高校辦公室秘書工作能力研究

隨著高等教育的發展，在加快推進高等教育現代化的進程中，作為領導決策重要參謀和服務提供者的秘書人員，其工作越發重要。新時期，高校秘書人員要結合新時代要求，認真體會習近平在1990年強調辦公室工作“重、苦、雜、難”的四個特點及其對辦公室工作提出的三點希望，樹立角色意識，擺正位置；要努力提高個人溝通、協調以及時間管理能力，更好地勝任秘書工作。

一、習近平關于秘書工作風范的論述

1990年，習近平在與地縣辦公室干部談心時強調，“辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。”他提出辦公室工作有四個特點：一是“重”，地位重要。既要當好領導決策的參謀、智囊；又要對上對下服務；還要做好機要、保密工作。二是“苦”，非常辛苦。辦公室有干不完的事，要經常加班加點。三是“雜”，事務繁雜。辦公室工作，什么都要參與了解，涉及調研、信息、查辦、信訪、接待、機要、檔案、文印、收發等各項工作。四是“難”，難度很大。辦公室工作是全方位、開放型的。既要處理好上下左右、方方面面的關系，又要適應領導的工作風格和方法，搞好領導班子的服務工作。這四個特點形象地概況了辦公室工作的狀況，高校辦公室秘書工作也一樣，在領導和全校師生之間扮演著上情下達、下情上述的橋梁紐帶作用，在各職能部門之間起著溝通協調落實領導決策的作用，秘書工作任務重，地位重。平時大事小事不斷，雜事異事不少，但凡是學校的事，一定也是辦公室的事，上至領導，下到學生，需要應對上級單位及學校職能部門、教學單位的各種常規事件，還要及時應對處理各種突發事件。秘書工作既要正確領會領導的意圖，又要高效促成決策落實，還要做好服務工作，工作任務重、難度大、壓力大。

習近平從他個人的工作體會對辦公室秘書工作提了三個希望。第一，要有高度的責任感。要具備強烈的事業心、嚴肅認真的工作態度和一絲不茍的工作作風。第二，要高效率開展工作。要學會運用辯證法，分清層次，認真思考，發揮辦公室的整體效能，權衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達、內外有別，使各項工作有條不紊地進行。第三，實行高水平服務。要增強超前服務和事后服務意識，服務要及時周到，服務還要高度負責，一絲不茍，服務不僅要勤、要誠，而且要靈活。這三個希望道出了秘書工作的真實環境和迫切要求，對今天高校秘書工作人員具有極強的參考學習價值。

在提到秘書人員如何加強自身修養時，習近平引用了宋代呂本中在《官箴》中提到的當官必須注意“清、慎、勤”三字箴言。他強調領導秘書的最基本要求，一要“清”，二要“慎”，三要“勤”，要做到公正廉潔，兩袖清風；周密考慮；謹言慎行；勤奮好學，刻苦上進。同時他認為秘書在加強自身修養中，還要特別注意培養良好的工作作風，注意生活小節，即要努力做到“五不”：一不自恃，二不自負，三不自詡，四不自卑，五不自以為是。習近平的三字箴言和“五不”要求是基于對秘書工作的真實體會形成的深刻認識，這為今天秘書人員加強自身修養，提高個人能力，成為合格稱職的秘書指明了努力的方向。

二、高校辦公室秘書的角色

秘書工作具有特殊性，在高校管理系統中的作用不容小覷。隨著我國經濟發展進入新常態，高等教育的發展方式也面臨著“轉型升級”的問題，實現高等教育治理能力現代化成為新常態下高校發展最為關鍵的任務。處于高校管理樞紐工作的秘書人員必須擺正位置，找準自身角色定位，形成正確的角色意識。

1.樹立服務意識，明確服務角色

高校辦公室秘書首先是服務者的角色，要為領導服務，當好領導的助手，為領導的日常工作與決策提供服務；要為師生服務，當好師生與領導溝通的橋和船，及時傳達信息，保持溝通順暢；要為學校各職能部門和各教學單位服務，當好聯絡員，及時提供重要訊息，傳送并協調領導決策。服務的角色決定了秘書工作是輔助性、鋪墊性工作，大部分時間處于幕后工作，如習近平所言，“秘書的活動面比舞臺上的配角更窄，它沒有臺詞，沒有亮相機會。”這種工作性質，決定了秘書人員要擺正位置，正確對待角色意識。

