關于推動檔案信息化建設工作的探討

文/黑龍江省三江工程建設管理局 鄭欣

關于推動檔案信息化建設工作的探討

文/黑龍江省三江工程建設管理局 鄭欣

在信息技術快速發展的時代背景下，檔案管理實行信息化是社會發展的必然趨勢。檔案信息化建設不僅能夠提高檔案管理的工作效率，同時還能夠加強對檔案信息資源的開發利用，充分發揮檔案工作的潛在價值。檔案信息化建設工作的開展不僅需要有硬件設施的支持，還需要在管理理念和人才隊伍方面進行完善，才能夠有效促進檔案信息化建設工作的高效開展。

檔案；信息化建設；管理

對于工程建設單位而言，檔案管理的內容更加全面，不僅是對日常資料的收集和整理，還包括了工程技術資料的管理。面對大量的檔案管理內容，加強檔案信息化建設具有重要的意義。通過信息化的管理方式，能夠深入挖掘檔案信息資源的價值，建立信息共享平臺，更好地為工程建設服務。檔案信息化建設工作的開展需要圍繞工作的實際需求，才能夠使管理體系更加完善。

一、檔案信息化建設的內容

（一）建設基礎設施。基礎設施建設是開展檔案信息化建設的重要基礎，是實現信息資源傳遞和管理的基礎保障。所以首先應該配置先進的計算機硬件和軟件，并且做好局域網建設，加強對檔案管理軟件應用的普及。

（二）加強檔案數據庫建設。實現檔案信息化建設必須依賴檔案數據庫，數據庫是進行檔案信息管理的核心，所以應該建設檔案數據庫，以便能夠對檔案資源進行分類和管理。在數據庫建設完成后，需要將相關的檔案信息錄入系統，從而實現數字化管理方式，有效提高檔案管理效率。

（三）標準化的建設。為了保證檔案信息化建設的順利實施，應該制定完善的規范標準，在實行信息化工作后，一切流程都應該按照標準化實施，實行統一管理。加強對應用系統的開發和管理，具有通用和兼容功能，為統一管理提供便利。

（四）安全保障體系的建設。在檔案信息化建設的過程中，檔案的電子化對檔案的安全提出了更高的要求。因此，在實際工作中要提高檔案人員的檔案信息安全意識，建立健全檔案信息安全管理機制，構建完善的檔案信息安全保障體系，有效保證檔案信息的安全。

（五）人才的建設。在檔案信息化建設過程中需要重視人才隊伍的建設，重視檔案從業人員的培訓工作，努力提高檔案從業人員信息化知識水平，能夠熟練掌握和應用各種新技術、新設備，打造一支高素質的復合型檔案人才隊伍，全面提高檔案信息化建設的效率。

二、推進檔案信息化建設的重要舉措

(一）轉變檔案管理模式，完善檔案管理體系。在檔案信息化建設過程中，檔案保管、查詢和利用更具便利性。當前檔案信息不僅數量較大，而且存在較強的異構性特點，這使得檔案信息化建設過程中檔案信息安全隱患增加。因此要加快轉變檔案管理模式，進一步對檔案管理體系進行完善。檔案管理工作具有較強的系統性，任何一個環節出現問題都會對檔案信息的真實性和安全性帶來較大的影響。因此需要把好檔案信息從錄入至資源共享各個環節的質量關，強化對電子檔案的全程管理，進一步完善檔案管理制度，對檔案管理流程進行規范，確保檔案管理水平的全面提升。

（二）樹立良好的服務意識，創新檔案服務方式。檔案信息化建設的最終目的是實現檔案信息的共享，使檔案信息能夠更好地為社會發展提供優質的服務。因此在檔案信息化建設過程中，要努力提高檔案管理人員的服務意識，進一步對檔案服務方式進行創新。這就需要在日常工作中使檔案人員從“重保管，輕服務”工作理念中轉變過來，引導檔案管理人員樹立良好的服務意識，及時對檔案信息進行公開和及時進行更新管理，進一步提高檔案信息的查閱服務能力，在遵循保密原則的基礎上，允許部分用戶實現對檔案信息的實時查閱，使檔案信息查詢方便、快捷，更好地發揮出檔案信息的重要價值。

（三）健全技術保障體系，提高檔案管理水平。檔案信息化建設過程中離不開各種先進技術的保障作用，通過充分應用各種先進技術才能有效提高檔案信息化水平。因此要構建檔案信息化建設技術保障體系，配備專業的信息化技術人員，做好檔案管理系統的日常維護、升級及維修工作，有效保證檔案信息的安全性。同時加強對檔案信息的管理，對檔案信息的錄入格式和分類標準進行統一，加快對紙質檔案信息進行數字化處理，轉化電子檔案，確保檔案信息的真實性、有效性和完整性，努力提高電子檔案的管理水平。

三、結束語

在當前檔案信息化建設過程中，需要加快建設檔案的硬件和軟件，并進一步完善檔案技術體系、管理體系和服務體系，全面提高檔案信息化水平，更充分地發揮出檔案信息資源的重要價值，使檔案信息能夠更好地為社會和經濟的發展服務。

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