探討中學檔案信息資源的開發與利用

文/廣東省中山市第二中學 羅玉梅

探討中學檔案信息資源的開發與利用

文/廣東省中山市第二中學 羅玉梅

隨著社會的發展,我國對檔案信息資源的開發利用已經成為檔案管理工作中的重要組成部分之一,中學自建立以來,在長期的辦學實踐和教學活動中累積了大量的檔案資源。這些資源不僅是中學日常管理的真實樣本,同時也具有很大的開發和研究價值。檔案信息資源的開發和利用，不僅關系著學生的發展,也是學校管理水平的重要標志。

中學；檔案；信息資源；開發與利用

在中學發展過程中，對學校各種會議、學生活動等資料進行記載，將資料進行匯總，從而形成檔案信息資源。人們將檔案信息資源最大程度挖掘出來，為社會服務。為了能將檔案信息資源實現最大化開發，會使用很多方法將限制因素降低到最少，最大化實現檔案信息資源的價值。

一、中學檔案信息資源開發和利用的重大意義

將中學靜態的檔案信息資源經過收取、整理、儲存后轉變成動態信息，這個過程就是所謂的中學檔案信息資源的開發和利用，在轉變的過程中，能夠將檔案信息資源的價值發揮到最大。其重大意義大體來說有以下幾種：一，當中學領導在召開某些重大會議進行問題的決策、制定年度計劃或者是學習的發展計劃等重大問題時，需本中學的一些相關信息資源來進行參考，使相關領導能夠制定出更加完善更精確的決策。二，中學檔案信息資源記錄了中學最原始也是最真實的事情，如師生的情況，教學活動，學習展開的重大活動等各種信息，中學將這些信息通過各種途徑在師生的面前展現出來，這對中學的工作開展有很大的幫助。

二、中學檔案開發和利用的主要限制因素

在傳統的檔案信息資源管理過程中，只是簡單的將其進行整理歸檔，導致在服務方面處于被動狀態，在管理過程中缺乏現代知識的一些理念，導致管理工作人員對檔案信息資源的價值以及開發存在一定的不認同，導致缺乏創新的理念，對檔案信息的認識還停留在對資料的保管問題上。

（一）檔案信息資源開發和利用意識不強。在市場競爭愈加強烈的情況下，從中將檔案信息資源的重要性體現出來，在這種情況之下，中學應從戰略性的角度對檔案信息資源進行開發和利用，將檔案信息資源的最大價值體現出來。這對人的意識方面有著很大的關系，人們在思想上應意識到中學檔案信息資源的重要性，并且將檔案資源的開發利用進行一個戰略性的建立，這對后期作為強化發展為可持續的狀態尤為重要。檔案信息資源是一個隱私問題，在商品經濟成為主流的情況之下，檔案信息資源的管理相當于處于封閉或者半封閉的狀態之下，而且這也和檔案管理人員的傳統思想有關，只限于對管理的層面上，很少用行動去提升整個檔案的利用率，從而造成很多檔案信息資源沒有發揮其作用。無論怎么提高利用率都不會創造出更好的經濟效益。存在這種想法從而導致在檔案管理過程中存在的很多問題沒有得到及時解決。

（二）結構單一化。檔案信息資源的建設是時代發展的一個必然趨勢，對檔案事業的發展也有一定的影響作用。在檔案信息資源管理過程中發現，文書類與其他資料的比例相差較大，這樣的結構在一定程度上說明我國的檔案信息資源不是非常的豐富，僅僅只是文書形式對后期檔案信息資源的開發建設存在著不利條件。同時檔案管理人員也應全面收集整理檔案材料，對材料進行跟蹤指導，以此來確保檔案的真實、完整、準確、系統性，在檔案信息資源管理的過程中，建立相應的部門，對所收集的材料進行相關的實施，不斷豐富檔案的資源，優化檔案資源的結構，并且保證檔案資源的質量，為后期檔案信息資源的開發和利用奠定一個良好的基礎。

