全加密技術，整合信息資源，確認雙方信息傳輸目的，也可以通過雙向鑰匙加密處理。雙密鑰匙技術在實際應用中較為廣泛，由于具有兩個密碼鑰匙，所以通過合理搭配可以實現解密需要。

（三）提升檔案管理人員綜合素質。在檔案管理中，為了確保檔案信息安全，應該注重檔案管理人員自身專業素質和職業素養的培訓，尤其是在安全保密意識的培訓中，打造一支高素質的檔案信息管理隊伍，充分了解國家法律法規，提升計算機技術水平，為檔案管理信息化打下堅實的基礎和保障。

四、結論

綜上所述，新時期在檔案管理工作中應用現代化信息技術，有助于降低人工勞動強度，提升檔案管理信息化水平，更為關鍵的是，加強檔案管理信息化的同時，還要注重檔案管理安全。

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