服務是秘書工作的主要職責。認真學習體驗習近平的“五不”要求，高校辦公室秘書人員要高度重視，引以為戒，不能憑著位居學校領導機構中樞，就抱著“機關牌子大、領導靠山硬”的思想，有所依仗，有恃無恐，更不允許濫用領導和辦公室的名義謀取個人私利。辦公室秘書是為領導、為師生提供服務的服務者，是學校整體形象的一個窗口，要克服個人優越感，堅決防止出現給人臉色看，對基層盛氣凌人、態度傲慢、頤指氣使、發號施令的現象。秘書人員做好服務工作要勤勤懇懇，保持低調的風格和謙恭的態度，要防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及到領導個人的工作和生活，不能隨意張揚，妄加評論，更不能泄露內部機密，能不說的就不說，不該說的堅決不說，做到守口如瓶，做好保密工作。同時，要克服自輕自賤、自慚形穢的心理，要堅持原則，切勿在遇到比自己級別高的干部時就沒了主見，唯唯諾諾。再者，切忌自以為是。秘書人員經常負責草擬領導的講話稿，不能想當然，亂發揮個人想法，不能隨意刪節、更改或補充領導的指示，要實事求是，正確領會領導意圖，防止粗心大意、敷衍塞責。一名合格的秘書首先是一名優秀的服務者，辦公室秘書人員要經常檢查自己的思想，反思自己的工作，確保工作“到位”，不能“離位”，更不能“越位”，做到“參與而不干預、協助而不越權、服從而不盲從”。

2.明確輔助的角色

高校辦公室秘書的主要職責除了服務，還要做好輔助工作，要協助領導決策，為學校發展規劃、建設思路等重大決策提供重要的決策建議和相關資料。領導決策的科學性和可行性會影響學校的發展進程。決策并非憑空想象，要建立在真實的數據和信息基礎上，這要求高校辦公室秘書人員擔起輔助領導決策的參謀者角色，及時收集、獲取、分析領導決策需要的信息，并進行處理與研究，提出相關資料和可行性方案，為領導決策提供必要的智力支持，輔助領導科學決策。

高校領導有大量繁雜的事務要處理，沒辦法事必躬親，直接參與每一項具體事務的處理過程，大量常規性的日常事務往往需要交代秘書人員辦理，辦公室秘書要負責直接落實領導的指示，這也是輔助領導決策、確保決策執行的過程。辦公室秘書要具備信息搜集能力和信息分析能力，運用全局思維提高綜合整理材料的水平，特別在大數據時代，要善于做系統化的調查和研究，借助數據來說話，為高校管理者的決策活動提供客觀、詳實的決策依據，幫助高校領導降低決策失誤率，從而最大限度地發揮秘書人員的輔助作用。這也是積極踐行習近平對辦公室秘書工作提出的三個希望。以高度的責任感，高效率開展工作，為領導提供高水平的服務。

三、秘書工作的核心能力及提升路徑

1.秘書工作的核心能力

秘書工作“重、苦、雜、難”的特點對秘書人員的溝通能力、文字表達能力、協調能力和時間管理能力提出特殊要求。

溝通是一件極其重要的事，是實現信息傳遞、工作部署、任務執行的關鍵。秘書人員作為領導的參謀人員和信息傳遞者必須擁有良好的溝通能力，才能準確傳遞信息，有效執行領導決策。秘書人員的溝通能力包括口頭表達能力和文字表述能力。口頭表達能力要求秘書人員能夠準確地表達，恰如其分地說話，掌握好分寸和場合，不夸大，不吹噓，實事求是，客觀中肯。說話是這個世界上最簡單，也是最難的一件事，會說話的人，只言片語就能說服別人；不會說話的人，即使滔滔不絕也詞不達意。高校秘書人員要加強溝通能力，必須學會說話，要運用語言的魅力和力量，讓說話成為一種藝術。

文字表述能力也是秘書人員溝通水平的另一個重要體現。優秀的秘書人員必須要有過硬的文字功底。高校秘書人員賦有文字起草工作的使命，負責領導在重大會議、論壇上的講話和報告，文字材料水平的高低直接影響領導甚至學校的整體形象。毛澤東習慣于以文識才，以才舉人，他選秘書的一個重要標準就是文字水平。他的幾位秘書胡喬木、陳伯達、田家英都是因為文才引起毛澤東的注意和任用，并在以后的工作中成為他的得力助手。可見秘書人員文字能力的關鍵性。

協調能力是秘書人員的基本素養也是核心素養之一。高校辦公室本身是一個綜合協調的機構，秘書人員的日常工作離不開辦事、辦文、辦會，工作過程經常遇到利害與矛盾干擾的現象，各部門出于利益考量，導致屁股指揮腦袋，認識不一致。尤其在推動一個全校性的項目或統籌協調各部門的責任分工時，秘書人員就需要在領導的指示下花大量的時間用于工作協調。舉報一場大型的會議活動，更是涉及到接待、會場、會務、會議等多個環節的任務，需要多個部門密切配合，從方案制定到活動結束清理會場都要和各相關部門進行多次溝通，反復協調才能確保不出問題。協調能力強的秘書人員在任務分配過程中，能夠更好地對資源進行重組整合，更好地對各部門進行平衡。在協調群體活動過程中，確保整體任務推進，同時有助于讓組織氛圍更加和諧，讓部門和同事之間更加融洽，從而提高工作的效率。