（三）欠缺資金投入。中學檔案信息資源的規模小，造成結構單一甚至不合理等問題的原因就是專項資金的投入量較少，難以滿足檔案信息資源的合理建設，造成中學檔案信息資源管理部門在現代化建設過程中所必須的設施和軟件都處于相對落后的或者缺乏的情況，進而阻礙了中學檔案新資源管理的現代化信息建設，隨著互聯網技術的快速發展，各種各樣的通信技術得以快速發展，在這新的形勢下，對傳統文書形式的檔案信息資源的管理造成了嚴重的沖擊和深刻的影響，在傳統模式的影響之下，導致管理人員對新進技術的的使用并不是很理想，于是在經濟體制下、對檔案信息資源的開發和利用過程中，造成很嚴重的影響。

三、改善途徑

對于中學檔案信息資源的開發和利用過程中存在的一些問題，進行相關的探討，借此來實現檔案信息資源的重要價值，從中推動中學相關工作的發展，對中學教育的發展起到一個良好的奠基作用。

（一）完善人才培養體系，提高管理意識。檔案管理是系統復雜而繁瑣的工作，加強對檔案信息資源管理人員隊伍的建立，打造出一支屬于中學自己的優秀管理人員，培訓專業知識，并且管理人員需熟練檔案的具體流程以及相關的工作標準，對檔案信息資源的開發利用能夠認識到其中的重要性，具有高尚的職業情操是一個人最基礎的道德品質，同時檔案工作管理人員在工作的過程中，應克服傳統的管理思想，及時更新知識，從傳統的管理模式中走出來，積極探索創新，敢于競爭，抓住機會，主動去探索中學檔案信息資源管理的開發及創新，并提供發展動力。在檔案信息資源管理方面建立中學開發利用管理機制，管理部門堅持集中統一的管理原則，對于具有一定價值的資料應由對應的管理人員進行集中收集統一管理，完善中學檔案信息資源的管理規章制度，堅持按照規章制度辦事，阻斷工作中存在的隨意現象，將工作內容落到實處，同時將中學檔案信息資源的發展規劃到學習的過程中，這樣避免了因工作人員的調動而受到影響。

（二）提高檔案信息資源的宣傳及服務。中學加強對檔案信息資源開發和利用的目的就是為了能夠讓學校的師生以及社會有需要的人提供更好的服務。加強宣傳及服務的前提是物力及財力的支持，加強對現代社會中信息技術的學習。通過新聞媒體或者一些相關的會議讓社會人士對檔案信息資源的開發及利用有著明確的認識，讓檔案信息的開發能夠快速的融入社會生產實踐中。在檔案信息的儲存、上傳、和管理工作中利用新技術。加強對檔案信息資源的保障，同時不斷提高分析挖掘檔案信息資源的能力，為中學的發展提供更好的服務，將檔案信息資源發揮出實際的作用，將發揮的作用應用到實際生活中，加大人們對其理解度的提升，能夠為用戶提供多樣化的服務以及更加精確的信息搜索。提高中學的服務，擴大學校檔案信息管理部門的影響和吸引，開展多方面的宣傳活動，向師生及社會人士進行宣傳，讓更多的人去了解認識檔案工作，這樣檔案信息資源的開發及利用率得以提升，同時在宣傳的過程中，檔案存在的一些不足之處，講述出來，讓更多的人參與到其中。中學檔案信息資源的利用得到保障的同時，也為后期的發展做鋪墊，對學校的發展也起到了輔助作用。

（三）優化檔案信息資源。將檔案信息中的資源進行整合，進行優化處理，發揮檔案信息資源的價值。其中檔案信息資源里不一定都是有價值的，對于這種情況，應進行處理，使檔案信息資源對學習等各方面都是有價值的，可建立一個配置優化而結構又合理的管理系統，根據眼前的整個社會形勢，既要讓我們了解以前發生的事情，同時也要用發展的眼光去看待未來，深層次去開發利用檔案信息資源。逐步實現信息資源的價值。

四、結束語

檔案信息資源有較高的價值，所以提高檔案信息資源的開發利用，對中學的發展起著重要作用。在建立檔案信息資源開發利用的過程中，需建立完善的管理維護體系，提升管理意識及結構的多樣化，培養優秀的人才，優化各項內容，最大程度去發揮檔案信息資源所具備的價值，為檔案信息資源的開發利用奠定基礎。對開發的途徑進行積極搜索，對中學的發展起到一個輔助作用。

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