時間管理能力是信息時代高校辦公室秘書人員的一個核心競爭力。“重、苦、雜、難”的工作性質，必須要求秘書人員擅長管理碎片化的時間。辦公室每時每刻都有工作，重要的、緊急的、常規的、臨時的、突發的，各種情況層出不窮，上班時間總是感覺不夠用。秘書人員要有時間管理能力，要掌握好事情的先后緩急、主次輕重，否則就容易出差錯，耽誤事情，影響工作進度。同時，還要善于從碎片化的時間中加強學習，不斷提升個人能力和素質，這也是互聯網時代對個人知識管理和時間管理的重要要求。

2.秘書核心能力提升的路徑

溝通的關鍵在于換位。高校辦公室秘書人員要善于體驗和換位。體驗領導，換位到領導的角色上思考問題，工作就會更到位。舉一個簡單的例子，草擬領導講話稿要換位到領導的角度，認真思考如果我是領導，我在場上講什么內容合適，用什么語氣、什么提法貼切，要用領導的習慣表達，形成領導的語言風格，否則講稿就會變得過于生硬而不自然。換位思考，是為了更好地理解和連接。理解對方的需求和想法，在互動中形成快速連接，這是秘書人員做好服務工作的關鍵和要領。秘書人員經常發揮連接師生和校領導的中間人作用，在為師生傳達或反饋意見建議時，特別是關系到教師的切身利益上，要迅速換位掌握師生反饋的問題和想要解決的情況，理清問題后才能準確地向領導反映。反之，在傳達領導決定時，面對不同的對象要考慮不同的方式，要站在對方立場，以最好接受的方式進行溝通，才能事半功倍，提高溝通的效率。

文字表達能力的提升在于用心。用心學習，注重積累，肚里有墨下筆才有力。文字的生命力源于對生活和工作的體會，寫好文字要用心從生活中積累素材，要加強理論學習，掌握新的知識點和相關信息動態，不斷拓寬知識面；同時更要加強實踐學習，留心觀察工作實際中的所見所聞，要形成自己的思考和體驗，心中有干貨才能有底氣。用心練習，勤學還要苦練，多角度、多形式、多渠道地加強寫作練習。寫作能力的提高不在于一日之功，要有深耕的精神，要有板凳甘坐十年冷的決心和毅力。只有多練習、多揣摩、反復推敲、精雕細琢才能不斷提高寫作水平，提升文章的質量。

協調能力的關鍵在于人際關系。在組織中，擁有較好的人際關系，工作協調起來就相對容易。秘書工作要對上協調爭取資源，對下協調強化執行，還要進行內外協調爭取合作，因此要注意人際關系的培養和維系，要善于經營組織中的人與人之間的感情，要形成謙恭、誠信、正直、親和的特質，在工作中給人留下良好的印象。具體工作協調過程，要有全局性和前瞻性思維，盡可能從全局出發，站在全局的高度考慮問題，要預見可能出現的問題和矛盾及時加以解決，避免出現部門之間的爭議。進行科學協調，做到分工明確，在協調中注意維護領導的威信和形象，既要按章辦事，又要靈活處理，盡可能減少組織中的負面情緒。

時間管理能力的提升在于分清事件的輕重緩急。秘書工作事無巨細，要善于進行碎片化時間管理。掌握時間管理的二八原則，把百分八十的精力集中在重要和緊急的地方，百分二十的時間用于處理常規性的不重要的事情。互聯網時代，提高事件處理的效率，要善于借助信息技術的便捷性，增強信息意識，提高個人信息能力，強化信息素養，讓最少的時間投入產生最大的工作效益。碎片化時間管理的另一要訣在于馬上就辦和專注。拖延癥導致大量時間被浪費，往往一事無成，等候情緒容易給自己找借口，要想高效率工作必須當下解決、馬上就辦。專注于當下，讓自己免受干擾，認真處理一件事情，也是減少工作失誤、提高工作效率的重要法則。

[1]李玥：《時間管理理論在高校秘書工作中的運用》，《教育教學論壇》2012年第2期。

[2]孔祥光：《高校行政秘書的角色定位與職業意識》，《寧波教育學院學報》2016年第8期。

[3]王起翔：《習近平談如何科學開展秘書工作》，《秘書天地》2016年第2期。

[4]段柄仁：《淺談秘書工作中的溝通藝術》，《秘書工作》2017年第2期。